秘書寫作應注意的幾個問題

馬博文

內容摘要：秘書寫作是文秘專業學生未來面對的主要工作。因此既要分析該專業學生在寫作中會遇到的普遍問題，又要研究其提高寫作能力的方法，這是培養專業人才的重要手段。

關鍵詞：秘書寫作 注意 問題

文秘政務專業的學生寫作時會出現一些明顯問題。例如在寫作過程中經常會出現以下一些問題：

一.理由過長。例如在撰寫公文時，語言要簡練，不能繁雜。特別是標題，很多學生缺少對事件的概括力，難以用簡短、莊重的語言表達事件全貌。所以，在擬定標題時會把某一區域地段由于某天開始停電停水而對居民生活造成不便、請居民提前做好準備的通知會用超長的標題羅列出來，有失公文的莊重和簡潔。

二.寫作時的標題與理由不分。例如通告的標題是對全文主要內容的概括。具體到實踐，就是“某時停水停電通知”。至于“某某路段要進行水電管線檢測”則是引發“不便”的理由，應在正文的通告中體現出來，而不是出現在標題中。很多學生卻混淆了這方面，因此擬出例如“某市某區由于水電管線檢測而停電停水造成居民生活不便的通知。

三.文中的上下邏輯性不夠嚴密。在正文中極有可能會出現邏輯上的混亂。例如，在通告寫作中由原因轉向具體事項時，中間要有連貫性的句子，常用“特通告如下”，這是公文格式規范性的要求。但有的學生要么根本沒有過渡句，非常隨意地寫出“公布如下”、“說明如下”等。

綜上所述，作為政務文秘專業的大學生，應該擅長于寫作，公文等就是其中最常見的寫作。公文是處理日常事務、通知情況、記錄活動、總結經驗的重要工具。這需要加強寫作者理論修養、美學修養、道德修養、組織紀律性修養等方面提出了很高的要求。這需要：

一.好人品，即先會做人再會做事的道理。秘書寫作要求作者顧全大局、實事求是。

二.寫作者要具備一定的理論基礎、認識能力、政策水平、閱歷深度、文字功底等水平，因為秘書寫作內容涉及面廣，與各行各業的工作都有密切關系。掌握多方面的知識、熟悉行業行規，提高文字表達能力，是寫好文章的保證。大學生要通過具體的寫作實踐，領悟到學識廣泛、博覽群書的重要性，從而使寫作得心應手。離開這些基本要求，寫作就成了無源之水、無本之木。

三.要養成良好的寫作習慣。現在許多大學生的寫作能力欠缺，因為他們不再自己構思，而是到圖書館找到相關書籍后大段抄襲，或者到網絡上下載、復制，然后合成文章，長期下來，既喪失了寫作能力，又使學生養成投機取巧、不誠信的壞毛病，難以提高職業素養，影響到學生人格的發展。一旦真正寫作時便會出現語言混亂、文體不規范，思維混亂，思想淺薄等。

因此，提高寫作能力的幾個主要方法便是：

首先，旺盛的寫作熱情，要以發自內心的專一面對寫作。要通過多寫多練，使學生恰當地運用語言把心中所想的內容表達出來，將寫作知識轉化為實際的寫作能力，誠如劉勰所言：“心生而言立，言立而文明，自然之道也。”強化創新品質與創新意識作為人類的一種特殊的社會實踐活動，寫作是一項復雜的腦力勞動。應用寫作和秘書寫作也不例外，不能照抄照轉，人云亦云。

其次，要從籠統地提倡“多寫多練”到建立起科學的寫作訓。練體系的轉變。秘書寫作課不是簡單的工具課，要寫出高質量的文章，不是翻幾本參考書，學會幾種格式，依葫蘆畫瓢就能做到的。寫作訓練的關鍵，是具有科學性、系統性和可操作性，變封閉式的模仿為開放式的實際操作。還可以建立實踐教學基地，帶領學生走出教室，到機關、企事業單位去調查研究，收集、整理素材，完成整個寫作活動;或建立寫作模擬課堂，創設情境，使學生置身于一種“真實”的職業工作環境中，布置“職業工作”，讓其扮演不同的職業角色，用心體會不同角色的心態及其對工作要求的影響，協調配合，培養團隊精神。

教師在教學設計上要重點突出實踐操作環節，體現出連續性和循序漸進性，使學生在寫作實踐中豐富發展各種感覺和智能。同時，引導學生養成深入思考的習慣，例如閱讀名著、搜集資料、虛心聽取他人意見、反復修改完善的習慣等。鼓勵學生在參加社團、班級活動中，抓住機會進行寫作實踐。開展社會調研活動、講述寫作心得、、投稿、辦報刊、參加征文比賽等，提高學生學習寫作的積極性和能力。

（作者單位：哈爾濱師范大學文學院）