基于生命周期管理的合同追蹤管理系統研究

高潔

【摘 要】合同是組織與組織間所訂協議的法律表現形式，是現代商業社會中最重要的商務文件，企業合同管理水平與企業核心競爭力息息相關。本文分析了西安煙草合同管理現狀，提出了基于生命周期管理的合同追蹤管理系統建設思路，并就技術路線及實施方案進行了探討，對企業合同管理系統建設具有一定的借鑒意義。

【關鍵詞】生命周期管理；合同管理；合同管理系統

0 引言

隨著全球經濟一體化的不斷加速，全球企業在提升管理和防范風險方面都在不斷進取。作為迅速崛起的世界第二大經濟體，調整結構并保增長，使中國企業無一例外地面臨巨大壓力。他們在商務過程中不僅要以更快的速度來處理更大量的合同，還需要保證對合同周期內所有環節的監管和控制力度不變[1]。

合同是組織與組織間所訂協議的法律表現形式，是現代商業社會中最重要的商務文件，體現著相關方對于合作在法律和道德意義上的雙重承諾。合同是商業關系的完整表達，包含對方信息、標的信息、財務信息、權利義務信息和違約責任信息等等，在雙方的慎重談判下得以敲定并具有長期法律效力。企業的大多數戰略決策與成本節約策略都反映在與合作伙伴所簽訂的合同當中。隨著全球經濟的發展、法律法規要求不斷增加和商業關系的日趨復雜化，合同的復雜程度也達到了前所未有的高度[2]。

1 合同追蹤管理系統研究的必要性

目前，西安煙草合同管理仍采用手工方式，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導致各部門協作，業務流程組建，監控制度執行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現在如下方面：

1.1 文檔管理困難

傳統紙質合同與電子版合同共存，對于不同的人員閱讀參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是決策層需要了解合同文本時需要耗費很多時間。

1.2 進度控制困難

由于合同數目多，參與人員多，合同進度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很難滿足企業發展需要，并且當決策層想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務人員的付款依據也與進度密切相關，但同樣存在障礙。

1.3 信息匯總困難

采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數據格式不統一，采集也不能夠及時繼續，匯總工作需要耗費大量時間且存在偏差。對于決策時間有一定的影響。

1.4 缺少動態響應機制

缺少對合同進度、結款等關鍵節點的提醒，不能準確地預測近期可能的收支項目，不能幫助企業進行財務規劃，掌控現金流，更好地發揮資金運作。

合同追蹤管理系統可以為企業管理帶來如下價值：

1）規范合同基礎數據管理。

2）提高合同管理效率。

3）實現標合同的準化管理和個性化管理的有機結合。

4）為決策層提供準確及時的信息。

2 基于生命周期管理的合同追蹤管理系統建設

合同管理是企業經營管理的重要制度之一，是企業對以自身為當事人的合同，依法進行簽訂、履行、變更、解除等一系列行為的總稱，對于合理推進項目進度、嚴格控制投資成本、改善企業經營管理、實行經濟承包有著重要意義。本項目在對西安煙草現有合同管理業務流程梳理和優化的基礎上，設計并開發一套西安煙草合同追蹤管理信息系統，解決目前手工方式合同管理中的文檔管理、進度控制、信息匯總及預警機制等方面存在的困難，實現規范的合同基礎數據管理、提高合同管理效率、標準化與個性化相結合、為領導決策提供準確及時信息的目的。

系統著眼于“合同全生命周期管理”，注重合同的起草-審批-蓋章-歸檔流程的合規控制、預算-計劃-實際的資金管控、項目和合同的進度控制、業務品類和合同標的管理統計分析等，支持按項目進行核算。系統將實現對業務對象（如項目、合同、進度、資金等）的多角度多維度的管理和統計分析功能，并針對業務執行關鍵點（如審批、收付款和進度等）進行預警提醒，實現對操作權限的合理細致劃分及合同的按計劃實施。

系統將包括以下主要功能：

合同起草：提供合同示范文本庫，起草人選擇對應的合同范本，填寫合同要素。

合同審批：根據企業的業務流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見，幫助評審人員參考，最后打印出合同審批單。

合同文件：管理所有與合同有關的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內容，將通用格式的電子版文檔可以直接導入系統中。

結決算管理：解決企業的合同資金管理，為合同細化了何時應該結決算賬款，無論是對收款還是付款均有重要意義，可以及時安排資金調度及收回款項，既保證按時守信，又合理充分利用資金，降低執行風險。

進度控制：明確記錄合同進度，并與計劃情況進行對比，方便決策層隨時了解合同動態執行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便決策層調整進度，安排下一步的工作。

商品管理：采用合同商品清單、詢價、報價表單管理對應標的物型號、規格等明細，可以按商品類型、交貨期等信息統計合同商品數量和金額，為企業市場策略、財務規劃、招投標管理等提供依據。

合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據作為附件導入系統，從而兼顧了變更過程管理的嚴謹和自動性，關聯結果，有據可查，權責明晰。

預警系統：系統自動掃描并對所有快到期的結款、審批、收貨、驗收、付款等關鍵節點或事項進行預警，幫助用戶提前做好財務規劃和分析決策。

報表：從不同角度對系統數據進行統計分析，輔助經營決策，多樣化的統計方式，自定義統計條件，并將統計結果輸出圖形。

3 技術關鍵及技術路線

3.1 系統設計階段是開發管理信息系統的關鍵環節之一，因此它的工作質量直接影響到新系統的穩定性、可靠性、精確性和運行費用的高低。所以，整個系統設計過程的各項工作都必須按照科學的方法和原則進行。本系統將采用先進的設計原則：嚴格遵循《國家煙草專賣局關于煙草行業“十一五”期間信息化建設整體規劃》提出的“統一規劃、統一模式、統一標準、統一流程、統一平臺、統一形象標識”原則，避免重復建設、信息孤島等現象；

3.2 使用的服務框架：本系統擬采用MVC模式，即：模型（Model），視圖（View）和控制Controller），基于MVC框架，可以使得web系統實現智能分工。其中View層用于與用戶的交互，使用JSP+CSS+javascript實現，這樣處理可以使得界面具有較高的美觀性；Controller層來分派用戶的請求并選擇恰當的視圖以用于顯示，同時解釋用戶的輸入并將它們映射為模型層可執行的操作，使用的是Servlet+DAO+PO實現，其中，Servlet是請求中轉站，DAO是封裝好的方法程序，PO是定義類。Servlet控制算法流程，調用DAO中方法，將最終數據保存入PO中，返回給瀏覽器。

3.3 先進的應用軟件構架：系統擬采用B/S架構，維護和升級方式簡單，成本低，遵從SOA（Service-Oriented Architecture）標準。SOA是一種粗粒度、松耦合服務架構，服務之間通過簡單、精確定義接口進行通訊，不涉及底層編程接口和通訊模型，它將幫助企業系統架構者以更迅速、更可靠、更具重用性架構整個業務系統，較之以往，以SOA架構的系統能夠更加從容地面對業務的急劇變化。

3.4 數據挖掘技術：數據挖掘技術是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機的實際應用數據中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的、但又是潛在有用的信息和知識的過程。擬對合同關鍵節點數據通過信息關聯分析與共享、人工經驗知識分享與機器自動學習相接的方式，實現合同預警、輔助經營決策。

4 項目實施方案

該項目的實施可分為以下幾個階段：

4.1 流程梳理及需求分析

對全市系統現行合同管理業務流程進行調研及梳理，并對相關業務部門進行詳細的需求征集，確定本系統所要實現的主要功能并對其進行分析。

4.2 系統設計實現

根據需求分析的概念模型，進行系統平臺的詳細設計。本系統將采用J2EE和SQL SEVER為系統的界面設計和數據庫平臺，依次對系統的平臺框架、總體功能和關鍵要素進行設計實現。

4.3 系統調試及試運行

系統設計完成之后，在選定業務部門內進行試運行。針對系統運行的效果和業務部門的反饋信息進行系統的調試和改進。

4.4 系統驗收及應用推廣

在系統調試完成之后，進行系統的應用和推廣工作。

5 結語

通過西安煙草合同追蹤管理系統的開發與應用，將完善西安煙草合同管理，解決目前手工方式管理合同在文檔管理、進度控制、信息匯總及預警機制等方面存在的困難?？梢詫⑽靼矡煵莺贤芾硇畔⒒c合同管理標準化進行充分融合，從而提升企業合同管理水平，提升企業核心競爭力。

[責任編輯：曹明明]