做好衛生監督檔案管理工作的思考

□ 肖 依

一、引言

衛生監督檔案作為各項病理研究和各個經營部門的安全狀況的原始記錄，是反映衛生監督管理部門的系統而完整的歷史資料，是日后進行病情研究和科研活動的寶貴材料。因此，加強衛生局的檔案管理，建立科學完整的檔案管理系統，對于促進衛生事業的發展，提高衛生局工作的科學性具有至關重要的意義。

衛生監督檔案管理的內容復雜，種類多樣。由于我國人口多，內部管理和病例管理涉及的人口多，程序繁瑣，檔案管理的記錄方式和種類復雜，包括文字記錄、報表匯總、圖表、圖像等內部管理資料。對于病人的病例記錄，包括X線膠片檔案、各種切片檔案、影像資料等等，不同形式的檔案的記錄方式和保存方式有很大差異，如何完善這些檔案的記錄，進行長期的分門別類的整理與保存，對于檔案管理的意義是重大的。這些資料的記錄，不僅為衛生局內部工作人員的工作順利開展提供記錄，同時為促進我國的衛生醫療體制改革也發揮著舉足輕重的作用。

近年來，隨著衛生醫療體制改革的順利推進，使衛生局在檔案的記錄和保存方面存在多元化、全方位的發展特色。衛生監督檔案工作作為衛生局的常規工作，也由于檔案記錄方式的多樣化和現代科技方式的轉變，使檔案的保存與整理變得更加復雜。這使得檔案整理的種類增多，檔案保存的難度加大，這些因素無疑給檔案監督管理工作的順利開展提出了更高要求。

二、當前衛生監督檔案管理中存在的問題

(一)檔案管理人員的素質有待提高?，F階段，我國的衛生監督檔案管理員尚不具備專業的檔案管理知識，還是采用陳舊的管理方式，把檔案管理看成是沒有技術含量的簡單機械的重復，導致他們停留在過去的水平，缺乏專業化的管理知識和素質。具體表現在:一是大多數檔案管理員工作態度不積極，缺乏系統化和專業化的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的判斷，使檔案的收集和整理上存在一些紕漏;二是部分檔案屬于電子存檔，在保存上容易丟失。但檔案管理局工作人員的現代管理理念缺失，使得相關信息的搜集與整理的方式不科學，效率低下，這些問題直接降低了衛生局的工作效率。

(二)衛生監督檔案管理制度不健全。近年來，隨著《衛生監督檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，各地的檔案管理的制度有所改善，但是依然有一部分衛生局在衛生監督檔案管理工作上存在管理體制不健全，管理方式陳舊等問題，包括以下幾個方面:

1．關于對各個經營機構的食品安全監測的記錄和病人病歷檔案管理的混亂。在檔案記錄過程中缺乏有效的監督機制，出現了文件的裝訂與歸檔的脫節，導致檔案管理的遺漏與缺失;有些病人的病歷檔案記錄不完整，在整理過程中加大了難度，也不能夠為后期的檔案查詢提供第一手資料。

2．有關部門檔案記錄信息不完整。像病歷信息的記錄最重要的是記錄醫治過程中出現的問題，這些記錄都是醫院在醫治過程中的成果展示，尤其是在記錄過程中的成功經驗都是日后借鑒的關鍵信息資料。

3．從檔案保管來看檔案的保存不完整。有些人在檔案的尋找過程中胡亂翻閱，對于借閱的檔案不進行登記工作，互相傳閱但不愛護;有的在借閱歸還問題上存在歸還不及時或忘記歸還等，這些現象會導致檔案的丟失，影響了檔案的完整性。

(三)高校檔案管理效率低下。目前，許多衛生局中的檔案管理存在管理方式落伍的問題。各個衛生局都有自己封閉的檔案管理，缺乏相互之間的交流與借鑒。盡管近年來衛生管理部門在檔案管理上進行了一些改革，但并沒有從根本上改變這種現狀。很多衛生局把工作重心放在了醫療體制改革方向，但卻忽視對衛生監督檔案的管理。網絡信息時代的到來，對我們的檔案管理工作提出了新的要求。但當前很多衛生局的檔案管理還是傳統的人工管理，沒有實現網絡化、信息化的管理，導致高校檔案管理效率低下。

三、實現衛生監督檔案管理科學化的方式

(一)通過業務培訓提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員素質的高低會直接影響到檔案管理水平的高低。所以必須重視對檔案管理人員的定期培訓。當前各地衛生局由于一些客觀因素的影響，檔案管理人員普遍素質不高，沒有經過系統的培訓，對檔案管理的知識不了解，所以提高高校檔案管理員素質十分必要。一是要讓檔案管理工作者從思想上重視起來，加強對檔案保管的意識。檔案不得隨意修改或丟棄，如病人的病歷、內部人員的檔案管理、各種切片和影像資料的整理等。作為檔案管理人員要有強烈的責任感，對自己管理的工作認真負責，按照規定進行檔案的借閱。二是要提高教學檔案管理人員的專業素質。針對部分檔案管理人員素質不高，缺乏專業素養等問題，在職期間要注重他們的培訓工作，通過定期的輪訓或是進修，讓他們掌握基本的工作流程，創新工作的方法，使之盡快適應檔案建設和發展的需要，特別是對于衛生行政處罰檔案、食品衛生監督檔案、生活飲用水衛生監督檔案等等。

(二)建立完善的衛生監督檔案管理制度。各地衛生局要進一步制定完善的衛生監督檔案管理的規章制度，劃分清楚每一位員工的工作職責，形成自上而下的管理體系，針對檔案管理的每一個步驟和每一環節，都要進行簽字確認，出現問題時能及時找到相關責任人進行處理，保證檔案管理的高效率，減少工作過程中的疏漏。要制定明確統一的衛生監督檔案管理制度，被監督的單位要實施嚴格的一戶一檔的管理方式。針對衛生行政許可系統和公共衛生管理系統可以進行共享管理，對于監督工作中出現的問題，要進行及時的記載，真實準確地反映被監督的經營單位的衛生狀況和安全系數。

(三)提高教學檔案管理水平，突出衛生監督檔案管理的作用。隨著科學技術的不斷發展，各個行業正在實現與信息技術的結合，所以各個衛生局也要不斷創新工作方法，特別是對于寶貴的影像資料的保存，以及病例保管，都可以通過電子檔案來完成。電子檔案與傳統的文字檔案相比，具有不易磨損，保存時間長，備份方便等優勢，而且長期來講，還能夠提高工作的效率，節約資源。衛生局要在建立信息技術的檔案管理方式的基礎之上，保證管理人員的工作效率，必須進行自上而下的考核和定崗，出現任何問題都要責任到人，每一個經營單位的衛生經營許可資料都要獨立成冊，真正發揮監督檔案管理工作的意義，保證衛生局監督檔案管理的井然有序和科學化發展。

四、結語

本文通過對當前我國衛生監督檔案管理中存在的問題進行分析，包括檔案員管理素質低下，管理制度不健全和管理效率低下等問題。并根據我國各地衛生局發展現狀，提出了相應的措施。例如，通過培訓提高檔案管理人員的素質;完善檔案管理制度;提高教學檔案管理水平，重視監督檔案管理等等。通過這些方面的努力，能夠不斷提高衛生監督檔案管理的科學化。

［1］張鳳娟．如何做好衛生監督檔案管理工作［J］．蘭臺內外，2011，4;38 ～39

［2］蔡江濤，張翼梅．淺析做好衛生監督檔案管理的對策［J］．烏魯木齊鐵路衛生監督所，2013，5

［3］崔虔暢．關于做好衛生監督檔案管理的探討［J］．卷宗，2013，8

［4］王卓．淺析如何做好衛生監督檔案管理工作［J］．才智，2012，6