談信息時代的高校圖書館辦公室工作

摘要：闡述了信息化時代圖書館辦公室工作在信息搜集、文件傳輸、存儲、數據統計及固定資產管理、考勤管理等方面發生的巨大變革和呈現出新特點，進而提出如何加強高校圖書館辦公室工作，以應對信息時代對圖書館辦公室工作的挑戰。

關鍵詞：信息時代；高校圖書館；辦公室工作

中圖分類號：G251 文獻標識碼：A

計算機技術、信息技術及通信技術被廣泛應用于高校圖書館各項業務中，極大地推進圖書館辦公現代化進程，也使得圖書館辦公室的工作更加科學、規范、高效，向著信息化、智能化、現代化的管理目標邁進。

1圖書館辦公室工作的變革

信息化時代圖書館辦公室的職能在不斷擴展和深化，辦公室工作無論是在管理還是服務都發生了巨大變革。

1.1服務工作的變革 圖書館辦公室工作就是要服務于領導；服務于讀者；服務于全體職工，在信息化時代，服務模式與傳統服務方式相比發生了巨大改變。

1.1.1信息搜集方式的變革 圖書館辦公室的基本職能之一就是要廣泛搜集信息，為領導作決策提供科學依據，為讀者和職工提供最新消息。信息化時代，信息搜集一改往日傳統的手工搜集的方式，依托計算機、網絡平臺，利用計算機檢索技術及時為領導提供決策所需的政策、法律性信息，為讀者提供圖書館最新動態消息、為職工提供學習生活待遇等方面的信息。

1.1.2辦理借書證工作的變革 校園一卡通與圖書館管理系統的對接，徹底改變了圖書館辦證工作程序。借書證已經退出圖書館的借閱領域，取而代之的是校園一卡通。圖書館辦公室只需要導入教務處提供的學生信息就實現了讀者認證、收費、借閱、信息查詢、入館統計等多種服務功能，一卡通不僅涵蓋了傳統借書證的所有功能，還擴展了它的服務功能，使得原來繁瑣的辦證工作程序簡潔、快速。

1.2管理工作的變革 隨著高校辦學規模的擴大，各高校圖書館紛紛建立了總館---分館的管理模式，這種地域上的距離給圖書館辦公室文件傳遞、接收，會議召集、通知、消息的傳達等帶來了障礙，辦公室日常辦面臨嚴峻挑戰。為此高校OA辦公自動化系統及網上各類文件傳輸軟件被高校圖書館廣泛應用，圖書館辦公室工作日常方式徹底發生改變。

1.2.1文件傳輸、信息溝通方式的轉變 利用OA辦公自動化系統，辦公室可以方便而快捷的把學校和圖書館的信息進行傳遞，同時圖書館辦公室還可以下載網上的免費文獻傳輸協議，Email、BBS、QQ 群等網上資源進行聯系溝通 實現信息共享。如內醫圖書館以辦公室的計算機作為虛擬服務器下載FTP免費文件傳輸協議，負責文獻傳輸管理，圖書館局域網內的其他計算機為終端機，在FTP這個平臺上，圖書館辦公室可以及時發布本館會議通知、通報消息，各類管理規定。各部門則可通過部室終端機上傳電子日志、數據統計、各類申請報告等，克服總-分館由于距離和空間帶來的管理不便。

1.2.2文件的存儲的變革 計算機的普及，使電子文件逐漸取代了紙質文件，電子文件的存儲只需要在計算機硬盤建立文件夾，對文檔進行歸類，按照文件夾分類管理，并運用超級鏈接工具制作辦公室文件目錄。計算機存儲文件，操作方便，查找迅速，既節省了空間， 也推進了圖書館無紙化辦公。

1.2.3統計統計的變革 傳統的手工統計既費時費力，又不準確，且無法及時更新，利用圖書管理軟件，如很多高校使用的匯文系統，可以對圖書館工作的各種數據流程進行自動化統計處理，如讀者入館統計、借閱統計、數據庫流量統計、罰款統計、下載量統計等， 統計數據迅速、準確，為科學分析研究圖書館各項指標，制定決策提供了可靠了依據。數據備份后，長期保存，安全可靠，隨時調用。

1.2.4固定資產管理變革 在數字化校園建設的不斷發展，現代辦公軟件取代了傳統的卡片、單證等紙質介質管理固定資產的方式，圖書館固定資產的管理納入了學校固定資產管理系統中的子系統，如我校使用的SQLserver數據庫，系統運行速度快、數據穩定，同時還具有使用方便，可伸縮性好，與相關軟件兼容程度高等特點，在固定資產管理中得到了廣泛應用。圖書館安裝了SQLserver終端，通過終端可以隨時查詢、添加、修改、刪除數據，保持了圖書館資產帳目和學校數據格式一致和數據實時同步，數據的導出統計變得方便而快捷。

1.2.5考勤管理的變革 考勤制度是圖書館做好各項工作的前提與保障。傳統的手工簽到考勤管理方式，不但耗費了辦公室人員的很多精力，同時，由于手工管理人為因素可能會造成數據統計誤差或虛假。利用計算機管理考勤使工作更加科學化、規范化、智能化。以我館為例，2008年開始利用計算機管理考勤，圖書館大廳設有指紋機，系統能快速、準確統計出全勤人數，請假人數，遲到人次，早退人次，真實地反應了職工出勤請況，做到紀律面前人人平等，也為績效考核奠定了基礎。

2變革中的圖書館辦公室工作的特點

信息化時代，計算機技術、網絡技術得到普遍應用。辦公條件和環境也隨之發生了巨大變化，圖書館辦公室工作呈現出不同以往的一些特點。

2.1辦公高效快捷 由于學校辦學規模的擴大，招生人數逐年增漲，圖書館資源引進數量不斷增加，各高校圖書館紛紛建立了自己的分館，以適應學校教學科研需求，圖書館辦公室辦工作內容和數量上日益增多，這就要求圖書館辦公室工作科學合理規劃，實現低耗高效管理。而計算機、網絡的普及和圖書館自動化系統的應用使得信息搜集、數據統計、分析變得快捷、科學、準確，也為辦公室高效率工作提供了技術條件。

2.2辦公室工作的主動性 現代化技術的應用使辦公室人員從繁瑣的事務中解放出來，有更多的時間去探討研究管理的最優化。更注重提供決策服務、科學管理和服務研究，如遵循省力法則，制定科學的辦公流程，減少中間環節，方便讀者、探討總館和分館最佳管理模式，怎樣進行人性化管理，最大限度提高工作積極性、辦公室如何在數字圖書館建設中發揮作用等，積極主動的探索服務管理模式，變被動服務為主動服務。

2.3辦公管理規范化 圖書館辦公室是圖書館的\"窗口\"， 處處體現出圖書館的的整體水平，隨著教育體制改的不斷深入，信息交流不斷擴大，僅靠經驗辦事已經遠遠不能適應圖書館事業發展，，圖書館辦公室工作在自身發展中，不斷改進管理方法和手段，建立健全規章制度，逐步向管理規范化和科學化邁進。

3如何應對信息化時代給辦公室工作帶來的機遇和挑戰

3.1建立合理的辦公室人員結構 在人員配備上應考慮到本專業人才、網絡技術人才和文秘等專業人才的引進，同時也要考慮到新、老員工的搭配。青年人思維敏捷，掌握現代化新技術速度快，工作熱情高，老同志則思維縝密，經驗豐富，二者相互補充會產生良好的工作效益。

3.2加強人員的素質培養

3.2.1職業技能的培養 信息化時代圖書館工作內容范圍更加廣泛，服務手段不斷更新，對辦公室工作人員的要求也在不斷提高。培養綜合素質人才已成為行業發展的趨勢，辦公室工作人員不能僅憑在學校學到的有限的知識，應對不斷發展變化的新形勢，還需要在工作后通過自學、繼續教育、外出培訓等方式學習專業知識、計算機知識、網絡知識和寫作、外語、心理學等知識，增加知識儲備，努力提高職業技能如信息捕捉和導航能力、文字駕馭能力 計算機操作能力、公關能力、協調能力等。

3.2.2職業道德教育 俗話說\"做事先做人\"，辦公室人員加強職業道德培養，提高職業素質，培養為讀者服務的良好態度和思想。辦公室人員要有承受委屈的心理素質，辦公室工作就像圖書館的潤滑劑，服務良好，只能體現在圖書館整工作良好運轉，沒有人會注意到辦公室人員在其中付出的努力和辛苦，但如果辦公室工作稍有失誤，則在整個工作中立刻凸現出來，成為眾矢之的。因此辦公室人員加強職業道德教育，提高個人修養，樹立全局觀念，面對指責、面對不理解，能夠一如既往的做好工作。同時，作為領導也要體諒辦公室人員的苦衷，做好協調工作，使職工理解支持辦公室工作，讓辦公室人員心情愉悅的去工作。

3.3樹立創新意識 在圖書館工作日益數字化、信息化、社會化的今天，圖書館辦公室工作內容也在不斷的延伸、拓展。面對新的領域、新的環境，辦公室工作需要突破舊觀念、大膽探索、勇于創新。敢于重新審視傳統的做法，敢于問為什么，敢于嘗試新思維理念、 新的工作方法手段，敢于把不適應的傳統陳舊管理模式打破，積極探索新技術新格局下圖書館辦公室管理、服務方法和理念，讓領導滿意、讓讀者滿足、讓全館職工高興。

3.4以科學發展觀指導工作 科學發展觀是一切工作的出發點，辦公室工作需要高瞻遠矚，有超前思維，既要有戰略性的計劃、組織、決策和目標，又要有科學的管理方法。①劃分清辦公室的職責范圍，制定明確的崗位分工，崗位工作流程及工作標準，在工作中有據可依。②辦公室不能盲目地工作，要制定目標，建立目標管理體制，既要有近期目標，也有中長期計劃，有明確的目標和步驟，才能實現最優化工作狀態。③要建立完善績效考核制度，把定量考核和定性考核、日常考核、年度考核、聘期考核有機的結合在一起，激發辦公室工作人員的積極性。

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編輯/張燕