PDCA循環管理法在病案回收管理中的應用

摘要：目的 通過改進病案回收管理提高我院出院病案回收率。方法 根據病案回收中出現的實際問題，對2013年6月～2014年3月出院病案回收率進行統計分析，建立PDCA循環管理。結果 出院病案7d回收率由2013年6月的67.0%上升至2014年3月的99.8%，部分回收率落后科室明顯改善。結論 PDCA循環管理法在病案回收中起了重要的作用，能引起醫院各科室對病案回收的重視，使其進一步改進、規范，從而使得病案回收率得以提高。

關鍵詞：PDCA循環管理法；管理；病案回收

病案運用各種形式記錄著患者健康狀況，是一份關于患者健康狀況的文件資料。隨著社會不斷進步，病案的醫療、研究教學、管理、憑證與法律作用也被逐步體現。過去病案的使用率低，病案回收歸檔的要求不嚴，所以病案回收歸檔及時性差。PDCA是一種先進的管理工具[1]，核心是持續改進[2]。為了適應醫療環境的變化，提高病案回收及時率，進而提高病案復印等方面的醫療服務質量。我們建立了PDCA循環管理來解決病案回收慢的難題。

1臨床資料

某三甲綜合醫院2013年6月～2014年3月出院病案回收數據。

2操作方法（PDCA循環管理法）

2.1 Plan（計劃階段） 實現病案7日回收率達100%，各臨床科室7d回收率>90%。

2.2 Do（執行階段）

2.2.1 完善制度 根據三甲醫院評審要求，結合醫院病歷管理規定，把病案回收率作為病歷質量監控的一項重要指標。2013年10月下發住院病歷質量管理獎懲規定，對病案回收管理缺陷提出了處罰標準，責任追究至個人，預計2013年11月后病案回收率逐步提升至計劃標準。

2.2.2 數據統計與分析 把7日回收率作為標準，每月數據輸入病案回收信息管理系統，內容涵蓋科別、回收總數、欠收總數、回收率及欠收率，利用Access導出數據分類匯總，作總體分析。

2.2.3 數據反饋與整改 各病區每月下發報表，對落后的科室與個人進行溝通并持續改進，在院例會、工作會上通報批評，并做相應處罰。要求科主任、護士長或主管人員分析原因，提出整改措施。

2.3 Check（檢查階段） 對落后科室定期抽查，在院、處領導下開展醫務行政查房，調研臨床情況，督促臨床加大對病案書寫、質量、回收的重視性。對先前不達標科室和個人提出持續整改措施，跟蹤進度，檢驗整改效果。

2.4 Action （總結處理階段） 次月及季度對病案回收情況進行歸納匯總，將科室排名、不達標科室及個人以報表形式上報至醫院上級部門并公示，以引起院領導、科主任重視，及時發現問題，解決問題。

3成效

使用PDCA循環管理法后，出院病案7日回收率由67.0%提升至99.8%，2013年12月后，各科室回收率均>90%，效果明顯。表1說明了病案回收前后比較的情況。尤其是部分回收率落后科室，其病案回收率明顯改善。

4結論

4.1病案回收影響后續工作及時與否，成功與否，質量好壞 病案回收歸檔的病案提供服務包括查閱、復印、科研、教學、檢查、評審、復核等，病案及時歸檔才能保證病案信息準時錄入和醫院統計工作的順利完成。同時，病案的及時歸檔才能保證患者及時復印，避免由此造成的患者滿意度降低。可見，病案回收不及時直接影響以上各項工作的開展。所以，病案及時回收和歸檔是保全病案信息，維護患者的合法權益，樹立醫院良好的服務形象的重要部分[3]。

4.2病案回收是與臨床科室溝通的橋梁 病案回收的標準和目標使得病案管理部門與臨床科室更加密切，使得大家認識到了病案及時回收重要性，使得大家能夠相互支持，相互理解，并積極溝通。從而最大限度的發揮各自的力量，提高我院醫療服務的質量，使得醫院的運作和服務形象更上一個臺階。

4.3 PDCA不僅是一種管理工具，更是一種思維方式 在使用PDCA循環進行病案回收的可持續改進工作中，PDCA連PDCA，PDCA套PDCA，大循環套小循環，遵循著PDCA循環規律解決問題。例如：在提高病案回收率同時，首先收集影響因素，再做具體匯總分析，制定解決方案，最后落實，評價效果，評價效果又轉入下一個PDCA循環中，根據評價效果又分析方案合理性。小循環推動大循環，使整個病案回收工作呈現螺旋上升趨勢，最后可達到持續改進的目標。

4.4 PDCA調動了病案回收工作人員的積極性 過去，病案回收工作只是一味的回收、整理、再回收、再整理，工作相對枯燥，不能最大限度的發揮工作積極性，而PDCA的管理，讓病案回收注入了新鮮、活躍的血液。制定了目標，你會尋找辦法去達到目標，目標達到后，會有追求更好的方法超越目標。這讓病案管理人員更新觀念，適應發展，不斷提高和加強自身素質，充分發揮其積極性。

參考文獻：

[1]范俊葉，孫來廣，范俊生，等.基于PDCA循環下編目工作的持續改進[J].中國病案，2014，15（2）：10-11.

[2]王向云.PDCA方法在病案歸檔管理中的應用[J].中國病案，2014，15（1）：6-7.

[3]張菊芳，杜靜.大型綜合醫院出院病歷回收的持續改進[J].中國病案，2013，14（6）：10-11.

編輯/孫杰