試論現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用

張艷霞

摘 要：本文討論分析了檔案管理基礎工作的現狀，介紹了現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用，對如何完善現代檔案管理中的檔案管理基礎工作提出了建議。

關鍵詞：現代檔案管理；檔案管理基礎工作；作用

目前檔案信息化管理快速的發展，計算機處理數據速度快、效率高，具有很厚的準確性和科學性，因此深受青睞。在檔案管理的基礎工作中，計算機的運用效果十分明顯，但是其中還存在一定的問題，因而需要完善現代檔案管理中的檔案管理基礎工作。

1 檔案管理基礎工作的現狀及原因

目前我國檔案管理基礎工作還存在著一定的問題，主要表現在以下幾個方面。

第一，檔案管理人員不重視檔案管理的基礎工作，缺乏對礎工作的重視，檔案管理部門缺乏對檔案管理人員的相關培訓，缺少進行檔案管理基礎工作的人員，從而導致檔案管理的各個環節存在漏洞缺陷和不合理。

第二，未對檔案進行合理的分類，嚴重降低了檔案的使用效率，并存在檔案存放的混亂。

第三，未對檔案進行正規的編號。目前我國對檔案的編號沒有專門的規定，許多檔案管理部門對檔案的編號仍然采用陳舊的方式，編號不夠規范，從而也造成檔案的管理水平較低，容易產生混亂和丟失。

第四，檔案的查詢存在問題。由于案卷標題的不規范和頁碼的缺失，造成管理者在查閱時沒有明確的目標，造成檔案的漏查，同時也造成了歸檔的不便。

第五，檔案的使用效率存在不高的現象。目前大多數的檔案管理部門都進行了檔案的信息化管理，但仍然存在傳統的檔案管理方法，這也就導致檔案的使用、檢索存在限制，而較久遠的檔案還可能已經丟失，無法檢索。

第六，檔案的保管不當。檔案資料的實體存在應保管不當造成的缺頁，少腳的現象，并且未能得到及時的補充和修復。

2 現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用

檔案管理的基礎工作包括檔案分類、檔案裝訂、檔案登記、檔案查詢和檔案注銷。檔案分類即是按照一定的標準，檔案的來源、時間、內容和形式特征等對檔案進行有層次的分類。檔案的裝訂一般采用三點一線的裝訂方法。檔案登記采用冊、表和單等多種形式是對檔案的進出、整理、鑒定、保管和利用等情況進行記錄，是檔案的原始資料，有利于保證檔案的完整性與安全性。

做好現代檔案管理中檔案管理基礎工作，將有助于提高現代化檔案管理的正規化，明確檔案信息的檢索，并提高檔案的使用效率。首先，做好對檔案的分類、歸檔和有序的管理等基礎工作是評價現代化檔案管理水平的標準之一，將使檔案的管理水平變得正規化。其次，現代檔案管理大多使用電腦進行信息記錄，做好檔案管理的基礎工作，將每個環節落到實處，將有效地減少檔案檢索時的問題，提高檔案檢索的效率。此外，檔案管理部門每年收到檔案的數量巨大，因此檔案管理人員應當根據檔案的重要程度選擇優先整理的檔案，從而提高檔案管理的使用效率。還可以設置關鍵詞等來提高檢索效率的同時，提升檔案使用效率。

3 完善現代檔案管理中的檔案管理基礎工作

先前的討論中已經說明了現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用和重要性，因此需要進一步對檔案管理基礎工作中的進行解決，從而提高現代化檔案管理水平和檔案使用的效率。總結檔案管理過程中的經驗發現，需要通過制定科學嚴謹的制度規范，改進檔案管理基礎工作的方法和程序來實現這一目標。

（一）重視檔案管理基礎工作，提高檔案管理工作人員素質

在檔案管理工作中需要進一步重視檔案管理基礎工作，管理人員必須認識到檔案管理基礎工作對提高檔案管理水平的重要性，進一步提高自身的檔案管理意識，做好本職工作。合理化檔案管理人員是年齡結構，增加年輕檔案管理工作人員，提高工作活力，提高檔案管理基礎工作人員的素質，增加新的檔案管理知識。

（二）對檔案進行全面的普查，去除雜劣。

檔案經過多年、多部門管理和多次利用，可能存在重份和沒有利用價值的檔案資料，因此需要對檔案進行全面普查，去除重復的、無用的檔案資料，避免資料的重復堆積，占用不必要的空間，造成檔案管理的不便，同時避免在進行現代化計算機檔案管理時出現檔案的重復和低效率。

（三）對檔案資料進行重新組合，進一步使檔案規范化

對檔案資料重新組合，消除內容混雜與組卷過厚的現象，重組的檔案資料相互間應該存在某種聯系，對無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷進行重新加工填寫。這樣可以使館藏更加科學規范，從而提高現代化計算機檔案管理的利用效率。

（四）結合檔案管理部門規范著錄進行工作

著錄是現代化計算機檔案管理的重要基礎工作影響了計算機數據的準確性。

我國頒布的《檔案著錄規則》是最基本依據。各個檔案館應該以《規則》為依據，結合自身的實際情況和計算機管理的技術要求，制定適合本館著錄工作的著錄細則。在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，用計算機程序直接錄入人名、地址、時間和用案卷目錄，最后用計算機統一給出分類號。

（五）加強提名的規范性，保證檢索的準確率

在保證檔案檢索查詢的查全率的同時還應該保證檢索的查準率。因此，在著錄時要實現題名的統一規范。主要原則與要點是在題名項的填寫過程中必須使機構簡稱規范，避免含混不清、文題不符和計算機無法識別的現象。只有做好了提名的規范，才能在進行計算機檔案資料檢索時事先快捷準確，保證檔案的檢索率和使用率。

（六）重視對檔案的保管

對檔案保管庫設置專人管理，安裝攝像裝置。管理人員應該定期對檔案進行檢查，對缺損等進行及時修復和額補充，避免檔案的丟失和損毀，只有做好檔案管理基礎工作，才能有效地保證在數據錄入計算機室的完整性和準確性。避免應保管不當造成檔案利用率的降低。

4 結束語

現代檔案管理滿足了社會現代化的發展的需要，為了保證現代檔案管理工作的效率，提高檔案管理的利用效率，必須引起檔案管理人員的高度重視，通過做好檔案進行全面的普查，去除雜劣；重新組合；結合檔案管理部門規范著錄進行工作；加強提名的規范性；重視對檔案的保管等檔案管理的基礎工作，來保證現代化檔案管理的進行，從而提高其工作效率的重要途徑。

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