高校二級學院綜合辦公室職能特點及工作創新途徑研究

摘 要 本文在當前校院二級管理體系及績效工資改革的全新背景下，分析高校二級學院辦公室的職能特點，指出當前工作中出現的問題，討論今后二級學院辦公室更好地為教育教學服務的工作創新途徑。

關鍵詞 二級學院 辦公室 職能特點 創新途徑

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A " DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.04.008

Functions and Innovative Routes of the Secondary College Office in Universities

QIN Yueyue

（Chongqing University of Science amp; Technology， Chongqing 401331）

Abstract The article analyzes functions and problems of the secondary college office in universities based on the background of two-level management and performance salary reform. It discusses the innovative routes to provide better service in the end.

Key words the secondary college; office; function; innovative route

近幾年來，在高等教育蓬勃發展的基礎上，隨著高等教育體制改革的不斷深入，高校由原來的學校統一管理的一級管理模式逐漸向校院兩級管理模式過渡，由此不斷擴大了二級學院的辦學、管理自主權。做為二級學院形象窗口的辦公室也顯現出日益重要的作用。尤其是在當前二級管理體系及績效工資改革的全新背景下，如何定位好高校二級學院辦公室的職能及工作創新途徑，使其更好地為學院教育教學服務，值得探討。

1 二級學院辦公室的特殊性

二級學院辦公室是一個綜合性的管理機構，對外和對內都起著至關重要的紐帶協調作用。另外，二級學院由于自身特點有其管理的特殊性，作為教學、科研的前沿陣地，教師是二級學院的主要群體，因而也是二級學院辦公室的主要服務對象之一。然而任課教師不存在坐班現象，只是有課及其它事情需要處理的情況才會到學院辦公室，因而學院辦公室如何利用資源更好地服務每一位教師，完成二級學院教學、科研及其它任務。另外，二級學院辦公室作為綜合辦公室，更多的是處理大量的事務性工作，每天需要面對處理的信息量非常多，工作內容也十分廣泛。事無巨細，涉及從日常具體事務的處理，如接待來訪、安排車輛、建檔備案等，各類待辦事項的及時反饋、重大活動的組織協調、領導交辦的各類問題、及各種突發性事件的第一時間處理等，因而如何在面對眾多頭緒時候，定位好自身職能，做到面面俱到，妥善處理各種事情就顯得尤為重要。

2 二級學院辦公室的職能特點

校院二級管理體制下，進一步擴大了二級學院自主辦學的權利，實現了辦學重心下移。一方面調動了二級學院的積極性。由于二級學院權利的擴大，在招生就業、人事、財務、教學、科研等方面加大二級學院的自主權，發揮了管理人員和教學人員的熱情;另一方面也加強了對二級學院辦公室的要求。二級學院辦公室參與了幾乎所有的事務，配合院領導做好總協調的工作，協調學院內部形成良性循環，獲得健康發展。因而二級學院辦公室作為一個綜合性的管理機構，對外和對內都起著至關重要的紐帶作用，協助領導配置全院資源，形成整體合力，為二級學院的可持續發展提供優質高效的服務。概括起來，可以用五個詞囊括二級學院辦公室的職能特點：內外、上下、協助、幫助、服務。

首先，二級學院辦公室由于工作內容的綜合性、廣泛性及復雜性，對外起著二級學院窗口的作用，任何外來單位、個人都會首選二級學院辦公室進行咨詢聯系，因而二級學院辦公室對于二級學院的形象宣傳是第一位的，作為學院對外聯系的第一接觸點，甚至可能直接影響外來單位和個人對學院的形象認知。因此二級學院辦公室必須認真嚴謹，高度自律，發揮好學校及本學院對外聯系的形象窗口作用。另外，對內二級學院辦公室需要認真把外來信息匯總、整理、反饋給學院相關部門及領導。經領導研究同意后，二級學院辦公室的工作就涉及到雙方時間內容等合作事務的協調組織安排，內外協調，從頭至尾參與對外事務。因而，二級學院辦公室的內外工作對學院與外單位合作能否順利開展起著重要作用。

其次，二級學院辦公室起著上下協調，上通下達的職能作用。一方面二級學院辦公室要把學校上級部門及其它兄弟部門的各種新情況、新要求、新問題等及時收集、分析歸納、匯總反映給本部門領導班子，并把本學院的最終處理意見反饋給上級部門。另外在本部門內部，要把教職員工關注的熱點、焦點、難點等各種需求意見及時反映給部門領導，讓部門領導及時把握教職員工最關心的切身利益;也要積極把領導安排傳達的各種政治、教學、科研、學習研討等集體活動的信息及時快速傳達給每一位教職員工。

再次，二級學院辦公室起著協助部門領導工作。不僅僅是信息咨詢，還包括協助貫徹落實政策和監督落實成效等作用。二級學院辦公室在工作中需要主動對部門全局工作、重點工作深入研究。首先做好信息咨詢。二級學院辦公室是個信息匯總的地方，除做好本部門工作材料的整理歸檔外，還必須匯總好學校內部、社會外部所有相關信息，及時了解掌握本學院教職員工的需求，經過分析研判、及時歸納，第一時間報送部門，做好領導的千里眼與順風耳。另外對上級及學院領導部署的工作，協助貫徹落實并監督成效，對工作的推進情況及時掌握、分析、反饋、處理、督辦等。

然后，二級學院辦公室起著幫助教職員工的作用。主要涉及了解本部門教職員工的困難，小問題及時幫助，歸口解決，將難以解決的事情上報到領導處，協助圓滿解決。由于部門教師主要任務是教學工作，很少涉及行政工作，因而很多教職工不清楚學校其它相關部門辦理事務的程序。這時辦公室就有義務幫助教職員工，如幫助教師理清職稱申報及聘任的材料、財務報賬的流程、要求等，幫助他們落實好材料、流程等事項，完成事務辦理。

最后，服務職能。簡單概括二級學院辦公室的工作內容可以用辦文、辦事、辦會來說明。這三項工作內容都涉及到服務職能。二級學院辦公室是二級學院所有行政公文的發出站和接收站，其中涉及二級學院的各種經費申請、立項申報、意見反饋等等都是由辦公室在匯總部門全體員工的意見基礎上，經部門領導的批示，最終形成文字上報給相關領導部門的。因而在辦文的過程中，必須服務好本部門，真實反映本部門的情況和需求;在對外工作中，把外來文件匯總及時反映給部門相關領導，并把處理意見及時反饋。另外在辦事和辦會中，更是強調服務職能的重要性。可以說二級學院的辦公室所有事務都是圍繞二級學院教職工的利益開展的，因而在辦事過程中，如何服務到家，滿足大家的需求是非常關鍵的。辦會更是考驗二級學院辦公室服務職能，從辦會前籌備階段開始、大到整個會議的流程安排，小到座次牌擺放及會場服務，會議的用餐、用車等，種種細節都需要二級學院辦公室事無巨細、充分考慮，才能把服務做好，杜絕出現紕漏。

3 當前問題

二級學院辦公室在實際工作中也出現很多問題。首先，工作內容繁雜，頭緒多。二級學院辦公室往往專職人員配備不夠，一個人需要同時處理多項事務，因而在具體的工作中，只能按部就班工作以保證按時完成，很難創新性解決事務，提高日常工作的效率。其次，二級學院辦公室專職人員素質需要提高及未來發展受阻。當前各高校普遍重視教學隊伍發展，對于學院辦公室等管理崗位發展問題重視不夠，大多存在學歷低、職稱低，晉升難度大，崗位缺乏專門的教育管理人才，嚴重影響年輕職員的工作積極性。再次，二級學院辦公室管理的信息化水平不高。二級學院中教師主體絕大多數只有在有教學任務、教研活動等情況集中在學校，其它大部分時間屬于分散管理狀態，但目前二級學院辦公室更多利用的還是電話、粘貼通知、短信等形式通知教職工，如何提高辦公室管理的信息化程度，快速高效地把信息傳遞給部門教職工有著重要的意義。

4 工作創新途徑

二級學院辦公室是二級學院的中心，直接為二級學院領導服務，協助貫徹落實黨和國家的路線、方針、政策及教育部、教委、學校、學院層面的工作部署，因而，加強二級學院辦公室工作創新對高效保質服務教學，促進學院的健康發展有著重要的意義。

（1）一專多能，提高業務素質。信息化的時代背景下，除要求我們二級學院辦公室人員堅持絕對忠誠的政治品格外，還要不斷更新知識，提高自己現代化管理的理論和技術手段。由于二級學院辦公室更多的是從事輔助、協調工作，因而必須要求一專多能。既要成為辦公室管理工作的專家，還要熟知財務知識、法律知識、公文知識等，對相關的各項規章制度和辦事流程了如指掌。這樣才能更好地起到信息咨詢與綜合協調的作用。

（2）轉換思維，更新工作意識。二級學院辦公室工作人員要努力轉換思維，改變過去的“等命令、聽吩咐”被動工作意識，主動出擊、主動工作。工作中大膽創新，及時總結工作，打破陳規陋習，全面掌握新問題、新情況，及早做出工作預案。另外，二級學院辦公室工作內容多，但事無巨細，不能出現一點紕漏。因而要強化全局意識，工作要有很強的計劃性。對工作有預見性，做好重點工作的同時，也處理好全面工作。最后，工作中堅持求真務實，勤于思考、總結，對任何工作都力求最優方案，確保每項工作的貫徹落實。

（3）管理信息化，創新服務方式。工作中不斷學習新知識，掌握新手段，適應社會發展，努力做到管理信息化，不斷地用更吸引人、新穎、有效的新載體去開創工作的新局面。除了一般的公告欄、電話外，還要充分發揮網絡辦公系統的作用，提升全體教職員工的流程化管理意識，建立及時通暢的網絡辦公系統傳達體系，做到全部流程信息化管理和規范化運行，在保障公平透明的基礎上既實現了高效管理，又便于部門工作科學地歸檔備案。另外在一切信息傳達工作上還要積極采用其他通訊形式作為有效補充，如QQ、微信等，以更方便快捷的工作方式進行上傳下達。

（4）量化工作內容，創新制度建設。把辦公室工作內容細化到事、量化到人，扭轉辦公室工作是“打雜”的印象。使每項工作“實化”、可評價，每項工作都能看得見摸得著，最終建立激勵機制，完善管理制度。通過強化崗位分類管理，明確不同類型崗位的職責和任職條件，制定聘用、考核、晉升及獎懲辦法，實現用制度來保障辦公室人員的提升途徑等，從而調動辦公室人員的工作活力，提升工作水平。

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