如何加強高職院校教務檔案管理

馮潔

摘要：教務檔案作為檔案管理的一個分支，是衡量一個學校管理水平的重要指標，也是學校教學管理工作的重要部分。規范化的教務檔案管理在高職院校的教學改革中的作用越來越重要。為提高教務檔案管理水平，我們需不斷解決高職院校教務檔案管理工作中出現的問題并針對這些問題提出規范教學檔案管理及創新檔案管理的方式和方法。

關鍵詞：教務檔案管理；高職院校；方法

一、高職院校教務檔案管理工作的意義1為教務管理人員提供學習資料

教務管理人員可以根據以往累積下來的資料，更加科學地安排課表和制訂教學計劃。新來的教務管理人員可以主動地學習新知識，并根據教務檔案提供的資料，學習前人的工作經驗及成果，提高自己的教務管理能力。

2為管理層提供決策依據

教務檔案是在教學管理工作過程中積累的原始資料，它為學校管理層進行教學決策提供了強有力的依據。學校高層領導可以通過對教務檔案中各種信息的綜合研究，對每一個學科、每一個教師及每一個學生進行全面的了解，從而減少領導在決策過程中的盲目性。

二、高職院校教務檔案管理工作中存在的問題1教務檔案管理信息化建設不夠

目前，大多數高職院校的教務檔案管理方法和手段比較單一。從收集、分類、整理，到最后裝訂成冊，檔案大都是教學過程中留下來的紙質文字資料，以人工方法來管理；電子文件就是將資料進行了保存，教務檔案信息管理系統并未得到充分的開發與利用。

2教學檔案利用不足

教務檔案存檔資料的最主要用途是將檔案中的資料與信息為今后的教務工作所用。但是管理人員只注重檔案的收集與整理，忽視了檔案的利用和開發，忽視了檔案的重新利用與借鑒功能，絕大部分檔案處于閑置狀態。當老師在查詢相關的教學資料的時候，必須到檔案管理室去一一查詢，不僅花費很長的時間，而且效果也很差。這樣教學檔案在為社會服務等方面沒有起到明顯作用，利用程度不夠。

3教務檔案管理工作人員素養亟待加強

在高職院校中，很多教務管理人員并沒有意識到教務檔案的重要意義，他們認為教務管理才是教務部門的主要工作，歸檔應該是檔案管理人員的事情，不重視材料的收集和歸檔。教務檔案管理工作人員做事不認真，對這個工作敷衍了事，而且相當一部分高職院校的教務檔案管理人員并沒有經過專業的檔案管理工作培訓，他們只知道基礎的存檔，對檔案管理沒有系統的了解。

三、加強高職院校教務檔案管理工作的措施1加強人員培訓，提高管理意識

教務檔案管理作為教學管理的重要組成部分，首先，應建立規章條例，對檔案管理人員定期進行崗位培訓，讓他們跟其他院校的檔案管理人員多進行經驗交流，對檔案的整理、收集、分類以及統計等檔案管理知識進行系統的學習。其次，管理人員更是需要提升自身的修養和素質，主動加強管理方面的技能。要仔細地去審查老師提交的資料，積極地為師生做好服務。最后，還要制定檔案管理工作的法律法規。

2建立健全教學檔案管理制度

各部門領導要重視和關心檔案管理工作，加強檔案意識的宣傳和教育，讓檔案管理人員和教職工從思想上充分認識到教學檔案管理對教研教改和學校評估有十分重要的作用和影響。在具體實踐中，可由學校的教務處牽頭，配置設備和場地，給予管理人員全方位的支持，而且建立激勵機制，對做得好的人員進行表彰和獎勵，提高他們的積極性。而且上一級檔案管理部門還要對管理工作定期進行監督、檢查。這樣，教學檔案工作才能更好地進行。目前許多高職院校的教務檔案的紙質資料對信息的收集、歸檔及信息分析處理等不到位。計算機網絡技術能夠大大提高檔案管理工作的效率。

綜上所述，高職院校檔案管理工作是教學管理工作的重要部分，這是一個跨度大、涉及面廣的工作，學校領導要高度重視。而作為一名專業檔案管理人員，我們一定要主動地去做好教學檔案管理工作，為教學和評估服務。

參考文獻：

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