探究技工院校檔案信息化管理的有效途徑

常朝霞

[摘 要]近幾年，隨著社會發展過程中表現出對技術技能型人才的強烈需求，技工院校的發展開始受到廣泛關注，技工院校的招生規模也得到了適當的拓展。受此影響，技工院校檔案管理工作復雜化程度明顯提高，只有結合信息技術的應用制定科學的檔案管理措施，才能夠促進檔案管理效率的提升，支持檔案資源的優化利用。

[關鍵詞]技工院校；檔案管理；信息化建設

加快檔案管理工作的信息化建設，能夠實現對技工院校檔案資源的全面整合，促進檔案資源的優化利用，對檔案資源價值的發揮和技工院校辦學工作的優化開展產生著相應的積極影響。因此新時期要加強對技工院校檔案管理信息化建設的重視，并制定完善的信息化管理措施，逐步提高檔案管理水平，為技工院校各項工作的開展提供相應的支持。

一、技工院校檔案管理信息化的內容

對技工院校檔案管理工作信息化建設內容進行系統的研究，發現在當前社會背景下，結合技工院校檔案管理工作的具體要求，應該從以下方面開展檔案信息化建設。首先，將信息技術融入到技工院校檔案管理工作中，促進教學檔案管理、學生檔案管理等工作的改革創新，并且制定完善的計算機檔案管理系統，實現對各類型檔案數據信息的搜集和整理，促進院校檔案管理工作逐步呈現出信息化和規范化發展狀態。其次，基于信息技術應用的對學生檔案管理制度進行完善。學生檔案是技工院校檔案的重要組成部分，在探索檔案信息化建設的過程中，為了突出學生檔案管理工作的系統性和規范性，增強檔案管理服務能力，要結合信息技術的應用建設信息化的檔案管理制度，促進學生檔案管理呈現出信息化發展態勢，逐步提高檔案管理工作的整體發展效果。最后，在應用信息技術的基礎上，完善檔案資料的搜集、整理和歸檔工作，保證檔案資料的完整性。同時，基于信息技術的應用，還應該針對資料質量進行評估，明確不同資料的價值，進而保證資料管理質量的進一步提升。

二、逐步構建技工院校檔案管理信息化模式的途徑

為了能夠逐步改善技工院校檔案管理現狀，促進檔案管理信息化水平穩步提升，在組織開展檔案管理工作的過程中，技工院校要制定更為完善的檔案管理規劃，支持檔案管理信息化水平的不斷提高。

1.對技工院校檔案管理體制機制進行完善

在技工院校針對學校教學檔案探索信息化建設的過程中，首要工作就是要對工作體制進行適當的調整，為教學檔案信息化建設提供相應的支持。在實際工作中，要對教學檔案進行適當的分類，按照標準和范圍對檔案進行劃分，進而結合不同的檔案類型對不同工作人員的工作責任和工作權限等加以明確，避免在檔案管理工作中出現信息遺漏和信息錯誤的情況，影響檔案管理工作的真實性和可靠性。同時，借助信息技術開展檔案數據信息的搜集和整理工作，要對檔案信息搜集和整理人員實施有效的教育和培訓，保證檔案管理人員能夠適應信息化檔案管理工作的實際需求。另外，學校也可以組織檔案管理人員到重點高校中進行參觀學習，借鑒重點高校檔案管理信息化建設工作經驗，爭取能夠提高檔案管理信息化建設技術水平，構建更加完善的檔案管理體制機制，為檔案管理信息化建設水平的提升提供有效的支撐。

2.積極組織開展集成化檔案管理工作

檔案管理信息化的一個重要建設和發展方向就是管理的集成化，實現對各項信息技術的整合應用，促進整體管理效率和效果的提升。技工院校在針對學校辦學檔案進行管理的過程中，一方面要借助信息技術的支撐提升整體管理效果，另一方面為了能夠在實際管理工作中彰顯整合優勢，調動各部門參與檔案管理工作的積極性，實現各部門的團結協作，還要加強對檔案管理信息化聯動體系的構建，保證能夠將學校的各個部門有機聯合在一起，借助信息技術的應用對檔案管理工作加以改革創新。在具體工作中，技工院校可以嘗試引入檔案管理集成化系統，促進檔案搜集、整理、歸檔、查詢和借閱都能夠實現有機集成，增強技工院校檔案管理工作與學校教科研工作的契合度，真正在學校辦學需求下開展檔案管理工作，進一步提高檔案管理效率和效果。如此，在信息技術的支撐下全面推進檔案集成化管理，能夠促進管理工作水平的提升，對技工院校檔案資源的應用和教科研工作的開展都產生著相應的積極影響。

3.創設檔案管理方面的標準化建設程序

技工院校檔案管理工作涉及到人事檔案、科研檔案、教學檔案以及學生檔案等，檔案內容復雜繁瑣，并且整體信息量相對較大，對檔案管理人員的工作要求也相對較高。受此影響，在技工院校辦學規模逐漸拓展的情況下，傳統的檔案管理工作已經難以與技工院校檔案管理需求相適應。因此為了循序漸進的改善檔案管理現狀，借助信息技術的應用，技工院校的檔案管理人員可以嘗試引入專業的教學檔案信息化管理軟件，確保在實際開展檔案管理工作的過程中能夠發揮出信息技術的優勢，降低檔案管理人員的工作壓力，切實保證檔案管理工作能夠實現全面優化開展。同時，基于檔案管理標準化程序的構建，可以在開展技工院校檔案管理工作的過程中將檔案管理系統與教學管理系統有效對接，確保教師在開展教學組織活動時能夠及時從檔案系統中調取有價值的資料、信息，發揮檔案管理信息化建設的優勢，為技工院校教育教學工作的優化開展提供有效的支持。這樣就能夠發揮出技工院校檔案管理信息化建設的優勢，技工院校的整體教育水平和發展水平也會得到進一步提升。

三、結語

總而言之，在技工院校全面推進檔案管理信息化建設的過程中，將信息技術融入到檔案管理工作的方方面面，能夠逐步改善檔案管理現狀，提高檔案管理質量，對技工院校教科研工作的改革創新也產生著相應的積極影響，有助于加快技工院校的信息化建設和發展進程。在信息時代背景下，技工院校應該針對檔案管理信息化建設進行更為深入的探究，保證技工院校辦學管理的全面優化開展。

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