鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設路徑探索

□ 崔美榮

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府進行檔案管理信息化建設的必要性

隨著信息化的到來，許多領域都開始引入信息化來為本領域服務。當然，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為一個嚴肅、縝密的工作單位，將信息化引入到有關的政府工作中來，也顯得尤為重要和緊迫。

(一)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案具有數(shù)量大、內容多的特點。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質具有嚴謹、準確等相關特點，它需要管理整個鎮(zhèn)的相關事物，這些事物數(shù)量較大，內容也不是單一的，而是各種各樣的事物需要管理，例如:婦女部門、戶口部門、保險部門等多種多樣的部門。因此，它的檔案管理的內容比較冗雜。所以，這些檔案管理起來也比較復雜，而且，一不小心，還容易出現(xiàn)一些漏洞，導致檔案信息的不完整，給人們的生活帶來不便。基于以上這種情況，將信息化應用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的管理上，在一定程度上，可以給管理檔案的工作人員減輕工作量，還可以保證相關管理工作的準確度，避免一些信息的遺失。

(二)普及信息化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作特性的需要。經(jīng)濟的發(fā)展，帶來了科學技術的不斷更新。作為科學技術產(chǎn)物的信息化也引起了越來越多人的注意，被越來越多人應用于各個領域中來，并且為各個領域帶來了方便和巨大的利益。由于鎮(zhèn)政府工作具有某些特定的性質，將信息化應用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理中來，能保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作更好地、更有效地完成。

(三)有利于統(tǒng)籌管理，方便查找。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的建設，有利于統(tǒng)籌管理鎮(zhèn)政府檔案。將各個部門的檔案進行分類管理，這樣有利于需要的人能夠及時、快速查找相關的檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之前的檔案管理一直是人為來進行檔案的管理，這樣不利于檔案的查找，并且容易將各個檔案混淆，會導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作開展緩慢。如果嚴重的話，可能使鎮(zhèn)政府工作走向錯誤的軌道。基于上述的情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應該建設信息化的檔案管理，這是對人們負責任的行為，也是對自己本身工作嚴格要求的行為。

(四)減少檔案管理員的工作量，節(jié)約時間。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設，有利于減少檔案管理員的工作量和減少儲存鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的空間。信息化的檔案管理是一種虛無空間的管理，因為，它主要是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的相關檔案儲存在計算機這一虛無的空間中，如果需要它，就將它調出來為自己的工作服務。因此，它的管理方式是通過計算機網(wǎng)絡的形式，在網(wǎng)絡空間上進行管理。這樣的電子化的檔案管理可以減少以前紙質檔案管理時所需要的空間，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府可以將這些空出來的空間應用于別的工作上，使這些空間得到更合理的應用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作發(fā)揮價值，這樣信息化的管理方式也比之前的紙質檔案管理更加有效和更加的方便。同時，它也給檔案管理員帶來了極大的方便，減少了他們的工作量，節(jié)約了他們的時間，提高了他們的工作效率。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設中存在的問題

(一)檔案管理員缺乏計算機知識，水平有待提高。信息化管理檔案是一項知識性和技術性相交加的管理活動，它需要檔案管理員既懂得相關的檔案管理知識，還要擁有計算機水平，懂得如何去使用計算機來進行檔案管理。但目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設存在的一個大問題，是缺少計算機水平高的檔案管理員。以前的檔案管理大都是人為進行管理，對檔案管理員計算機水平的要求不高。因此，導致了如今在建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化時，檔案管理員的知識和水平跟不上來，他們不會使用計算機來進行鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府相關檔案的管理。

(二)沒有形成系統(tǒng)的信息化檔案管理。目前，雖然一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府建立了信息化的檔案管理，但它們仍然進行單一的管理，沒有形成系統(tǒng)化、統(tǒng)籌化。在建設的信息化的檔案管理中，有針對性地建立，每一個部門有一個檔案室，這樣一個部門負責一個檔案室。這樣建設的確很方便，但這也是一個問題。例如:一個人想查戶口，他就得去戶口檔案室查相關的信息，他又想看自己的保險，他又得去保險檔案室查相關的信息。這樣以來，既浪費時間，又耗費很多的精力。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應該將這些獨立的檔案室建立起聯(lián)系，讓他們有著內部的聯(lián)系，統(tǒng)籌化進行管理。

三、建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的策略

(一)引進先進的技術人員。信息化是科學技術發(fā)展的產(chǎn)物，因此，信息化的應用需要高科技的人員。建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化是在虛無的計算機網(wǎng)絡中建立的，因此，它的建立需要擁有計算機知識和技術的人才能建立起來的。建立之后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化的管理也是需要擁有計算機知識的先進人員來進行管理。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應該大量引進先進的技術人員來指導和培訓檔案管理員，讓他們擁有計算機的知識和水平來管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理朝著信息化方面發(fā)展。

(二)在網(wǎng)絡中建設該鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案館。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化的前提是檔案的網(wǎng)絡化，因此，建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化需要在計算機網(wǎng)絡中建設一個屬于該鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府自己的檔案館，這樣才能使檔案管理信息化成為可能。基于以上的要求，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府一是應該建立一個政府獨立的網(wǎng)站，網(wǎng)站上的內容都是關于整個鎮(zhèn)的相關情況以及最及時、最迅速的政策消息。二是在這個網(wǎng)站里面建立一個獨立的檔案館。三是政府將該鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府中的所有紙質檔案通過掃描進入計算機內，在計算機內將這些檔案進行分門別類的管理。四是讓這些單獨的檔案室有著內部的聯(lián)系，彼此之間能夠互相彌補。例如:戶口部門建立一個戶口檔案，保險部門建立一個有關保險的檔案等諸如此類的檔案館，然后，查找一個人的戶口時，該人的保險、教育等信息都會出現(xiàn)。

(三)檔案管理員應該擁有計算機知識，會操作計算機。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的建設對檔案管理員提出了巨大的要求和挑戰(zhàn)。因為，信息化的建設依靠著計算機網(wǎng)絡。檔案管理員只有懂計算機網(wǎng)絡和會使用計算機網(wǎng)絡，才能使檔案信息化管理成為可能。基于以上的要求，檔案管理員應該學習與計算機相關的知識，讓自己擁有更多的計算機知識，不斷提高自己使用計算機的能力，這樣有利于檔案管理員更好地在計算機網(wǎng)絡上管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案。檔案管理員在提高自己的計算機水平時，還要不斷提高自身的文化素質，如:學習與檔案相關的知識，以便自己能夠更好地管理檔案。

四、結語

建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化，能給政府帶來實用的價值。其實在建設鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化時，政府也應該注意相關的問題，例如:避免鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案被網(wǎng)絡不法分子竊取，來危害人們的利益，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案能夠進行合理化、有效的管理。

［1］邵燁．談新公共管理在我國行政管理改革中的作用［J］．云南社會主義學院學報，2010

［2］李吉陽．鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理問題探析［J］．大慶師范學院學報，2014，3