打造一款優質的公文處理系統的策略探索

□ 李秀珍

公文處理系統是以網絡系統為背景，建立起來的系統辦公環境，辦公人員可以是固定的辦公形式，也可以是移動的辦公形式，或者是遠程的辦公形式來完成辦公活動，這就是在現代技術支持條件下的辦公自動化。它是系統概念，基于公文處理系統在單位行政管理中的重要作用，如何打造一款真正實用、便捷、高效的系統，筆者認為應該從開發公司遴選、前期需求整理、軟件開發、售后維護四個方面進行全方位打造。

一、開發公司遴選

近年，一些經營開發辦公自動化的軟件公司如雨后春筍般成立起來，公司的大小實力也良莠不齊，如何在眾多的公司中選擇適合本單位特點的合作公司，需要進行三看:

(一)看公司業績案例。是否開發過成熟、穩定的公文處理系統非常重要。擁有成功行業經驗和最佳實踐，就可以借鑒原來好的經驗、做法，又可避免原來開發過程中走的彎路，節約時間與成本。另外，只有經過實踐檢驗并真正在單位使用不斷完善起來的系統，才算一個成功的案例。選擇公司時最好選擇與同系統、上級單位有成功合作的公司，以利于將來有對接的可能性。

(二)看可否個性化定制。目前一些公文處理系統開發公司都設有固定的工作流，簡單針對單位機構人員信息進行稍加改動，便可使用，優點是可縮短開發周期，降低成本，但弊端是靈活性不強，功能模塊不全。軟件公司如能根據單位的需求進行個性化定制，那么既能遵循以往單位的辦公習慣，又能靈活增加一些功能，使用起來會比較簡捷。

(三)看單位預算。看公司的報價是否符合單位在辦公系統方面的預算，報價過高與單位在這方面預算不符則無法通過審批，如果報價過低系統功能過于簡單或者模塊不全，會影響系統使用效果。

二、前期需求整理

(一)單位高層的重視程度。單位高層的重視程度幾乎可以決定實施的成敗，軟件的實施過程就是業務流程的梳理過程，因要規范員工行為，轉變工作模式，沒有統一的思想認識，將難以推行，這就需要決策層的有力態度，購買軟件是第一步，實施過程中對既有工作流的變更以及一些困難環節的推進都需要堅定的支持與包容。

(二)需求采集要全面細致。開發公司的需求采集人員要深入到單位內部，熟悉單位運行情況，采集功能模塊、工作流程、單位組織架構、人員節點、印章、手寫簽名等信息，對每個流程、節點、功能進行分析，對于可以實現的功能，充分溝通細節，精細到每個人的人員信息，崗位職責，及所產生的工作流，每一流程步驟要盡可能詳盡，這樣可以避免在實施過程中因為考慮不周而反復修改流程，延誤工期。如果通過分析或基于技術原因無法實現的功能，要提早放棄，以免做無用功。

(三)提前采購軟硬件設備。根據公司提供的系統需求，提早采買軟、硬件，包括計算機、手寫屏、服務器、數據庫、移動辦公設備、各種輔助軟件等。另出于安全方面考慮，一定提前搭建與互聯網隔離的內部網絡環境。

三、軟件開發

(一)平臺與架構合理。搭建軟件平臺一定要有前瞻性，以備將來增加的上層架構和功能留有充足的空間，保持在若干年內系統的可升級完善，不會因系統落后或空間不足而造成重新開發。

(二)美觀與便捷統一。一個好的辦公系統一定是界面風格莊重、色調典雅，功能節點一目了然。這就需要技術開發公司選派美學功底較高的美工人員進行總體設計，以達到界面美觀友好，辦公效果舒適，如綠色界面底色對緩解視覺疲勞具有一定效果。目前機關工作人員計算機技術的掌握上還有待提高，而且也不可能花很多的精力去學習計算機，因此就要求在辦公系統的設計上要盡量做到“兩高一型”，即高智能、高技術、系統操作傻瓜型，把能做的事情盡量交給計算機自己來做，人員操作最好僅限于點點按鈕，最多錄入一些辦理意見，只有這樣才能減輕人員的工作壓力，也有利于在單位內部迅速推廣使用。

(三)創新與傳承結合。保留一些單位工作流程和習慣，這里的創新主要是指單位工作流程、工作方式和機制的創新，可以打破傳統紙質文件傳遞過程的時間、空間局限，充分利用電腦智能，做到依托辦公系統的整個單位運轉的提質、提速、提效。例如，采取協同辦公、虛擬抄送的技術方式，可多人、多部室同時辦理一個文件，不必像紙質公文一樣逐人、逐單位傳遞公文，大大縮短文件傳遞時間;領導如果出差、開會，可以在移動辦公手機上簽文，可以打破空間局限，不必因不在辦公室而無法簽文。但創新的同時也要保留一些必要的傳統辦公習慣和好的經驗做法，不要全面改變，那樣不利于員工迅速熟悉與接受。

(四)穩定與安全并重。安全是系統的生命線，辦公系統中的部分公文與資料屬于政府機密或者只限于在內部傳達的敏感信息，而部分是需要向社會公開的信息，這就需要處理好信息保密和資料共享的關系，建立并嚴格執行保密審查制度，安裝殺毒軟件，堵住系統漏洞，嚴防黑客攻擊，同時也要防止因工作人員失誤導致的泄密事件。數據穩定同樣重要，最好建立備用的服務器、數據庫，及時備份數據，防止因斷電、系統問題引起的數據丟失，不然紙質文件基本取消，如發生系統長時間不能使用的情況，完全依賴電子辦公系統的單位，工作運轉也將陷入癱瘓。

(五)注重試運行。系統搭建基本完成后，選擇具有代表性的行政層級人員進行特定小范圍內試運行，選擇人員范圍盡量要全，代表性要強，一般工作人員、中層管理人員、領導層人員都要涉及，過程中鼓勵試用人員多提使用問題，發現問題的過程就是系統完善的過程。只有經過不斷發現問題，解決問題的循環往復的過程才會使系統不斷完善。

四、售后維護

(一)售后人員選擇與培養。售后人員的選擇非常關鍵，開發人員在實現系統全面運行，并進行交工驗收后，一般會被開發公司調回開發其他項目，這時，面臨新的售后人員介入，而售后人員一般對進行個性定制后的系統會較陌生，需進行很長一段時間的熟悉才能掌握，另外一般公司都會把公司的業務主力放在研發軟件階段，而輕視對售后人員的配備，還有一個原因是IT行業人員流動性強已成為普遍現象，幾年內新手成長為高手后都會選擇跳槽，所以，單位必須要求公司在撤回開發人員之前對售后人員進行傳幫帶，等熟悉系統能進行日常維護后再撤回公司，另外擦亮眼睛，認真挑選一些思維敏捷、動手能力強、勤奮好學、責任心強的人員進行主動培養，已期開發與售后階段的順利過渡。

(二)建立應急反應協作機制。單位與開發公司應建立一套完整的應急反應機制，因為紙質文件已經取消，單位完全依賴電子辦公系統進行辦公，一旦系統發生故障，則整個單位陷入無法運轉的境地，所以一般故障，售后人員應立即修復，較大故障單位應加派熟悉系統的人員約定在一定時間段內修復完畢，以不能長時間耽誤辦公為前提，要建立懲罰機制，如果因延誤而造成較嚴重的事故，開發公司要承擔相應的責任。

［1］孟憲宇．辦公自動化系統中公文管理的實現［J］．遼寧工學院學報，2004，3

［2］黃英．OA系統在公司管理中的應用［J］．電腦知識與技術，2009，12