當(dāng)前高職院校檔案工作的思考

摘 要：高校檔案是國家檔案的重要組成部分。隨著高等教育的飛速發(fā)展，對高職院校的檔案管理工作提出新的要求。當(dāng)前，檔案工作中還存在一些問題，解決的對策如下：依法加強(qiáng)高校檔案工作機(jī)制建設(shè);加大資金投入，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè);變被動為主動，創(chuàng)新檔案服務(wù)意識;加快信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化;夯實(shí)檔案收集基礎(chǔ)，加大信息資源開發(fā);打造一支高素質(zhì)專業(yè)化的檔案管理隊伍。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案;思考

中圖分類號：G718.5 " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A " 文章編號：1002-2589（2014）35-0272-02

檔案是在高校發(fā)展中過程中長期積累起來的有關(guān)教學(xué)、科研、管理、建設(shè)等方面豐富的檔案資料，它既真實(shí)地記錄了高校發(fā)展的歷史，又對高校可持續(xù)發(fā)展具有積極的推動作用。高職院校是培養(yǎng)具有一定管理經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)型人才的新型院校，在飛速發(fā)展的新形勢下如何建設(shè)與高校發(fā)展相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理體系，加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作模式，拓展檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域，使之能最大限度地在高等教育中發(fā)揮作用，是今后高校檔案工作者應(yīng)該深入思考的課題。

一、高職院校檔案工作的現(xiàn)狀

1.現(xiàn)有管理體制不健全，檔案工作軟硬件設(shè)施不到位

很多學(xué)校并沒有真正重視檔案工作，認(rèn)為是單純的資料存放地，沒有把檔案工作列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，沒有將檔案工作作為各級各部門必需的一項工作考核目標(biāo)，對檔案事業(yè)資金投入很少，檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后，沒有形成關(guān)心、支持檔案工作的整體氛圍，沒有養(yǎng)成檔案利用的意識和習(xí)慣。各部門兼職檔案員變化大流動性強(qiáng)，歸檔意識薄弱，甚至檔案部門多次催要都不能及時歸檔，這樣就造成檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴(yán)重影響了工作效率，弱化了檔案功能。

2.高職院校由多校合并造成管理不完善

高職院校由幾校合并升格居多，這就導(dǎo)致檔案全宗要重新劃分。由于部門、人員的巨大變動，合并前原有學(xué)校檔案收集工作脫節(jié)，存放在各部門單位處的檔案無人負(fù)責(zé)收集整理歸檔，檔案散失現(xiàn)象較為嚴(yán)重。

3.館藏門類不全

相比地方專業(yè)檔案館和歷史深厚規(guī)模較大的本科院校來說，高職院校一般都不獨(dú)立設(shè)置檔案館，屬于辦公室的二級科室。普遍存在檔案種類不全，數(shù)量有限，利用率不高的問題。館藏檔案一般以黨政、財會類檔案居多，其他學(xué)生、教學(xué)、科研檔案存在較嚴(yán)重的材料缺失現(xiàn)象。學(xué)生檔案只有一張成績單，無法體現(xiàn)學(xué)生在校完整的學(xué)習(xí)過程。教學(xué)、科研檔案過于簡單，科研論文、專著、研究報告這些在高職院校檔案館（室）都很鮮見，能夠體現(xiàn)本校行業(yè)鮮明特色的檔案更是屈指可數(shù)甚至是空白。校內(nèi)部門歸檔意識相對缺乏，認(rèn)為本部門產(chǎn)生的檔案應(yīng)歸自己存放保管，使用起來方便，這對于檔案的收集造成很大的影響。

另一個值得特別提出的是高職院校的基建檔案。近些年來由于擴(kuò)招以及新區(qū)建設(shè)，高職院校新建一大批基礎(chǔ)設(shè)施。由于一貫的重文書檔案、輕其他類檔案思想的影響以及高校建設(shè)規(guī)模的快速擴(kuò)大，以及部門為了使用方便而歸檔意識薄弱，造成基建檔案的收集沒有跟上，存在基建檔案收集不全的現(xiàn)象，完全符合基建檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)的檔案很少，為以后基礎(chǔ)設(shè)施改擴(kuò)建或者維修埋下隱患。

4.檔案服務(wù)意識亟須加強(qiáng)和改進(jìn)

認(rèn)為檔案工作就是收集歸檔和提供使用，滿足于今年立卷多少歸檔多少，統(tǒng)計提供查閱多少人次，“有人來查閱再去找”的被動服務(wù)方式仍然存在。檔案管理現(xiàn)代化水平較低，對于館藏檔案編研嚴(yán)重不足，信息開發(fā)利用率很低，信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，服務(wù)方式傳統(tǒng)落后，不能滿足師生及社會對檔案信息的需求。

5.管理方式落后，信息化程度低

目前高職院校館藏檔案仍以紙質(zhì)檔案為主，光盤、錄音、照片、實(shí)物等載體僅占很小的一部分甚至空白，館藏結(jié)構(gòu)非常單一。很多高校的檔案管理還停留在手工的收集整理上架收藏，或者雖然配備了計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，但把辦公自動化當(dāng)成了檔案管理信息化。對于檔案管理的未來發(fā)展方向是信息網(wǎng)絡(luò)化電子化，深層次開發(fā)和利用檔案資源成為當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)認(rèn)識不足。

6.不重視檔案人員隊伍建設(shè)

認(rèn)為檔案館（室）工作清閑，沒有多少技術(shù)含量，甚至是養(yǎng)老的地方。在檔案人員隊伍的建設(shè)上配置不合理，人員少，專業(yè)技術(shù)人員不足，沒有形成一支專業(yè)水平過硬的隊伍。對現(xiàn)有檔案工作人員的專業(yè)化水平、知識結(jié)構(gòu)的提高不做投入，造成整體隊伍人員素質(zhì)偏低。

二、加強(qiáng)高職院校檔案工作的一些思考

1.依法加強(qiáng)高校檔案工作機(jī)制建設(shè)

《中華人民共和國檔案法》、《普通高校檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)的頒布，使檔案工作有法可依。高校應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本校的實(shí)際情況，明確校級分管領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和議事日程。要建立經(jīng)費(fèi)保障機(jī)制，在資金投入上給予支持。要建立健全檔案管理體系和工作網(wǎng)絡(luò)，建立一支結(jié)構(gòu)合理、專業(yè)性強(qiáng)、高素質(zhì)的專職檔案隊伍和相對穩(wěn)定的兼職檔案員隊伍;要制定科學(xué)統(tǒng)一的校內(nèi)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則，工作有布置有檢查有驗(yàn)收，使得檔案收集、整理、分類、保管、歸檔等一系列過程有法可依有據(jù)可查有章可循。

2.加大資金投入，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校要將檔案工作經(jīng)費(fèi)要列入預(yù)算，加快檔案館（室）裝備現(xiàn)代化的進(jìn)程，保障檔案館（室）必需的檔案庫房面積，在硬件和軟件上同時下功夫，配備必要的安防、控溫控濕系統(tǒng)，配備計算機(jī)、掃描儀、密集架、復(fù)印機(jī)、大容量備用硬盤等專用設(shè)備。購買應(yīng)用軟件，做好對原始檔案的數(shù)字化和電子檔案的歸檔工作，同時兼顧未來的發(fā)展。通過建立檔案專題網(wǎng)站、開發(fā)在線服務(wù)等現(xiàn)代化手段，充分滿足師生和社會對檔案信息的需求。

3.變被動為主動，創(chuàng)新檔案服務(wù)意識

檔案工作人員有要責(zé)任感、緊迫感，樹立與時俱進(jìn)的創(chuàng)新意識，改變檔案就是收集整理保管的陳舊觀念，關(guān)注學(xué)校發(fā)展大局，要把檔案工作重點(diǎn)與學(xué)校的中心工作結(jié)合起來，對與學(xué)校發(fā)展有關(guān)的重大活動、項目都要提前介入，做好同步收集;要打破“檔案就是埋頭整理資料”以及“等、靠、要”的觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，及時與相關(guān)部門、單位定期聯(lián)系，指導(dǎo)兼職檔案員對材料及時收集、整理、歸檔;要對檔案利用情況進(jìn)行分析，按高校特有的每年度不同階段檔案利用頻率有高有低的特點(diǎn)，在計劃上進(jìn)行合理籌劃，科學(xué)分配工作時間和內(nèi)容，保證重點(diǎn)工作;要加強(qiáng)與外界的溝通交通，多學(xué)習(xí)其他高校、地區(qū)檔案館的經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，力爭提供靈活多樣的服務(wù)方式，擴(kuò)大檔案工作的服務(wù)范圍，營造檔案服務(wù)全新氣象。

4.加快信息化建設(shè)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確要求高校檔案部門要積極做好檔案工作信息化的建設(shè)。信息時代要求要加快實(shí)施數(shù)字檔案館工程，館藏資源數(shù)字化是檔案管理的必經(jīng)之路。檔案部門要改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，認(rèn)真研究制訂信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)規(guī)劃，可以選擇利用率高的檔案優(yōu)先實(shí)施數(shù)字化。要探索檔案信息化與本校電子政務(wù)平臺、教學(xué)系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)有效對接的途徑，將檔案信息與辦公自動化融為一體，提高信息采集、傳輸和服務(wù)的能力，努力推動檔案管理現(xiàn)代化，改變檔案信息資源利用率低的現(xiàn)狀。要建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺，甚至可以建立跨單位的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補(bǔ)資源的不足，推動檔案社會化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校檔案館藏信息資源的共享與利用。

5.夯實(shí)檔案收集基礎(chǔ)，加大信息資源開發(fā)

高校檔案收集應(yīng)追求門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，內(nèi)容系統(tǒng)完整。要著眼于學(xué)校發(fā)展和社會需求，凡是學(xué)校在歷史活動中形成的有保存利用價值的文件材料都應(yīng)當(dāng)收集保存，要合理擴(kuò)大檔案收集范圍，要定期指導(dǎo)和幫助部門進(jìn)行檔案收集，不讓原始檔案白白流失。要直接介入學(xué)校重要檔案資料形成、收集、歸檔等各個環(huán)節(jié)，確保原始資料完善安全。對于館藏空白或薄弱資源，要集中精力多方收集，面向社會開展征集工作，鼓勵集體和個人向檔案館（室）進(jìn)行捐贈。要做好具有行業(yè)特色的檔案收集工作，以及實(shí)物、聲像及特殊載體的檔案資料的收集工作。

要認(rèn)識到檔案編研是實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最有效措施，要樹立大檔案大編研的思想，不能僅僅滿足于提供原始檔案供查閱使用，要打破“你來查我就提供，你不查我就收著”的傳統(tǒng)思維，改變僵化封閉坐等的局面，對于館藏檔案汲取信息精華，進(jìn)行深層次、全方位的開發(fā)和整合，形成客觀、準(zhǔn)確、全面、真實(shí)的綜合檔案資料，要把散亂的原始資料加工成“半成品”或“成品”直接供社會、師生利用，充分發(fā)揮高校的資源優(yōu)勢，將資源轉(zhuǎn)化為成果。

6.打造一支高素質(zhì)專業(yè)化的檔案管理隊伍

與高校其他工作相比，檔案工作確實(shí)是一項瑣碎、枯燥的工作，檔案工作人員本身就要改變檔案部門就是“清閑養(yǎng)人”的觀念，杜絕安于現(xiàn)狀不思進(jìn)取的觀念和作風(fēng)，要始終堅持加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，掌握檔案學(xué)的基本原理和實(shí)際操作方法，學(xué)習(xí)信息新技術(shù)，運(yùn)用科學(xué)的管理原則和方法對業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的全過程進(jìn)行管理，在實(shí)踐中不斷提高。學(xué)校要建立激勵保障機(jī)制，積極引進(jìn)專業(yè)化復(fù)合型人才，同時通過分階段有計劃地針對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和再深入學(xué)習(xí)的培養(yǎng)模式，進(jìn)一步提高專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)水平，打造一支責(zé)任心強(qiáng)、有敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的專兼職人員隊伍，以便形成上下聯(lián)動，協(xié)調(diào)配合的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

三、檔案工作發(fā)展中幾個需要注意的問題

隨著教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校檔案工作具有了嶄新的變化。在解放思想、與時俱進(jìn)、走新型檔案工作發(fā)展之路的時候，有幾方面的問題要引起重視。

首先，防止形式主義的產(chǎn)生。面對檔案工作新形勢的要求，高校對于檔案現(xiàn)代化也配備了相應(yīng)的設(shè)備、軟件，投入了大量的資金。但是由于從傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變的工作量巨大，有時難免只是為了應(yīng)付檢查或充充門面，閑置浪費(fèi)現(xiàn)象時有發(fā)生，在實(shí)際工作中并沒有發(fā)生真正的作用。

其次，應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到在檔案館藏信息化進(jìn)程中，并不是所有的檔案都要數(shù)字化，紙質(zhì)檔案仍然存在著不可替代性的價值，有很多資源、載體仍需要傳統(tǒng)的管理方式。不可片面絕對強(qiáng)調(diào)現(xiàn)代化，而忽視了傳統(tǒng)的管理方式，二者要科學(xué)結(jié)合，使館藏檔案發(fā)揮最大功效。

再次，對于網(wǎng)絡(luò)平臺開放性也越來越強(qiáng)的現(xiàn)狀，檔案工作人員要有清醒的認(rèn)識。保密意識絕不可少，一定要做好檔案網(wǎng)絡(luò)化利用的安全保障。哪些檔案適合共享，哪些檔案仍需保密，要有一個嚴(yán)謹(jǐn)?shù)蔫b別和認(rèn)識的過程，不可隨意操作。在檔案信息化過程中，資源開放與網(wǎng)絡(luò)安全如何共存要特別引起重視。

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收稿日期：2014-10-27

作者簡介：竇海燕（1972-），女，江蘇淮安人，助理研究員，從事研究檔案管理、教育管理研究。

（責(zé)任編輯：田 苗）