對我檔案數字化建設發展的分析

劉玲(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

對我檔案數字化建設發展的分析

劉玲
(黑龍江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理處)

摘要:在計算機與互聯網通信技術不斷快速發展的今天，檔案的信息化建設已經逐漸成為我國檔案工作的一個重要階段，與此同時，檔案的信息化建設也必將成為我國的檔案管理工作的一個必然發展趨勢。同時，數字化檔案的建設是為了滿足社會發展需要的一項重要條件，也是新時期下檔案管理工作的新方法。相關的研究人員對檔案數字化建設的基本內容斤以及信息化建設的重要性進行了簡要的介紹，同時也指出了檔案信息化建設的發展方向。

關鍵詞:檔案;信息化建設;數字化;發展

中圖分類號:F283

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)06－0188－01

收稿日期:2015－01－15

1　檔案數字化

1.1檔案數字化的具體含義

我們通常所說的數字化主要是說通過使用計算機以及信號處理技術，將聲音、光線等信號轉換為數字信號，也可以說是將音頻、圖像等信號轉換為數字編碼進行苦快速傳遞或是準確處理的一項技術。數字換主要具有以下特點: (1)簡單性; (2)直觀的特點: (3)傳輸速度快等。而我們所說的檔案數字化就是將計算機互聯網以及數字信號處理技術應用在檔案工作中，所形成的一種全新的檔案信息形態，數字檔案信息主要可以通過數據庫技術、數據壓縮技術以及掃描技術等將一些傳統的紙質文件以及聲音、圖像等利用傳統媒介儲存的信息，整合為數字化的信息進行存儲，并且在傳輸的過程中可以依靠互聯網進行，通過計算機進行數字信息檔案的管理，這樣可以極大程度的提高檔案的管理效率、傳輸效率等，從而最大程度的做到檔案信息資源的共享化管理。

1.2檔案數字化建設的內容

1.2.1從檔案數字化的對象來看，檔案數字化主要有以下兩個方面:

(1)對檔案館中使用傳統存儲介質保存的材料進行數字化處理，對紙質材料通常使用掃描儀掃描后在進行加工，從而完成紙質材料的數字化轉換;

(2)對已經形成的電子文件進行科學合理的歸納與整理，務必要確保電子文檔的真實性。

1.2.2從檔案數字化的層次來看，檔案數字化主要可以分為下述兩個層次:

(1)首先需要對檔案的目錄信息進行數字化處理，也就是構建檔案目錄的數據庫，同時需要構建出嚴格的檢索構造;

(2)其次是對檔案中的信息進行數字化處理，同是需要注意的是，要根據已經制定好的目錄檢索信息，為每一部分的檔案信息都編好檢索信息。

1.2.3從檔案數字換的過程來看，對檔案管理工作進行數字化建設主要應該包括對數字化檔案的收集與整理以及存儲、查閱等。

2　進行檔案數字化建設的意義

2.1檔案的數字化建設是我國進入信息時代以后的需求

在科技不斷的發展過程中全球已經邁進了信息化的時代，并且在計算機與互聯網技術不斷發展的過程中，已經有很多領域整合了這種信息化的技術，并且已經在快速的改變人們的生活方式以及生活習慣。信息化時代的到來，在給傳統的檔案管理工作帶來了極大挑戰的同時，也帶來了非常大的發展空間。隨著全球無紙化、信息化辦公模式的推廣，在數字化的辦公時代中原有的傳統紙質文件等被電子檔案所替代，由此也產生了大量的數字檔案，這對檔案數字化建設也起到了極大的推動作用。所以，檔案的數字化建設是信息時代的下的一種必然。

2.2檔案數字化建設是我國社會發展的需要

一般來講，檔案中都會記載著大量的歷史數據，以及圖、表等原始的信息，是最客觀、真是的歷史憑證，并且也是我國信息庫中的一個重要組成，有著非常高的社會價值。今天，在各部門的主要負責人進行重大決策時，需要快速、準確的調去相關檔案材料，并且百姓對檔案材料的需求量也在不斷的提升，所以為了滿足我國社會的發展需要，建設數字化檔案管理，有效的提升檔案管理的時效性就便的非常重要。同時數字化檔案與傳統的紙質檔案相比，可以對檔案原件進行良好的保護，無論進行多少次查閱都不會對檔案的原件造成損害。

3　我國數字化檔案的的未來發展方向

隨著社會的不斷發展，我國社會的分工也逐漸朝著精細化的方向發展，同時不同行業的專業化程度也在不斷的提高，同時各行業的數字化技術也在不斷的快速發展。在這樣的情況下，如果檔案管理部門僅僅依靠自身的能力進行檔案數字化的建設，其建設效率就顯得非常低了，并且不易于完成。所以，根據現階段的這種實際情況，我國很多的檔案管理機構已經開始引入一些有資質的外包公司來共同進行檔案的數字化建設。這樣可以在極大程度上加快檔案數字化建設的效率。隨著這種外包的工作并沒有普及，但是在不久的將來，這一定會成為，檔案數字化建設的發展趨勢。業務外包是源于工業企業的一種創新經營管理方式。它是將一些傳統上由組織內部人員負責的非核心業務以外加工方式包給專業、高效的服務提供商，以充分利用組織外部最優秀的專業化資源，從而降低成本、提高效率、增強自身競爭力的一種管理策略。具體來說，檔案數字化的業務外包內容應包括檔案資源的數字化整理、檔案數據庫的建設與管理，檔案信息網絡、網站的建設與維護，檔案管理軟件的開發與設計，計算機、網絡硬件設備的管理與維護等內容。在數字化過程中，檔案館要積極做好數字化的前期準備工作，并不定期進行數字化業務的監督與驗收。

4　結語

對于檔案的數字信息化建設項目來講，是非常復雜，并且具有較高任務量的系統化工程，同時檔案的數字信息化建設也是我國檔案發展的戰略舉措。在檔案數字信息化建設的過程中，通過讓傳統的檔案館與檔案數字化的公司進行合作，這時一種全新的合作模式，這樣可以有效的提升檔案管理機構的工作效率，切實的減少檔案管理過程中所產生的陳本。同時也需要在對合作過程中所纏身的一些問題進行總結，不斷的推動檔案管理走向規范。

參考文獻:

［1］劉艷林.檔案數字化是開發檔案信息資源的基礎［J］.檔案管理，2009，(12) : 46－48.

［2］趙春暉.淺談當今檔案數字化建設［J］.黑龍江科技信息，2007，(10) : 227－228.

［3］李惠萍.檔案信息化發展方向——檔案數字化［J］.云南檔案，2009，(11) : 15－16.

［4］宋巖.檔案數字化是檔案管理發展的必然趨勢［J］.肇慶學院學報，2005，(6) : 71－73.

［5］朱錚.檔案數字化研究［D］.蘇州:蘇州大學，2006.