企業財務信息化建設如何滿足業務需求

黃羽

摘 要：隨著信息化時代的到來，企業財務信息化建設如何滿足業務需求已經成為一個需要迫切解決的問題，根據中海航集團上海國際貨運有限公司的實際情況，探討相應的措施，具有一定的理論意義和實踐價值。

關鍵詞：企業；財務；信息化建設；業務

中圖分類號：F275 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）36-0144-02

引言

縱觀現今任何一個企業的良好、有序、長遠的發展離不開信息化建設和對信息一體化的充分、靈活運用，而信息化建設的重點包含了企業財務信息化和企業營運信息化。如何讓不同的使用部門找到信息建設運用的平衡點，切入點又是企業信息化建設的關鍵，如果部門間的信息化建設只是一味滿足本部門的需要，不能縱觀全局，而忽略其他部門的信息需求，那么它的信息化將是個孤島，對企業來說它將失去長遠、有效的發展價值。

一、實現企業部門間信息共享，提高企業競爭力

（一）建立客戶信息數據庫

不同部門的人員根據各崗位不同的權限對客商信息逐一補充、完善，尤其是針對客商名稱、客商編碼、稅務登記證號碼、注冊信息、及客商的其他基本信息需要認真添加，錄入的數據要做到唯一、準確。

財務部門根據客戶的交易記錄（分門別類地（如海運進口、出口；空運進口、出口等）），設定客戶的信用等級、信譽度等。整合客戶的歷史交易明細，但不局限于交易金額、箱量、運輸航線、方式（整箱、拼箱）、成本費用（包括后期服務成本）等。客戶的賒銷金額和賒銷比例、應收賬款周轉率等，不同的信用等級客戶應設定其應收賬款警界線、可控金額。

客戶的欠款金額如超過應收賬款警界線，設置報警級別，將客戶按客戶欠款的余額與其授信額度的比例分為不同的類型，以便于掌握各個客戶的信用情況，企業各個部門根據其信息需要實時地知曉某位客戶的信息內容。

客戶的交易數據和內容要做到實時更新、準確。公司建立一套完善、實時、準確、安全的客戶信息數據庫，以便于在任何時候對不同品質的客戶信息一目了然，對于業務部門項目決策的可行性分析時可以有的放矢，了然于胸，有利于其做出正確的判斷分析。

（二）建立服務商信息數據庫

對于與服務商的交易記錄，也應建立實時信息數據庫，信息數據不局限于服務商的歷史交易明細、船公司的航線價格、歷史趨勢價格圖（淡季旺季之分）、優惠價格和條件；車隊資質、車隊報價、裝箱公司的服務價格和服務質量，以及服務商的付款條件、付款期限、安全保障措施等。不間斷地、實時地對服務商的信息進行完善、整合，有利于業務部門在業務具體操作和選擇時可以第一時間掌握實時情況，與服務商進行價格談判時對談判方向握有一定的主動性和可比性。

（三）充分利用客戶和服務商的信息數據

各部門根據不同崗位的權限查看客戶和服務商的相關信息，信息數據實時、準確、完整業務部門根據不同的客戶要求量身定做貨運代理服務的業務方案，一個單子一個價，但要做到相同運輸條件的方案之間具有一定的可比性，不能盲目追求銷售利潤而忽視應收賬款周轉率等指標，當一個企業資金被長時間占用時，會加大企業的財務風險，影響資金周轉率，要充分利用已有的信息資源實現方案的可行性分析比對。

財務信息與業務經營信息的相關性、數據共享可節約企業信息化建設的人力、物力、財力，實現部門目標利潤與企業目標利潤的一致性、實現企業價值最大化。一個企業若能實現部門間信息資源的充分共享，可相當程度地提高企業的競爭力。

二、財務信息建設的規范化、程序化與企業業務的個性化相結合

企業財務信息建設需要規范化、程序化，而企業業務又具有其鮮明的個性化特征，根據兩個部門不同的信息需求充分融合到一個具有可利用的價值平臺上。面對激烈的行業競爭，依靠信息化提高企業跨地區、跨部門甚至跨國的協同辦公能力勢在必行，以此提高企業的規范化和秩序化，提高企業的核心競爭力。

財務數據信息必須堅持規范化原則，這既是財務工作性質決定的，也是防止違規記賬，堵塞管理漏洞的必要措施。而貨代行業的費用名目較多，與港口有港口安保費、港口堆存費等結算；與報關行有報關費等結算；與運輸車隊和集裝箱公司有拖車費用、集裝箱使用費、超期費等結算；與裝箱（包裝）公司有做箱、包裝費用等結算；與保險公司有保險費用、理賠條件等核算；與船公司、航空公司等存在訂倉、報價、運輸費等結算。上述費用的總和形成了貨代行業的成本和費用。

業務部根據數據信息庫的實時信息比較各服務商的報價，針對每筆業務客戶的不同服務要求，制定專業的業務方案，預估每筆交易的成本、費用、利潤等，為每筆業務的方案可行性提供有力的決策依據。

貨代行業要注意海外市場的開發，上海貨運如能成為海外供應鏈的一部分，或某海外項目物流、工程物流的本地供應商，甚至對國外大型海外集團開發將是其目前行勢下發展的最佳選擇。上海貨運如能不斷往外延伸，并伸入到買賣雙方的利益角度分析問題，提供一套完整的解決方案，首先需要對各個不同層次、不同類型信息的統一收集和利用，做到成本可控性強，掌握的環節越多，可調節的成本也越靈活，利潤空間越大，為客戶提供完善的物流服務更加切合考慮成本核算，也急需海外代理的物流服務，使其業務更趨完美。

三、企業根據部門與人員的不同級別、權限，實現信息管控

實踐證明，對企業內部的各種資源進行高度集中的管理、控制和配置，才能做到“數出一門，信息集中”，迅速地對各種財務、管理方案做出科學的、價值最大化的決策。

企業實現全面信息化建設后，首先要保證各個數據庫的安全、可靠、信息唯一、權限分明，才能使各部門讀取、使用的數據具有實效性、準確性。各部門根據不同的工作內容和職責，對數據庫的信息內容利用時設置如“只讀、修改、添加、打印、下載”權限，并且權限的使用在后臺要留有使用痕跡，只有這樣才能保證數據的唯一、可靠，當數據進行錯誤修改時需要有提示設置和報警裝置。endprint

企業的信息維護部門平時要做到信息的及時地維護和備份數據，當出現信息數據風險（如病毒侵入、信息和權限的惡意篡改等）時能適時地恢復功能、數據內容。伴隨著企業的逐步發展、實力的強大、業務的拓展，企業的信息功能和權限可不斷地進行完善和改進，做到信息建設符合企業實際發展需求。

企業要實現信息的充分管理和控制，信息平臺的實用性和安全性是首要重視的問題，只有保證信息的安全才使各部門和使用者讀取的內容真實可靠，具有使用性和參考性。

四、協同辦公，提高信息服務質量

企業需要信息面廣，真實準確，敏銳迅捷的信息系統，為加強經濟管理，提高經濟效益服務。各個部門在同一個信息平臺上辦公，整合資源，充分利用才能提高信息的服務質量

財務信息為企業項目決策提供有力的后臺數據分析。財務部門的數據信息，可以讓業務部門實時地掌握客戶的交易情況、業務報價方案、應收賬款周轉率、欠費金額、賒銷比率、信用額度等，也可以掌握服務商的歷史報價情況、服務質量等，這樣當業務部門在進行項目可行性分析、方案比較時可快速做出決策，有利于提高辦公效率。

財務部門在把握相關法律、法規、條例、政策時要具有敏銳性。2012年度上海試點現代服務行業稅收政策“營改增”變化，對企業的定價、稅負和利潤都有較大影響。對業務和財務部門都提出了學習、掌握的要求，征稅比率由營業稅的5%上升為增值稅的6%，以及征稅方式和納稅政策的變化，企業的報價方案同時隨之亦變化。各部門在同一平臺上學習、掌握，有利于對政策理解的一致性和提高學習、辦公效率。

五、信息統一收集、分析和反饋

企業管理人員不但需要及時了解公司運營狀況，而且需要及時監控企業的運營狀況，需要及時地做出決策。而決策需要大量及時、真實、可靠的信息做支撐，企業需要經常收集財務和業務的數據進行分析。因此，企業必須要快速、高效的信息收集分析手段，能夠根據不同的決策需要，隨時采集一些數據，隨時地進行分析，為領導決策提供支持和服務。簡捷、快速、實用的信息收集分析平臺，通過數據采集、數據分析功能，企業可以根據數據收集和分析需求的變化隨時采集數據進行分析。

數據采集人員從多個業務系統或者功能模塊中收集數據，在每個業務系統中，數據的填報方式、填報流程各不相同，需要分別進行數據收集，對數據進行整合，建立數據之間的關聯性。

企業信息化建設的“信息”要做到統一收集、在同一平臺處理、分析，信息在同一渠道反饋，這樣才能使財務信息和業務信息處理在事件的事前、事中、事后等所有環節保證數據的同一性，充分做數據同出一源。不管是財務部門或業務部門的業務數據均要在同一平臺收集、分析和反饋。

六、加強人員培訓，不斷提高業務素質，提升管理理念

熟練掌握是充分發揮財務信息系統和業務信息系統協同辦公功能的關鍵之一，保證系統信息使用和操作人員，尤其是財務人員不僅僅是輸入信息，而且要能充分使用信息、綜合分析信息結果，從廣泛的信息數據中提取有用、有價值的數據信息，利于提高工作能力，在不同部門的項目決策時實時地提供可靠的數據內容 。

規范操作、熟練掌握是保證系統運行順暢，實現系統高效能的重要前提。平日加強系統操作人員的培訓，提高業務素質，使其盡快掌握系統操作技能、主動適應工作方式和模式，是財務信息化建設的主要任務之一。特別是建立一套與財務信息化相適應的工作制度和激勵機制顯得更為重要，只有切實抓好這方面的工作，財務信息化建設任務才能最終完成。

總之，會計信息建設如能滿足業務的大量需求，則推動了行業經營和財務管理的規范化和制度化進程，極大地促進了行業的信息化建設，是建設“嚴格規范、富有效率、充滿活力”的上海貨運的重要動力。企業財務信息化建設的繼續深入實施是行業現代化建設的客觀要求，對提高行業管理水平必將發揮重要的作用。

參考文獻：

[1] 李勉，張依農，王新玲.會計信息系統原理與應用[M].北京：電子工業出版社，2013.

[2] 楊周南，叢書.會計信息系統——面向財務業務一體化[M].北京：電子工業出版社，2006.

[責任編輯 陳鳳雪]endprint