電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策

電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策

邱曉青

(福建商業高等專科學校，福建福州350012)

摘要：電子化時代，高職院校文書檔案不再是單一的紙質文檔，電子文件成倍增長。與紙質文書不同，電子化時代文書檔案呈現出信息內容數碼化、文檔處理一體化、歸檔載體多樣化、歸檔途徑多元化、歸檔時間靈活化等特點，對文書檔案歸檔提出了新要求。建議從修訂文書檔案及電子文檔歸檔制度，歸檔實行電子和紙質文件雙套制；歸檔納入信息化建設方案并建立歸檔通道；利用專業技術來保障歸檔電子文檔的安全；增強歸檔意識，提高專兼職檔案人員素質等幾個方面來保證電子化時代文書檔案歸檔的順利進行。

關鍵詞：電子化時代；高職院校；文書檔案；特點；歸檔研究

收稿日期：2015-03-05

作者簡介：邱曉青(1982-)，女，福建羅源人，福建商業高等專科學校館員，碩士。

中圖分類號：C931文獻標識碼：A

高職院校文書檔案詳細而真實地記錄了學校的發展歷程，教學、科研、管理、學生活動等信息，可供后人查閱參考，提供憑證和依據。文書檔案管理是高職院校檔案工作的一個重要組成部分。隨著電子計算機技術的發展和網絡的普及，人們進入了電子網絡時代，許多信息通過電子網絡管理和傳輸。與傳統的紙質文書不同，電子化時代文書檔案出現了新的特點，因此，傳統的文書檔案管理模式面臨著挑戰。研究電子化時代文書檔案的歸檔，具有理論價值和現實的意義。

一、電子化時代文書檔案的新特點

(一)信息內容數碼化

傳統的文書檔案通常是紙質的，隨著電子計算機及各類電子設備的普及，大部分的文書檔案都有電子版，或者將文字、圖形、圖像等信息，通過拍照、掃描等方式轉換為數碼或符號，進行存貯、傳輸，依靠相應的軟硬件技術進行讀取。數碼化將成為今后文書檔案的一個趨勢，紙張、照片等形式的各類收發文、圖表、文獻、手冊、科研成果等，都可以在計算機上以及其他數碼設備上進行處理，甚至將來紙質文件將不再使用，直接以數碼的形式進行流轉利用。

(二)文檔處理一體化

紙質檔案在歸檔前的文件階段，檔案人員無須參與，不必知道其產生背景及印刷等有關技術，由文書形成部門的有關人員進行收集、整理、移交歸檔。而電子化時代由于電子文檔的易變、易逝、易更改性，使得檔案人員從文件形成階段就要參與進來，對電子文件進行前端控制和全程管理，對電子文件的形成背景、軟硬件環境、存取設備等進行了解，使產生的電子文件格式符合標準、規范，從而保證電子文件長期可讀性、可用性。隨著電子技術的發展，電子文件實行網上生成、網上修改、網上傳輸、網上簽閱、網上批轉，網絡歸檔將成為主要歸檔方式，因此，在電子文件時代，文檔一體化管理勢在必行。

(三)歸檔載體多樣化

當前，隨著辦公自動化、數碼設備的廣泛應用，文書檔案除了有紙質的文檔外，大量的電子文檔都存儲在光盤、硬盤、U盤、軟盤、縮微膠片等電子設備上。歸檔的時候除了歸檔紙質載體的文書檔案外，相關的電子文檔也存儲在光盤、硬盤等介質載體上進行歸檔，有的電子文檔通過網絡進行邏輯歸檔后，也需下載到相應的介質載體上進行保存備份。因此，電子化時代，文書檔案的歸檔載體不再是單一的紙質文檔，各種載體層出不窮，隨著電子產品的發展，將來會出現更多新的載體和電子設備用于存儲文書檔案，呈現出載體多樣化的特點。

(四)歸檔途徑多元化

電子化時代，文書檔案由于信息數碼化、載體多樣化等特點使得其歸檔途徑也不再是單一的紙質文檔的實物移交。為了實現文書檔案收集齊全完整，可以通過多種途徑、多種方法進行歸檔。主要有邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指不改變電子文件原存儲方式和位置，通過網絡向檔案部門移交的過程。主要方式有通過文檔管理系統進行歸檔、通過電子郵箱接收、QQ接收等。物理歸檔是把電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。其又可以分為以網絡傳輸方式歸檔和以介質傳遞方式歸檔兩種，無論哪種方式最終都要將文件存儲在介質上進行歸檔保存。[1]

(五)歸檔時間靈活化

傳統的紙質文件的歸檔時間一般是每年年初，而電子化時代不僅有紙質文檔還有電子文檔，隨著文書檔案采取以件為單位的整理方法后，以及文檔一體化、辦公自動化的應用，文書檔案的歸檔時間不再是傳統的以年度為周期進行歸檔，歸檔時間可依據各高職院校具體情況來靈活調整。比如紙質等實體類的文書檔案可以依據各院校實際情況、文件數量等規定每三個月、半年或一年進行歸檔。而電子文件則可以進行實時或定期歸檔。實時歸檔是在電子文件形成后即時歸檔；定期歸檔是指電子文件在形成一段時間后周期性的向檔案館(室)移交。[1]

二、電子化時代高職院校文書檔案的歸檔對策

(一)修訂文書檔案及電子文檔的歸檔制度

長遠來看，文書檔案必定會實現電子化、數字化，因此，單位必須從長遠發展的視角出發，加快規劃文書檔案工作。把文書檔案信息化工作納入全校有關的規劃、計劃，加大信息化建設的投入，提升文書檔案管理的工作效率。各高職院校根據實際情況，結合本校中心工作，借鑒原有的文書紙制檔案的管理標準進行合理取舍，對原有的文書檔案歸檔制度進行修訂，制訂電子文件歸檔范圍和保管期限表，對電子文件的歸檔格式、運行環境、存儲方式等作出統一規定，制定標準，保證電子文件長期可讀性，逐步建立電子檔案的各項管理標準、法規、實施辦法，以利于電子文件的長期保存。建立健全文書檔案管理機制和工作流程，建立信息化條件下的文書格式規范化管理制度，積極構建科學的機關文書檔案收集整理歸檔利用的實施標準。對電子文件實現前端控制、全程管理的原則，提前介入電子文件的形成過程，加強對電子文件收集、整理、歸檔、著錄、利用等環節的監督、指導。[2]56對文檔系統設置權限以及審批程序，對電子文檔歸檔工作進行問責制等，使新時期文書檔案歸檔工作有法可依。

(二)文書檔案歸檔實行電子和紙質文件雙套制

傳統的文書檔案的歸檔一般只要歸檔紙質類文件，隨著電子化時代的到來，除了紙質文檔，在同一活動中，還會生成電子文件，因此就出現了“雙套制”歸檔的概念，就是在電子文件歸檔的同時，應歸檔相同的紙質文件。[1]目前計算機技術的發展水平還未達到完全成熟的地步，因此電子文件的法律憑證性、真實性、穩定性等方面存在諸多問題。因此，對于那些有法律憑證作用、法規性、有密級的電子文件，以及依托特定技術環境下的電子文件，則需將電子文件轉換為紙質文件，并加蓋公章或個人簽名以保證其長期真實有效。由于電子文件易修改性以及對設備環境有依賴性的特點，重要的電子文件應進行備份，以保證數據的安全。另一方面，信息化時代人們對信息的需求越來越強，隨著計算機的逐漸普及，電子文件必將成為未來的主要文件類型，而電子文件在利用和傳輸方面具有紙質文件無法比擬的優勢，可以為人們提供更加快捷和高效的信息檔案利用服務，這也是未來檔案信息服務的一個主要途徑。因此高職院校檔案部門從現在開始就要著力加強對電子文檔的收集管理，另外也不能放松對紙質文檔的收集，實行“雙套歸檔制”。

(三)文書檔案歸檔納入信息化建設方案并建立歸檔通道

針對檔案信息化的需求，為保證電子文檔實時歸檔的順利進行，把檔案管理計算機化納入高職院校信息化建設的總體方案，建立健全科學的管理機制和流程，建立文書檔案網絡歸檔通道，努力促成辦公自動化和檔案管理軟件的對接，從文件形成、文件處理，文件歸檔三個階段入手，制定科學合理的工作流程，構建一個科學規范的網絡歸檔通道。把“歸檔”環節自然地嵌入到電子公文流程當中，與業務環節緊密聯系，電子公文從生成、辦理到歸檔、利用是連續的、不間斷的，并最終實現電子公文長久保存。在電子公文管理過程中，實現自動流轉、自動傳輸、自動監控、自動提示、自動催辦到自動歸檔、自動組卷、自動著錄乃至自動銷毀等。各高職院校可利用信息化工具強化文書檔案管理，如規定單位內部各部門出臺的文書檔案要在正式成文之日上傳到信息化管理系統中，文書檔案管理部門要對上傳的內容進行審核，以解決文書檔案保存滯后、管理不規范等問題，對電子公文的生成、流轉、保存和利用過程實施全程跟蹤與監控，及時發現和糾正失誤，不斷調整管理策略，從而保證電子公文網絡歸檔順利落實。

(四)利用專業技術來保障歸檔電子文檔的安全

電子文檔的易變性、易逝性、易更改性的特點，使得如何保障電子文檔的安全成為主要問題。比如，電子計算機病毒的侵入，使得電腦癱瘓、系統崩潰；黑客入侵，盜取重要信息；竊取他人身份信息，侵犯他人權益，這些都嚴重威脅著電子檔案的安全。因此要采取一定的措施，利用專業的技術手段來保證其安全。比如為了防止文件外流，可以設置隔離的路由器，用來屏蔽不在范圍內的IP地址，也可以通過設置防火墻的方法，對網絡數據進行過濾，檢測不安全的攻擊行為，[3]加強電子文件的原始性，采取身份驗證、簽署技術、消息認證、加密技術、防寫措施等手段。在文件形成階段，就要對其形成背景、元數據等信息進行監控，并記錄案，設置文檔處理，檔案管理系統的權限。為了防止網絡崩潰、系統癱瘓、硬盤損壞對電子文件造成的損失，對邏輯歸檔的電子文件要及時下載，并脫機保存。通常要對歸檔的電子文檔進行拷貝，一式三份，一份用于檢索利用，一份放于檔案館(室)保存，一份異地保存，這樣更大程度上確保了電子檔案的安全。另外，還要對文書檔案歸檔的各類載體進行規范化保管，保證電子文檔的安全和可讀取性，定期進行抽查，及時進行轉存、翻錄。

(五)增強歸檔意識，提高專兼職檔案人員素質

要保證電子化時代文書檔案歸檔齊全完整，最重要的一點是提高全體人員的歸檔意識。一些部門和個人缺乏文書檔案歸檔意識，紙質文檔和電子文檔未能做到及時全面歸檔。許多文稿通常在網上傳來傳去，歷經幾個人修改，許多電子文檔僅保存最后一稿。[2]57因此，要樹立現代的檔案管理理念，提高電子文件的形成者和文檔管理人員的責任心以及培養他們認真負責的工作態度，養成他們自覺主動歸檔的習慣。另外檔案人員不能局限于電子檔案的接收、保管、利用，要將更多的時間投在監控電子檔案的生成及保障電子檔案的可讀性、安全性上，從技術上確保檔案管理工作的安全性。這就對檔案人員提出了更高的要求，既要具備檔案管理基礎知識，精通紙質文書檔案管理方法；又要熟練掌握電子計算機軟硬件技術、數字通信技術、各類輸入輸出設備操作等，熟練操作辦公系統及檔案管理相關軟件。[3]509因此，有關部門要定期舉辦各類培訓，讓專兼職檔案管理人員及時掌握最新的電子化管理方法，熟練操作辦公系統以及檔案管理系統，特別是計算機操作方面的技能，數據庫知識等，進而在實際工作中保障電子文檔的順利歸檔保存以及為學校各部門和全體師生提供高效、快捷的檔案信息服務。

正是由于電子文件呈現出與傳統的紙質文件不一樣的新特點，因此高職院校文書檔案管理工作也應突破傳統的管理模式，進行深刻的自我調整，與時俱進，對文書檔案收集、整理、保管，利用工作進行改革，使之更加適應新時代信息利用的需求。

參考文獻：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京.中國人民大學出版社,2001.

[2]周玲.淺談信息化條件下機關文書檔案管理[J].檔案人語,2011(12).

[3]劉穎.文書檔案的電子信息化管理探討[J].中國科技博覽，2014(4).