學校檔案管理工作現狀及改進方法淺析

劉麗英

摘 要：學校檔案是一個學校重要的信息資源，學校發展的真實記錄全部都記錄在檔案當中。目前部分學校對于檔案管理的重要程度缺乏認知了解，隨著現代化技術在檔案管理工作領域的廣泛應用，學校的檔案管理工作一定會展開新的局面。本文從三個方面談了改進現在學校檔案管理工作的方法。

關鍵詞：學校；檔案管理：現狀；問題；改進方法

學校檔案記錄和反映著學校的情況，保存了各種學校文件材料，所包含的檔案內容不僅有學校和教師在從事教育、教學管理的過程中總結得出的具有保存價值的實際經驗記錄，還包含著每一位學生的個人信息、學習情況以及德育工作等各方面內容，這些檔案內容對學校、教師及學生來說都至關重要，同時也是研究改進、提高教育事業不可多得的寶貴史料和學校管理工作中不可缺少的重要環節。

1 學校檔案管理的內容

1.學校行政管理方面的檔案。這方面的檔案包括校史資料；上級的文件"通知及有關批復；工作計劃"總結及大事記；各種規章制度、會議紀錄及有關決定；固定財產登記表及財務資料；受各級各部門表彰情況及證件；歷年學校領導班子的組成人員及基本情況等。

2.教師管理方面的檔案。這方面的檔案歷年教職員工的花名冊及基本情況登記表；教師在校級以上（含校級）進行示范課、觀摩課、各類公開課的教案及評教記錄、指導意見及結論；每學期教師的學科教學計劃及班主任工作計劃；教職員工的年度工作總結及考核評定材料；教師業務進修資料及學歷合格教師的繼續教育資料等。

3.學生管理方面的檔案。這方面的檔案包括學校每學年的分年級分班學生花名冊及基本情況登記表；學籍登記表（學籍卡或借讀卡）；轉學、休學、復學的有關證件、存根及失學等情況登記；學生體檢登記表及體育達標成績測查表；學生獎懲情況登記表；畢業證存根、畢業生合影等。

4.教育教學管理方面的檔案。這方面的檔案包括教務處、教研組及學校其他部門的工作計劃和總結；每學期教師任課情況安排表；每學期期終考試質量分析、成績統計表等。不同版本的教材"教參；學校和教師在各種報章雜志上發表的論文、經驗材料及他人發表的報道本校事跡的資料；完整的義務教育檔案資料等。

2 學校檔案管理工作的現狀

現代社會不斷快速發展，學校的檔案管理也得到了不斷發展和變化，這是學校檔案管理所面臨的主要客觀環境。目前部分學校對于檔案管理的重要程度缺乏認知了解，檔案意識不夠強，只在乎教學科研工作，而不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作與學校其他的工作之間沒有必然聯系，仍將建立檔案當做一個過程形式，僅僅以存根當做 最終 目的，很少翻閱、檢查和研究 ，導致檔案內容流失， 嚴重存在著檔案資料不全的現象，使之無法揮發出其 自身所存在的可利用價值 ，導致檔案管理工作既浪費了大量的人力和物力又得不到任何的效用。

3 學校檔案管理工作中存在的問題

1.管理手段落后。人員水平較低。檔案不僅是一種歷 史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用 這種資源成為了學校工作的重要環節。在學校的檔案管理 過程中，管理的工作量普遍較大，一些數據及信息資料都異常復雜。學校檔案管理人員的文化水平雖 比普通單位的管理人員水平偏高一些，但真正科班出身、從事檔案管理工作的專職檔案人員卻很少，大部分都沒有受過全面的檔案管理專業培訓，對于檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效利用的意識，操作上也都是傳統的、低效率的方式，極少運用計算機等現代化技術進行管理。

2.硬件設備不全。檔案內容流失。學校的有限資金大多都投入到了教學工作中，對檔案管理工作的硬件設備投入少之又少，檔案管理工作必備的條件難以落實，部分學校就檔案管理工作必備的工具都無法購置齊全，檔案錯歸亂放、隨意歸檔，嚴重的甚至造成檔案材料發生霉變或者蟲蛀，嚴重影響檔案的完整度，造成內容缺失。

4 學校檔案管理工作改進方法

檔案管理工作是提高學校工作效率和進行教育教學的重要基礎和必要條件，以下從三個方面談談改進現在學校檔案管理工作的方法。

1.學校要成立以最高負責人為組長、各級教研同志共同參與的檔案工作小組，建立健全檔案室，認真研究和解決檔案管理工作中所涉及的設備等硬件問題，改善檔案管理條件和工作環境，建立網絡信息化檔案管理，使檔案管理工作與學校其他各項工作同步發展。學校要結合學校實際情況，組織校工作人員學習與宣傳做好檔案管理工作對學校的重要性，使大家增強檔案意識，形成人人重視檔案管理工作，自覺維護學校檔案管理工作的氛圍。

2.學校檔案管理人員作為檔案管理工作中的核心重點，必須跟上時代的要求和學校發展的需要，要不斷加強業務能力培養，拓寬知識面，努力提升自己本身的素質修養，以便加速檔案科技進步，推動檔案 事業發展。 一個合格的檔案管理人員不僅要深入鉆研專業知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，學習相關的理論知識，提高自己的工作的能力；具備一定的語言基礎及寫作能力。作為一名管理人員，相關的文字編輯是主要的工作內容，因此管理人員要具備一定的內容編寫能力；具備較高的政治素養。檔案管理人員管理著各種各樣的檔案，其中包括學校的科研活動資料、教學的計劃以及內容、人事變動等重要記錄，這就要求檔案管理人員必須樹立正確的人生觀，堅定政治立場，關心學校發展，竭盡全力確保檔案內容安全；具備嚴謹 的工作作風。檔案管理工作集政治性、科學性為一體，同時還有較強的服務性，同時還是一項復雜繁瑣的工作，保持嚴謹的工作作風是做好這份工作的基本條件，一旦因為不小心造成檔案遺失，將會給學生甚至學校帶來不可估量的損失。

3.大多數學校都在應用多媒體技術實現教學工作的現代化，而檔案管理工作的條件卻很落后。學校檔案大部分都是紙質資料，保存起來具有一定的困難，這就要求學校改善檔案管理條件、改進檔案管理設備、加快檔案管理技術的現代化步伐，配備檔案現代化所需的計算機、掃描儀等高科設備。除了改善檔案管理條件外，分類管理在檔案管理工作中也有著不可替代的重要性。學校檔案以學生和教師為主要單位，數量龐大且類別紛繁，為了便于后期的管理、查 找及使用 ，檔案管理工作人員可根據不同的對象、內容對檔案進行分類管理 ：人事檔案。以個人為單位，記錄學校人員的工作歷史、道德品質、工作業績等內容；文史資料檔案。以詳實的文字和圖片形式，記錄學校的創建及發展軌跡；學生檔案。這是學校檔案里最重要的部分，真實的記錄著每位學生在校期間的學習生活，是學生最真實的履歷記錄，也是學生日后工作供各工作單位組織、選拔、任用的重要依據。

綜上所述，隨著現代化技術在檔案管理工作領域的廣泛應用，檔案管理工作的技術含量在不斷增加，檔案管理人員的工作水平也在不斷提高，管理手段不斷改進，開發利用不斷創新，不斷為學校的教學和科研工作提供優質服務，學校的檔案管理工作一定會展開新的局面。

參考文獻

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