基于人力資源視角的人事檔案管理研究

匡秀輝(黑龍江省煤田地質勘察院)

基于人力資源視角的人事檔案管理研究

匡秀輝
(黑龍江省煤田地質勘察院)

摘要:我國的人事檔案管理體制亟待改革，已經引起了學術界的廣泛關注。本文著力于探討如何在人力資源管理的視角下，根據人力資源管理提出的新要求，通過對人因的控制和管理系統的建設，對我國人事檔案的管理模式進行完善，并提出具體的改革建議，以期為相關領域的研究提供一些借鑒。

關鍵詞:人力資源;人事檔案管理;人因控制;管理系統建設

中圖分類號:F283

文獻標識碼:C

文章編號:1008－3383(2015)06－0182－01

收稿日期:2014－07－13

1　現代人力資源管理與人事檔案管理的關系

現代人力資源管理理論注重的是人的管理，因為認識管理活動的直接參與者，在管理過程中起到主導和銜接的雙重作用，既充當主體又充當客體。人才的競爭和流動是企業發展面臨的主要障礙，因此人才也被當做是企業的首要資源，是企業未來發展的重要因素。人事檔案匯集了各種人才資源的客觀證據，是“人的管理”的基本信息的主要依據，對組織的人力資源信息和記錄中人的發展情況都進行了真實的反映和存儲。人事檔案的記錄內容主要為:員工成長背景和技能評定;為人力資源管理提供重要憑據;提供人力資源開發所需的各類型資料;推進企業知識管理進程;幫助企業文化的建設。人力資源管理的職能與人事檔案管理的職能有其歷史相似性。都是強調對人的管理、對工作過程的控制、對工作質量的評定、對企業信息的反饋。有效的人事檔案管理可以做到人力資源信息的共享，對人才合理有序地流動起到很好的促進作用。全面的人事檔案為人力資源管理提供了重要的依據，為規章制度的制定和企業的改革提供了必要條件。企業可依據檔案內容所體現的綜合素質，根據企業自身的發展需要，合理選拔與使用人才。

2　基于人力資源視角的人格特質在檔案工作中的管理方案設計

時代在不斷進步，人力資源管理也產生了屬于自己的新趨勢，同時，這一新趨勢對人事檔案管理工作提出了新要求，也是新挑戰，但是需要注意的是，不管是人力資源管理活動還是人事檔案管理工作，都是基于人的管理，因此，人因問題應引起高度重視，在現代管理學研究領域中，對人的研究大多以人的職能、部門、工作態度、工作情緒等方面進行探討，這些都屬于不可控的因素，因此也引起了研究領域的高度重視。但是，我們還應注意一個問題，就是對于可控變量的研究，可控變量包含性別、年齡、工齡等一系列問題。其中，往往被忽視的是人的性格問題，也可以說是人格特質問題，雖然這一變量看起來似乎是一個人與生俱來的，并不能得到很有效的改善，但是，我們可以根據這一特征加以研究，在管理方法中尋找合適的管理手段對這一可控人因進行有效管理。主動性人格屬于心理學研究范疇，一直被認為是有效調節個體行為和個體績效之間的有效調節變量。

由于主動性人格表現為積極參與、并有強烈的意愿的行為意向，屬于有利于組織發展，有利于管理活動進行的變量，本研究創新性的概括出兩種類型人，將低主動性人格的人稱為被動型人，將高主動性人格的人稱為主動型人。下文主要研究人力資源視角下，檔案管理工作中對主動型人和被動型人的管理方案設計，見表1。

通過以表1分析得知，對于主動型員工來說，由于主動型人通常具有較低的權力距離感，即員工與領導間的關系比較密切，容易造成工作的隨意性，工作的越級，甚至不聽領導指揮，傾向于與領導走人情路線，因此要適當增加員工的權力距離。這類人通常積極熱情的投入到工作中，工作進展很快，愿意表現，在這種情況下，領導要注意把握好工作的質量，不要只關注工作的節奏。但這類人在工作中也不是一直保持著不變的工作熱情，也會由于生理不適或家庭矛盾等因素造成工作情緒的波動，領導在這種時刻要注意對員工的工作態度進行及時調節，對于這類優秀的員工，領導要注重獎勵而不是懲罰，包括精神獎勵和物質獎勵的使用，都會對主動型員工的工作情緒產生很好地促進作用。

表1　基于人力資源視角的人格特質在人事檔案中的管理方案設計

對于被動型員工來說，由于這類員工通常表現出被動的工作行為，不愿意聽取領導的指令，消極怠工，并伴有負性情緒的發生，因此，領導要做到與員工的交流互動，減少員工的權利距離，增進親切感。對于這類員工的工作過程要經常進行測評和工作進度的督促，還要注意他們工作情緒的異常，通常可表現為破壞情緒，造成員工間的矛盾和工作質量的有意破壞，領導要經常對這種消極情緒進行調節，當然，對于他們做出的不利于檔案管理工作進行的行為，堅決不能夠姑息，要按照企業的員工管理規范進行嚴懲，設置有效的懲罰機制。