建設檔案信息平臺 構筑一流檔案服務

姚瓊

摘 要：網絡與移動技術應用于檔案管理和實踐中，促進檔案信息化、數字化與電子化，提升檔案信息的即時性與互動性，提高檔案的使用效率，更好地落實檔案為工作服務的理念。

關鍵詞：檔案信息化；校園網；電子檔案；移動檔案；檔案安全性

近年來隨著計算機網絡技術和移動信息技術的迅猛發展，使檔案工作面臨著許多新機遇、新問題，如何在當下做好檔案管理工作，對我校提出了新的挑戰。為實現“辦人民滿意的學?！钡哪繕?，按照“整合資源，爭創一流”的精神，本著“開拓創新、與時俱進”的理念，檔案網絡信息化是順應形勢實現上述目標的有力手段。新的移動網絡技術與檔案工作的有機結合，將促進檔案工作的信息化歷程，并大大提高檔案工作的效率。

1 實現的目標

計算機技術日新月異，不同技術具備不同特性，只有將不同的技術與不同的應用相結合才能最大限度地提高檔案應用效率。信息網絡適用于可以公開、大數據量檔案信息的發布；移動APP適合小數據量信息交換，即時好，交換性強。但是它們面臨的同樣問題是數據安全性，因此重要、敏感性的檔案不適用于上述應用，必須通過檔案員進行物理隔離，確保安全性、保密性。

基于上述應用，我們進行以下安排：

檔案目錄、查詢預約采用移動APP應用。

公開的檔案資料通過校園網發布。

敏感性檔案通過紙質文件查閱，適當可進行數據備份保存。

下述我們就各類應用按照已完成的及將來工作規劃作詳細介紹。

2 校園網檔案的介紹

在領導的支持下，學校在校園網上開辟了“檔案在線“ 欄目，下面對其特色進行介紹。

1、照片管理——MY CLOUD的應用。

在領導的支持下，學校購置了最新設備MY CLOUD，容量達4T，用于存放學校歷年照片。它的應用，大大改善了原有查詢的繁瑣與設備的局限，使用者只需在校園網終端設備上就能檢索到所需的照片資料，既方便了使用者，免去了來回奔波的繁瑣，也節省了檔案員的時間與精力。

2、優秀教案、公開課影像資料的電子化借閱。

學校學科帶頭人、骨干教師等歷年優秀教案、公開課影像資料，將其目錄掛于校園網上，方便借閱者檢索，對于確實需要借閱的，再與檔案員聯系，辦理借閱手續。

3、學校大事記、歷年榮譽，見證了學校發展的歷史。

將學校每年的大事記、歷年榮譽（包括集體的和師生個人的），結合校園新聞展現在校園網上，重要的并配以照片說明，形象的反映了學校的發展歷程。

4、常規檢查評審目錄的羅列。

每年各部門需要上交的常規檔案，以及教育行政部門的例行檢查，將這些目錄掛在校園網上，方便各部門收集本部門的材料。對其已上交的用不同顏色加以區別，輔助各部門了解收交情況。

5、檔案考核制度的落實。

將檔案考核制度落實在校園網上，對檔案的收繳情況、完成質量及上交時限等進行考評匯總，既保證了每半年一次的檔案考核制度的按時有效實施，也避免了各部門對考評小組成員的意見分歧。

3 移動APP檔案內容與功能設想

（一）檔案借閱模式的改變

1、 現有檔案借閱模式

現有檔案借閱模式為，借閱人先致電檔案室，看看檔案員是否有空接待，并將要借閱的檔案告知，隨后雙方約定時間，借閱人首先查閱紙質檔案目錄，再由檔案員調出檔案，辦理借閱手續。這種模式存在幾個弊端：1、檔案員是否有空接待。2、需借閱的檔案是否已借出需另外查閱借閱登記簿。

2、 移動APP檔案內容與功能設想

移動APP的應用，可以實現以下工作模式：借閱人首先在移動端查閱檔案目錄，確認檔案室存有自己所需的檔案，接下來在移動端填寫信息，預約來檔案室借閱的具體時間。

（二）檔案會議通知模式的改變

現有的檔案會議開會通知有幾種形式：1、當面通知。2、書面通知。3、電話通知。這些通知有個共同的弊端，沒有被通知人的反饋信息及自動提醒功能。改變原有的會議通知模式，將會議通知發送至與會人員移動APP，設置定時提醒功能和收到回復功能，以及最后對會議反饋信息的收集。既方便與會人員安排行程，也方便組織者統計與會人員人數和出席情況。

4 檔案信息化工作的建設

在我校計算機技術人員的努力工作下，檔案在線欄目加入到校園網，并配備一臺檔案服務器及時更新檔案相關信息、充實檔案電子資料。另外規劃通過租賃云服務，實現圖書館與檔案移動查詢、預約等服務，配備專業電腦與云進行數據更新、同步及數據備份。

5 安全性的構建

信息建設提高了檔案工作效率，同時也帶來了數據安全性風險。為了提高信息安全，我校計算機技術人員一方面為檔案相關計算機安裝防病毒軟件，另外與云服務連接的計算機不與校園網進行物理連接。檔案員定期通過移動存儲設備對檔案計算機及云服務計算機進行數據備份。備份工作至關重要，制定相應的安全管理規范，從電子檔案的形成到存儲、處理和利用都應該制定相應的安全措施，例如在存儲電子檔案時要選取性能好的存儲載體進行保存，同時要加強對光盤保存環境的管理，避免光盤受到有害氣體或是強光的危害造成電子檔案丟失。再者，對于存儲在電腦中的檔案文件，管理人員應該在電腦上建立相關的安全保護系統，加強病毒防護措施，保護電子檔案安全。

6 現狀、實施計劃和努力方向

自從檔案在線加入校園網后，瀏覽、電子信息交流與咨詢答疑人數不斷上升，大大提高了檔案資料的使用效率。學校將進一步加快移動網絡建設，使檔案工作發展成一個新穎的、全天侯、全覆蓋的服務。

在實踐中，我們體會到：

（一）爭取領導的重視與支持，是保證檔案信息化順利建設和正常運作的關鍵。

檔案信息化過程中遇到許多困難，尤其是“人、財、物”的問題比較突出。于是，我們積極爭取領導重視與支持：在硬件上配置了電腦；在人力上，配備了一位精通電腦，責任性強的網路技術人員。并添置了打印機、掃描儀、高分辨率數字照相機、網絡存儲等設備，保證了檔案信息化的正常運行。

（二）提高檔案管理人員信息能力與素質

檔案信息化管理與傳統紙質檔案管理相比，其對管理技術的要求更高，因而對管理者的素質要求更高。學校應該加強對檔案員的培訓工作，豐富其在電子檔案和計算機技術方面的知識，提升管理人員對電子檔案的管理能力。

（三）以服務的理念從事檔案工作，才能取得更佳的效果。

本著全心全意為人民服務的態度，努力轉變工作作風，深入各科室了解檔案使用情況，匯總需求，真正實現檔案的服務功能。

（四）建立長效管理機制，有利于檔案信息化的規范和恒久運作。

投入建設檔案信息化雖然十分不易，然而使其規范和恒久運作則更難。為此，我們建立了針對現有電子檔案管理的暫行辦法，明確了檔案電子信息管理員及其工作職責，定期進行數據備份、強化維護、密切與校計算機管理員協作做好相關電子設施的保養和安全保密措施更新等工作。直至目前，尚未發生過任何事故，且運行正常。

檔案信息化投入應用至今，我校已經嘗到了許多甜頭，而且越發覺得它已成為我們學習、工作不可或缺的一部分。

今后，我們將重點做好以下工作：

1、修訂《檔案信息化工作暫行管理流程》，確保檔案信息化的工作更加規范有序。

2、優化網頁設置，使檔案網頁結構合理、主題鮮明、瀏覽方便。

3、不斷完善網頁功能，定期更新和豐富網上內容，并結合檔案電子信箱，加強交流與溝通。

4、配合校領導完成檔案移動網絡建設，使檔案工作更加便利、有效，方便使用。

5、及時傳遞檔案工作的信息、經驗和動態情況，努力把檔案信息化建設成為“群眾滿意、部門滿意、領導滿意”的新的工作陣地。

參考文獻

[1]薛四新，《檔案館信息化與檔案管理變革》，機械工業出版社，2008年9月

[2]林蘇，黃愛華 《檔案與信息管理》，中山大學出版社，2012年8月

[3]吳建華，曾娜，《檔案網站信息資源組織研究》，科學出版社，2013年9月