嚴格公文管理?提高使用成效

陶建華

摘 要：公文管理與各級行政機關的日常工作緊密相連，公文管理的效率直接影響到公文的有序流通性和安全保密性，是各級行政機關順利開展工作的基礎保障。隨著我國政府職能的不斷優化，社會主義服務型新政府的不斷推進，傳統的公文管理模式已經已經呈現出一定的滯后性，因此有必要也必須對公文管理模式進行改革，對管理手法進行優化，以提高其使用成效。

關鍵詞：行政機關；公文管理；優化措施

公文撰寫完成后，在其運轉過程的“存放”、“清退”“銷毀”“立卷”“歸檔”等一系列工作屬公文管理范疇[1]。該項工作的重要性毋庸置疑，隨著國家對公文管理工作的不斷重視以及管理學的不斷發展，我們的公文管理系統也日漸完善，然而理性思考之后不難發現，當前的公文管理中仍提效、優化的空間。本文僅對這一課題淺談以下幾點思考。

1 建立完善的公文管理機制

首先，公文管理需嚴格建章立制，強化控制環境建設。各級行政機關的辦公室領導可從公文收發、辦理、起草、歸檔、保密等各關鍵環節入手，協助公文管理人員建立完善的公文管理制度，使行政機關廣文理工作向統一化、規范化和有序化發展[2]。此外，應設置單獨的公文、檔案管理室，不可無序放在在辦公室文件柜里，避免查找的繁瑣、信息的泄露以及公文丟失等情況發生。其次，分類管理，優化工作流程。在獨立的公文管理室內，可按照不同時期和不同的類別進行公文整理、存放，并將不同類型公文進行統一的編號，做好相關的記錄，以便于快速的查閱，同時要保證公文辦公室的保密性。此外，完善公文管理、使用機制。在完善的公文管理制度時，必須設置兩名以上相關公文監督人員，以便在工作中相互監督和約束，進而促進公文管理工作的順利進行。

2 規范文件傳閱，提高流轉效率

首先，公文是各級行政單位的工作導向，是檢驗工作成果的標準，因此在通常情況下公文的傳閱工作相對頻繁，給管理帶來一定難度。可考慮凡有傳閱必要的文件，公文管理人員應提供單項傳閱服務和監督，打破無序的橫向傳閱模式。也可定期組織重要公文的傳閱，限定每位主體的閱覽時間，閱前、閱后應及時做好相關記錄，比如閱讀人、閱讀起始時間。在文件回收后，管理人員應檢查文件的完整性，葉序的準確性。此外，應明確規定閱卷人的閱覽范圍，嚴謹帶卷外出，嚴謹未批準的私自復制，確實需要復印傳閱的應由管理人員統一操作，并做好復印時間、份數以及發放范圍記錄工作，進行原件和復印件的同步管理。公文借閱時間一般不能超過一周，不可擅自傳抄、摘錄、應用秘密文件，不得隨意擺放，如有丟失應立即向領導報告，密級公文的傳閱應須嚴格當天回收。

3 增強公文管理的創新、服務意識

公文管理創新需要管理者有創新的意識，更要具備創新管理的能力。因此，部門領導及管理人員要著手積極推進公文管理的信息化建設，提高公文管理的現代化水平。這就需要思想上保持與時俱進的理念，并應堅持以利國、利民、利于管理的發展和建設的工作方向不動搖。一方面，要保證管理工作始終處在正確的政治方向上，敢于開放自己的思想，在工作的同時不放松對國家政策、管理學知識的學習，只有這樣才能使公文管理和流轉更有效。此外，結合各級行政單位的實際情況，在大力建設服務型政府的今天，公文管理者要主動走近相關職員、科室及領導，幫助其完善自身的公文認知，公文的借閱、使用、保密等規范，不斷提升公文管理的有序性、有機性。此外，相關部門要考察好公文管理人員的專業水平和政治素養，工作要到位、責任心、危機意識要強，以切實提高公文的管理和使用水平。

4 加強公文案管理的現代化建設

首先，主管辦公室公文管理工作的領導，要定期開展公文管理工作匯報大會，及時了解單位公文管理工作的情況，針對工作過程中出現的問題，及時布置好解決方案，為以后順利開展工作奠定基礎[3]。其次，主管公文管理工作的領導，應該關心和支持公文管理現代化工作，一方面在合理利用現代化、信息化技術的基礎上，引進優秀的公文管理人才，把公文管理現代化作為管理的目標之一。保障公文管理工作是各級行政部門的一項重要工程，涉及到公文的收編、整理、檢索、查閱、維護、搶救、銷毀等多個環節，因此必須要對公文管理經費進行預算，保障經費的合理支出。

5 結束語

隨著我國物質文明、精神文明的不斷建設和發展，各級行政機關的運行管理體系也在不斷的完善，公文管理作為內部管理的重要環節，在行政機關的管理工作中的重要性進一步凸顯。因此建立完善的公文管理制度；規范文件傳閱，提高流轉效率；增強公文管理的創新、服務意識；加強公文案管理的現代化建設意義深遠，也是提高公文管理工作效率，提高公文使用成效的有效方法。

參考文獻

[1]劉兆峰.嚴格公文管理 提高使用成效[J].辦公室業務，2010，02：33-34.

[2]蔡江濤.當前公文管理中的問題及解決對策[J].秘書之友，2009，07：33-34.

[3]李梅.提高公文管理水平，適應機制創新的需要[J].科技管理研究，2001，03：66-68.endprint