供電設計院檔案的信息化管理

張廣濤

摘 要 本文結合工作實際，探討了在信息、網絡技術廣泛應用的新形勢下，如何根據供電設計院的特點，更有針對性、更合理的開展檔案信息化管理工作。并著重對電子文件（含CAD、掃描文件）的收集、整理、歸檔、利用做了闡述。

關鍵詞 供電設計 電子檔案 信息化管理 CAD 掃描文件

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.02.085

Information Management of Power Design Institute Archives

ZHANG Guangtao

（College of Information Management， Zhengzhou University， Zhengzhou， He'nan 450000）

Abstract This paper combines with the actual work， discussed in the new situation of information and network technology widely used， how the characteristics of the power supply design institute， more targeted， more reasonable to carry out file information management. And focus on electronic documents （including CAD， scanned documents） collection， sorting， filing， made elaborate use.

Key words power design; electronic archives; information management; CAD; scan files

隨著電子化辦公和計算機輔助制圖（CAD）的廣泛應用，設計院的辦公、設計手段更加現代化，但同時也出現了新的問題——設計工作過程中產生了大量Word、Excel、PDF、CAD等格式的電子文件，在保證這些電子檔案被妥善保管、便捷利用的前提下，如何以最精簡、有效的方式進行有效管理？為此，筆者以某電力設計院為例，就供電設計行業的檔案信息化建設做如下分析。

1 供電設計院檔案工作分析

供電設計院普遍的特點是規模較小但部門齊全，設計專業較少但分類明確， 可謂“麻雀雖小，五臟俱全”。這就決定了供電設計院的檔案工作有如下特點：（1）檔案主要組成部分為工程設計完成后形成的科技檔案，其他類別的檔案，如文書、榮譽、人事等數量少但種類齊全。（2）檔案查閱、再利用率高。不僅是設計人員的智慧結晶，也是院里寶貴的精神財富，具有很大的參考再利用價值。（3）具有較高的機密性。一方面，電力是國家經濟命脈，各種電力設施的圖紙資料理應保持較高的機密性，另一方面，市場經濟條件下，工程設計成品也屬于智力成果，有必要保證不外泄。（4）電子檔案收集鑒定困難。計算機輔助制圖（CAD）在供電設計院上世紀80年代就已經推廣，但設計人員普遍歸檔電子檔案意識不高，加之多種原因導致大量電子文件都已流失，少量保存至今的電子文件也問題多多，比如文件損壞、殘缺不全、無法判斷內容是否為最終定稿等等。

2 功能需求

經過上述分析，我們得出供電設計院對檔案信息管理系統的功能需求如下：（1）上傳、利用操作都要簡單、便捷，盡量不增加設計人員的工作量，以減少推廣阻力。（2）能對設計工作中產生的Cad、Word、Excel、PDF等多種電子文件格式及其不同版本實現良好兼容，方便實現網絡實時查詢。（3）保密性強，且能實現實現分布式角色認證，針對不同角色的用戶，賦予相應等級的瀏覽、下載、打印權限。（4）作為工程項目管理的一部分，檔案信息化管理必須與立項登記、任務下達等計劃經營管理在網絡上實現流程無縫對接。（5）工程設計電子檔案是管理重點，文書、榮譽等其他各類檔案和以及有效版本（規程規范、工具書）也要實現電子化，并集成在系統中統一管理。

3 初步設計方案

系統基于Windows2000 server服務器，采用B/S結構，客戶端不需安裝特殊的應用程序，使用IE瀏覽器就可以完成全部操作，不僅可以減少升級和維護的難度，而且所有的業務數據都保存在Server端，確保了數據的安全。還有兼容性好、跨平臺，且能實現分布式角色認證等特點。隨著Internet的普及，傳統的兩層結構的C/S計算向三層和多層轉變，目前B/S結構在同類市場上已經占據了主要地位，這與B/S模式的強大功能優勢密不可分。硬件問題解決后，經過論證，系統設計方案如下：

（1）建立專門的打印出版室，制定相應規章制度，規定所有文件均集中打印、集中曬制出版，以實現“打印時100%歸檔”。

（2）在設計人員的電腦中安裝打印控件，設計人員發送將電子文件發送到打印機的時，控件將自動分析圖紙，并從圖框中提取工程名、圖號、設計人等信息，服務器根據這些信息將電子文件上傳至中已提前建好的工程列表中。

（3）服務器接收電子文件后，將自動轉化成PDF文件，以供在線瀏覽。

其原理為：借助Adobe PDF提供的虛擬打印機功能，將文件進行打印輸出，其輸出結果即可保存為PDF格式文件。目前大部分文檔格式如Word、Wps、Excel以及各種CAD文件、各種圖片格式都可以通過虛擬打印的方式轉化為PDF格式。

其優勢為：在保密性方面，可以使用密碼或數字證書的方式對PDF文件進行加密，以限制一些用戶對PDF文件的打開、打印、編輯、復制文件內容等操作，使文件具有較高的安全性。

更為有用的是PDF文件可以通過數字簽名的方式對文件進行確認，文件一經確認保存后即有一個確認標記，以表明該文件經過確認未被修改。如果文件被改動則標記改變，提示該文件已被修改。這一特點對于驗證檔案資料的原始特性特別有用。

（4）根據電力規劃協會對供電設計行業檔案工作的新指導精神，我院對所有已完工工程圖紙進行了掃描加密，分工程、按專業掛接到服務器上。

具體方法為：對于文字性文件，我們將其掃描為PDF格式，對于圖形文件，我們將其掃描為TIFF圖片格式。掃描完畢后，分工程、按專業掛接到服務器上為日后提供白圖打印和在線瀏覽服務做準備。

PDF文件其優越性上文已經介紹，下面著重介紹TIFF文件，該格式保存信息完整，圖像失真率小，經過矢量化處理還可以轉化為DWG等CAD可識別、可編輯的文件。更重要的是經過加密處理TIFF文件也能實現瀏覽、下載權限分離。其原理為：先將TIFF文件流下載載入到內存中，這樣可以避免在客戶端中留下殘余臨時文件，后通過分析此流文件中用來定義文件存儲的圖像數據類型、顏色和壓縮方法的標記信息區，采用GDI+中的圖像插補算法來進行圖片的縮放以及平移等操作，基本達到類似CAD軟件中縮放的效果，由于瀏覽器控制GDI+本身存在一定局限性，因此將此方案封裝成了客戶端控件來實現效果。

4 根據用戶角色的權限，提供多種多樣的利用服務

圖1

圖2

（1）利用網絡直接查詢。各專業設計人僅有權利瀏覽本專業圖紙，文件在瀏覽時經過前文所述的加密方法處理，無法復制或打印。該方法可以使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。（2）提供下載。用戶有權限時可直接下載，無權限時可通過在線申請，得到更高權限的用戶批準后方可下載。（3）提供打印件。當用戶需要再次出圖時，可利用掃描文件（PDF或TIFF文件）打印成白圖，提供給用戶。上述方案的流程如圖1所示。（4）文書、榮譽等其他各類檔案掃描成TIFF電子版，經過加密處理后，分類掛在網上提供查詢利用。（5）有效版本（規程規范、工具書）的清單整理完畢后錄入到系統內，提供借閱服務。（6）定期刻盤，一式三套。一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。

5 運行中遇到的問題及對策

完成了流程邏輯方案之后，在實際運行中遇到了一些問題。我院在實際工作中受場地、人員等因素限制，難以設立統一的打印出版室。集中打印出版問題不能解決，后面步驟很難實現。為此我們對設計方案進行了修正。

6 最終實施方案

由設計人員自行打印出圖，然后送檔案室校驗，同時在兩個工作日內按要求在向系統上傳電子文件。待檔案人員確定電子檔案按要求上傳、圖紙符合出版要求后再統一曬圖。其他步驟沒有變動。最終實施方案邏輯流程如圖2所示。

從實行情況來看，手動上傳電子檔案確實增加了設計人員的一部分工作量，初期推廣應用時阻力比較大，漏傳、錯傳現象時有發生，利用率也一直不太高，在設計工期比較緊張的情況下更是如此，但經過軟件不斷優化（如采用以卷冊為單位批量上傳的方式），上傳率已明顯提高，如今已基本實現了出版圖紙100%電子歸檔。經過不斷宣傳推廣，利用率也大大提高。

7 結束語

建立在業務重組基礎上的流程管理思路對傳統設計模式沖擊較大，然而供電設計院的性質和特點又決定了難以實現集中打印、集中出版，改由設計人員手動上傳電子檔案，確實增加了設計人員一定的工作量，但通過軟件的優化調整和宣傳推廣，經過我院實踐證明，在場地、人員受限的條件下，將上傳工作量分散到每個人，實際上也是可以接受的。通過該檔案信息管理系統，既保證了電子檔案的機密性和安全性，又能讓設計人很方便的參閱到之前的設計成果，大大節省之前向資料室索要電子檔案，甚至到原設計人處查閱的情況，大大提高了工作效率。

參考文獻

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