淺談干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新

李 鳳

（玉林市衛(wèi)生學(xué)校，廣西 玉林 537000）

干部人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、思想政治、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。干部人事檔案直接關(guān)系到干部個(gè)人的切身利益。當(dāng)今，干部人事檔案管理工作已列為目標(biāo)管理工作之中的一項(xiàng)內(nèi)容，隨著此項(xiàng)工作的開展和深入，干部人事檔案管理的重要性日漸顯露出來。隨著干部人事制度的改革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)干部人事檔案服務(wù)和服務(wù)方式的要求越來越高，特別是如何發(fā)揮干部檔案的服務(wù)功效，實(shí)現(xiàn)干部檔案工作的信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，是干部檔案工作改革創(chuàng)新的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)[1]。為適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，干部人事檔案管理工作必須進(jìn)行創(chuàng)新。

1 當(dāng)前干部人事檔案管理存在的問題

1.1 干部人事檔案管理者觀念陳舊

干部人事檔案管理者的思想觀念還停留在過去的干部人事檔案只側(cè)重于政治歷史，沒有意識(shí)到干部人事檔案在適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的過程中已發(fā)生了變化，由側(cè)重于政治歷史轉(zhuǎn)移到提供干部的德、能、勤、績、廉等方面的數(shù)據(jù)及信息，是全面考察了解和正確選拔使用干部的一個(gè)重要依據(jù)[2]。

1.2 干部人事檔案管理者檔案保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理者保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，使得外界理化因素（如光、熱、氧等）、生物蟲霉等對(duì)干部人事檔案危害很大，最常出現(xiàn)的就是蟲蛀現(xiàn)象。另外，由于管理不嚴(yán)格，還存在修改檔案內(nèi)容的現(xiàn)象，甚至有檔案材料丟失的現(xiàn)象。

1.3 干部人事檔案管理制度不完善

干部人事檔案內(nèi)容包括履歷材料等十大類，由于在收集、整理、鑒定、加工裝訂等過程中，沒有規(guī)范的規(guī)章制度約束，如紙張要求、書寫要求等，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料紙張不一、參差不齊、字跡潦草，甚至涂改，有些會(huì)出現(xiàn)漏掉本人簽名的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響著干部人事檔案的質(zhì)量。有些地區(qū)干部人事檔案實(shí)行集中管理，例如我市，處級(jí)干部人事檔案集中由市組織部管理，個(gè)別單位在移交處級(jí)干部人事檔案過程中拖延，致使檔案未能及時(shí)移交當(dāng)?shù)刂鞴懿块T，影響工作進(jìn)程。

1.4 干部人事檔案的鑒定未被認(rèn)真對(duì)待

干部人事檔案的鑒定不同于其他專門檔案，其鑒定主要從價(jià)值性、完整性、真實(shí)性等方面進(jìn)行[3]。

（1）干部人事檔案要把具有價(jià)值的材料如履歷表、簡歷表等留下，但有時(shí)候管理人員卻認(rèn)為有總好過沒有，將個(gè)人回憶錄、傳記等沒有歸檔價(jià)值的材料收歸，這不符合干部人事檔案收集制度。

（2）有些干部人事檔案管理人員在收集材料時(shí)還持舊的思想觀念，側(cè)重于政治歷史情況的審查材料，而輕視學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料。有的單位只保管了完整的在職在編干部的人事檔案，對(duì)其余聘用人員的人事檔案材料收歸要求不高，影響了檔案的完整性。

（3）干部人事檔案與干部本人的切身利益密切相關(guān)。在當(dāng)今干部不斷年輕化的趨勢(shì)和利益的誘惑下，有些干部把年齡寫小，把黨齡、工齡寫大，把學(xué)歷報(bào)高等，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性。有些材料字跡模糊，干部人事檔案管理工作人員請(qǐng)人代填也可造成信息不真實(shí)。

2 存在問題的原因

2.1 認(rèn)識(shí)不到位

干部人事檔案管理人員沒有真正認(rèn)識(shí)到自己所做工作的特殊性及重要性，只是一味地認(rèn)為檔案部門是一個(gè)工作繁雜、沒有什么直接經(jīng)濟(jì)效益、吃力不討好的“角落”，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，易被人忽視，以“工作做得好與壞沒有多大影響，反正提拔一般與自己關(guān)系不大”的心態(tài)消極對(duì)待工作。

2.2 專管人員少之又少

多數(shù)單位目前的檔案專管人員很少，多數(shù)是兼職檔案管理人員，外出培訓(xùn)少，未能及時(shí)學(xué)習(xí)到新的有關(guān)檔案的法律法規(guī)，也未能及時(shí)了解新的檔案保護(hù)方法和手段。

2.3 宣傳力度不夠

雖然國家出臺(tái)了一系列關(guān)于檔案的法律法規(guī)，地方政府也參照國家標(biāo)準(zhǔn)制訂出更適合本地的規(guī)章制度，但沒有宣傳或宣傳力度不夠，相關(guān)材料缺乏，培訓(xùn)班開辦也少，許多新的管理理念無法傳達(dá)給干部人事檔案管理人員。

3 干部人事檔案管理工作創(chuàng)新之我見

綜上所述，干部人事檔案管理工作要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，就必須進(jìn)行創(chuàng)新。

3.1 培養(yǎng)創(chuàng)新型人才，轉(zhuǎn)變思想觀念

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人才是創(chuàng)造財(cái)富的關(guān)鍵。干部人事檔案對(duì)保密性要求很高，必須由思想政治覺悟高、原則性強(qiáng)、知識(shí)水平較高的黨員干部來管理。要使干部人事檔案管理更加人性化、更加適應(yīng)當(dāng)今檔案事業(yè)的發(fā)展，必須培養(yǎng)一批創(chuàng)新型專管人才，由過去的側(cè)重政治歷史信息轉(zhuǎn)到注重干部個(gè)人的德、能、勤、績、廉等方面的信息，由傳統(tǒng)型管理轉(zhuǎn)為高科技型管理，建立“以人為本”的創(chuàng)新機(jī)制，與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，讓干部人事檔案管理能適應(yīng)當(dāng)今干部人事制度改革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3.2 完善規(guī)章制度，加強(qiáng)宣傳及對(duì)干部人事檔案的保護(hù)

把干部人事檔案管理工作列入目標(biāo)考核內(nèi)容，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，積極派管理人員參加各種有關(guān)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，參照國家及地方所制定的檔案法律法規(guī)，在單位建立和完善干部人事檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，讓干部人事檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

（1）一是完善干部人事檔案的收集制度。各單位專門的干部人事檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常與主管人事的部門保持聯(lián)系，及時(shí)了解干部信息并迅速收集歸檔。

（2）二是完善干部人事檔案材料鑒定制度。在收集干部人事檔案的同時(shí)，要對(duì)檔案材料的價(jià)值性、完整性、真實(shí)性進(jìn)行鑒定。首先查看材料，做到材料完整、分類正確、排列合理，分辨有無保存價(jià)值，有價(jià)值的留下；其次查看干部人事檔案內(nèi)容是否完整、手續(xù)是否完備；再次查看要?dú)w檔材料是否是干部本人的，不能張冠李戴，不能有多種記載；最后整理、編目、裝訂成冊(cè)。

（3）三是轉(zhuǎn)遞工作慎重嚴(yán)謹(jǐn)。嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案收發(fā)登記制度，遵守檔案專遞郵寄，做到轉(zhuǎn)遞檔案過程手續(xù)完備，確保干部人事檔案的安全，并及時(shí)送到，不影響工作進(jìn)程。原則上自帶的檔案不接收，嚴(yán)格遵守檔案的嚴(yán)肅性和保密性原則。

3.3 加快干部人事檔案信息化[3]

目前許多單位已經(jīng)實(shí)行檔案管理“無紙化”，可以實(shí)現(xiàn)檔案遠(yuǎn)程共享、避免轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，提高干部檔案利用率。這樣做的首要前提便是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，投入大量資金，購進(jìn)新型計(jì)算機(jī)、相關(guān)檔案管理軟件及高清掃描系統(tǒng)，把干部人事檔案數(shù)字化，建立數(shù)據(jù)庫；其次檔案專管人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，學(xué)習(xí)干部人事檔案現(xiàn)代管理模式，掌握新的信息技術(shù)及管理知識(shí)，并將其應(yīng)用到實(shí)際工作中去，提高干部人事檔案管理水平；最后通過設(shè)置權(quán)限，提供信息檢索，早日實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息共享。

3.4 創(chuàng)新服務(wù)方式，提高干部人事檔案利用率

干部人事檔案管理的目的在于利用。隨著當(dāng)今人事制度改革及經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，干部人事檔案也日漸增多，原始的借用、查閱服務(wù)方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代干部人事檔案服務(wù)要求。將干部人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行科學(xué)管理是必然趨勢(shì)。

一是要干部人事檔案管理人員樹立“全心全意為人民服務(wù)”的理念，端正自己的態(tài)度，要有奉獻(xiàn)精神。

二是認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案處理等科學(xué)技術(shù)，不斷為自己充電，充電的同時(shí)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開拓創(chuàng)新。

三是在實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化服務(wù)的同時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行保密制度[4]。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)查詢、利用檔案數(shù)據(jù)信息的權(quán)限，對(duì)不同的使用對(duì)象設(shè)置不同的操作權(quán)限，并設(shè)置“雙密鑰碼”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密保護(hù)，同時(shí)注意數(shù)據(jù)的備份。

[1]張永民.干部檔案管理的創(chuàng)新[J].中國檔案，2004（11）：17-18.

[2]中共中央組織部，國家檔案局.關(guān)于印發(fā)干部檔案工作條例的通知[S].組通字[1991]13號(hào).

[3]姜之茂.檔案人員上崗必讀[M].北京：中國檔案出版社，2007.

[4]韓天佑.開發(fā)利用檔案信息資源的思考[J].中國檔案，2004（4）：39.