如何正確填制記賬憑證

孫寧

[提要] 本文結(jié)合會計基礎(chǔ)工作規(guī)范和工作實踐，按照記賬憑證的內(nèi)容，逐項說明記賬憑證的填制方法。

關(guān)鍵詞：記賬憑證；編制方法；中職學(xué)校

中圖分類號：F23 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

收錄日期：2014年8月28日

一、記賬憑證的概念及內(nèi)容

（一）概念。記賬憑證，又稱記賬憑單，或分錄憑單，是指財會部門根據(jù)審核確認(rèn)無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制、記載經(jīng)濟業(yè)務(wù)的簡要內(nèi)容，確認(rèn)會計分錄，作為記賬直接依據(jù)的一種會計憑證。

（二）基本內(nèi)容。記賬憑證要有填制的基本內(nèi)容，即憑證的填制日期；憑證的編號；經(jīng)濟業(yè)務(wù)摘要；應(yīng)借、應(yīng)貸的會計科目；經(jīng)濟業(yè)務(wù)涉及的金額；所附原始憑證張數(shù)；會計主管、審核、制單、記賬等有關(guān)人員的簽名或蓋章。

二、記賬憑證的填制內(nèi)容

（一）日期欄的填寫。日期欄的填寫應(yīng)該是財會人員填制記賬憑證的當(dāng)天日期，或根據(jù)原始憑證的日期，按經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的日期或月末日期進行填寫。如報銷差旅費的記賬憑證填寫報銷當(dāng)日的日期；現(xiàn)金收、付款記賬憑證填寫辦理收、付現(xiàn)金的日期；銀行付款業(yè)務(wù)的記賬憑證，一般以財會部門開出銀行存款付出單據(jù)的日期或承付的日期填寫；屬于計提、結(jié)轉(zhuǎn)、分配等轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)的記賬憑證，應(yīng)以當(dāng)月最后的日期填寫。填寫時，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，而不能用大寫漢字。

（二）憑證編號的填寫。記賬憑證編號的方法主要有三種，一是將企業(yè)內(nèi)部的所有記賬憑證作為一類統(tǒng)一編號，如：記字第××號；二是按收、付、轉(zhuǎn)三類記賬憑證進行編號，如：收字第××號、付字第××號、轉(zhuǎn)字第××號；三是按現(xiàn)金收付、銀行存款收付和轉(zhuǎn)賬五類記賬憑證進行編號，如：現(xiàn)收字第××號、銀付字第××號。當(dāng)月記賬憑證的編號，可以在填寫記賬憑證的當(dāng)日填寫，也可以在月末或裝訂憑證時填寫。記賬憑證無論是統(tǒng)一編號還是分類編號，均應(yīng)分月份按自然數(shù)字順序連續(xù)編號。通常，一張記賬憑證編一個號，不得跳號、重號。

（三）摘要欄的填寫。記賬憑證中摘要欄的填寫必須依據(jù)實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)如實填寫，填寫內(nèi)容既要簡單明了又要說明重點。摘要的填寫要符合三個要求：一是能夠準(zhǔn)確地表達(dá)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的基本內(nèi)容；二是能夠簡明扼要，突出重點；三是能夠正確地、完整地反映經(jīng)濟活動和資金變化的來龍去脈，切忌含糊不清。例如，編制材料采購的記賬憑證，寫摘要時要寫“從某公司購入某材料”。

（四）會計科目欄的填寫

1、會計科目一律使用新會計制度統(tǒng)一規(guī)定的新科目，不得沿用舊的會計科目，嚴(yán)禁自創(chuàng)會計科目。例如： “現(xiàn)金”更改為“庫存現(xiàn)金”；“營業(yè)費用”更改為“銷售費用”，等等。

2、填寫會計科目時，總賬科目欄及明細(xì)科目欄內(nèi)容要填寫完整，并注意對應(yīng)關(guān)系。例如，有明細(xì)科目的會計科目，總賬科目欄填寫“應(yīng)交稅費”，明細(xì)科目欄就要填寫“應(yīng)交增值稅”或“應(yīng)交消費稅”等明細(xì)科目；沒有明細(xì)科目的會計科目只填總賬科目欄即可，如“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”等科目。

3、在書寫會計科目時應(yīng)注意，不要將字滿格寫，要占格距的二分之一書寫，這樣便于發(fā)生書寫錯誤而進行更改。

4、字跡必須清晰、工整。

（五）金額欄的填寫。記賬憑證中填寫的金額要與原始憑證的金額保持一致；要用規(guī)范的阿拉伯?dāng)?shù)字進行填寫，并填至分位；相應(yīng)的數(shù)字應(yīng)平行對準(zhǔn)相應(yīng)的借貸欄次和會計科目的欄次，防止錯欄串行；合計行填寫金額時，應(yīng)在金額最高位值數(shù)前填寫人民幣“￥”字符號，以示金額封頂，防止竄改。記賬憑證填制完經(jīng)濟事物事項后，如有空行，應(yīng)當(dāng)自金額最后一筆金額數(shù)字下的右上角處至最底一行的左下角處劃一條對角斜線注銷。當(dāng)然，對于記賬憑證金額欄最后留有的空行，也可以用“S”線注銷。所劃的“S”線應(yīng)以金額欄最后一筆金額數(shù)字下的空行劃到合計數(shù)行上面的空行。記賬憑證所填寫會計科目及金額應(yīng)按行次逐筆填寫，不得跳行或留有空行。

（六）記賬憑證附件的填寫

1、可以不附原始憑證的是：結(jié)轉(zhuǎn)損益類及費用類的記賬憑證、更正錯誤的記賬憑證，如月末或年末結(jié)轉(zhuǎn)“本年利潤”的記賬憑證。

2、按原始憑證的張數(shù)計數(shù)，并將原始憑證直接附在記賬憑證后面。如從銀行提取現(xiàn)金，可直接將銀行取款憑證附在記賬憑證后面，并在記賬憑證中的“附單據(jù)”欄中用大寫數(shù)字填好張數(shù)，如有1張，則填寫“附貳張單據(jù)”。

3、對于汽車票、火車票、定額發(fā)票等原始憑證，可以使用原始憑證粘貼單，作為一張原始憑證的附件，但是要注意在粘貼單上要填寫好票據(jù)的張數(shù)和金額，這種情況多用于企業(yè)報銷差旅費。

4、一張原始憑證所列支的費用需要幾個單位共同負(fù)擔(dān)的：該原始憑證由本單位保留，附在本單位的有關(guān)記賬憑證后面，給應(yīng)負(fù)擔(dān)費用的其他單位開出原始憑證分割單，供其結(jié)算使用。

（七）賬頁欄的填寫。為防止記賬重復(fù)和方便對賬，會計人員記賬后應(yīng)在會計科目后的平行“賬頁”欄次打“√”，收款憑證和付款憑證應(yīng)在記賬憑證“合計”欄的平行“賬頁”欄次做記號。

（八）記賬憑證的簽名蓋章。記賬憑證填制完成以后，要經(jīng)過層層嚴(yán)格的審核，最后由制單人、審核人、會計主管、記賬人逐一簽名或蓋章，以明確經(jīng)濟責(zé)任，防止徇私舞弊的情況發(fā)生，同時也對會計人員起到了相互監(jiān)督和相互制約的作用。對于收款憑證及付款憑證，還應(yīng)由出納人員簽名蓋章，以證明款項已收訖或付訖。

主要參考文獻(xiàn)：

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