關于企業檔案管理信息建設的思考

劉萌

[摘 要]在市場經濟的刺激下，各企業之間的競爭也是愈發的激烈，企業檔案管理的信息也變得尤為的重要。較好的企業檔案管理，可以很好地實現促進企業經濟的穩定發展，檔案管理也是企業日常工作管理中一個重要的組成部分。在企業檔案管理的信息建設中，應當不斷的發現問題、解決問題，以便于實現信息檔案管理的真正價值，確保企業健康、有序的發展。

[關鍵詞]企業檔案管理；信息建設；思考

企業的檔案，它主要是根據發生在企業內部的生產生活中一些事件進行記錄，較為真實的反映了在某個時間段的企業的活動，這對于一個企業的來說是真實的、歷史性的文件資料，但是這僅僅是對于企業檔案管理工作狹義上的解釋，同時，企業檔案的有效管理還是實現日常企業管理工作中一個重要的途徑，因此進行企業檔案管理信息建設是必然的趨勢。

一、企業檔案管理的信息建設的意義

1.有利于更好的保護原件。在當代的企業檔案管理信息建設中，越來越多的是使用現代化的辦公設備將原始的紙質資料進行電子版的轉化，并進行分門別類的整理和使用，這樣就能在很大程度上減少對原始紙質資料的損毀和流失現象，同時，還能確保日常的資料使用及共享，這對于企業文化的傳承和文件保存是極為有利的。

2.提高了檔案管理的工作效率。傳統的紙質文檔的分類管理是比較復雜的，需要耗費巨大的人力物力，同時工作的內容比較繁瑣，而且工作的效率還得不到保障，這對于檔案管理人員來說還增加了不少的工作量，而且在后期的資料的查證中，也是比較費時費力的。但是，如若實現了信息化的管理，則可以很有效的解決這一系列的問題，檔案工作者僅需要熟練的將檔案管理軟件進行操作即可，這對于工作效率的提高具有比較明顯的作用。

3.資源共享更加簡便。對于目前各企業的檔案管理，尤其是重要部門的檔案資料的借閱手續是比較繁瑣的，部分企業還需要經過領導的審核和批準才能實現，而且還存在時間限制，同時對于原始資料的遺失和損毀也是存在一定的隱患的，但是，若果進行檔案管理信息建設則能夠實現很好的控制，通過建立局域網來實現部門內部的資源共享，通過網絡管理及端口控制實現借閱權限的限制，這樣就能在一個安全的范圍內實現資源共享。

4.檔案的查找更加的快捷。在傳統的檔案管理中，管理員主要是通過目錄進行查找，而且需要經常性的去整理，在資料的查閱和搜索的過程中是比較慢的，但是，信息建設下的檔案管理將會更好的實現檔案的檢索功效，快速的滿足人們的工作需求。

二、企業檔案信息化建設面臨的問題

雖然檔案的信息化建設可以很大程度上提高檔案管理工作的質量和效率，實現快捷的資源共享，但是也在一定程度上也存在缺陷，因此，在日常實踐中，我們急需對現狀進行適時的分析與總結，不斷地尋求改進和突破，才能更好的實現信息化的企業檔案管理工作。

1.企業檔案管理沒有一個完整的標準來進行引導和規范，目前我國的相關文件對與檔案管理的工作雖然有出臺一些文件來引導，但是，這類的規范是比較籠統的，并沒針對于企業檔案的信息建設而提出一些政策，而且每個企業的自身發展狀況也是不一樣的，因此，急需要一些具體的和針對性的較強的法律規范來加以指導。

2.隨著電子檔案的不斷增多，大容量的電子儲存載體無法滿足現在的需求，這就在很大程度上要求我們精簡文檔的內容，這嚴重制約了我國的企業檔案信息化的程度，無法全面的展示出企業文化信息建設的優勢。

3.數據庫的建立和資源共享的無法有效進行，現在的網絡傳播比較迅捷，但是在企業信息建設中，企業檔案的管理是比較多樣性的，加載上設備更新的不及時的話，會致使這些電子檔案出現亂碼等現象，因而無法正常的識別和使用。各企業對于單位內部的局域網的日常維護工作，沒有充分的予以重視，致使企業內部資源共享的時候容易被竊取和入侵。

三、加強企業檔案信息化建設的有效途徑

1.建立統一規范的檔案信息化管理平臺。整體規劃、統一管理是企業檔案信息化建設的基本要求。要實現規范管理，必須在檔案信息采集標準、數字化要求、應用軟件的要求標準等方面都采取統一的規定，實現檔案信息化管理平臺的整齊劃一，使檔案信息化管理平臺與其它信息系統能夠實行一體化數據采集，既保證了采集過程的完整性、及時性，又保證了數據的真實性和有效性。此外，在規范標準的制定上要考慮到檔案信息的種類和范圍的不斷擴展和變化特性，盡量適用比較廣泛的標準。

2.采用嚴格的規范標準，提高數據庫建設的質量。數據庫建設過程中，對模塊的設計、內容的選擇歸類、應用支持軟件的使用、數據的準確性要求、安全保護等方面都要采用統一的規范標準。檔案的形成部門和檔案保管部門要選用統一的或是可以兼容的應用系統，對電子文件實行前端控制，保證企業運轉過程中產生的電子文件及時被捕捉，納入規范管理的范圍，實現電子文檔的一體化管理，提高檔案信息化過程中數據庫信息的準確、完整和真實性。

3.嘗試使用云存儲，提高電子文件存儲能力和服務。企業中電子文件的數量在急劇增加，歸檔和存儲壓力也越來越大，降低存儲成本，提高效率已經成為企業檔案信息化建設過程中一個亟待解決的問題。一方面，可以增加存儲介質的容量，加大投入，這在一定程度上可以暫時解決問題，但并不能從根本上解決問題；另一方面，可以嘗試使用云存儲來緩解企業的電子文件存儲和利用服務的壓力。云存儲是通過網絡設備、存儲設備、服務器、客戶端、應用軟件和公共網絡接口協同工作，將網絡中大量各種不同類型的存儲設備集合起來，共同提供數據存儲和業務訪問功能。

4.堅持企業檔案信息化建設工作為企業用戶服務的宗旨。提高服務能力和效率，服務是檔案工作的出發點和落腳點。企業的檔案信息化建設工作必須圍繞企業各項工作有效的開展。一方面，在檔案信息數字化過程中，要結合本單位利用檔案的實際情況來選擇利用率高、影響范圍廣和重點突出的檔案資源優先數字化；另一方面，對已經數字化的檔案信息資源要加大宣傳力度和宣傳范圍，積極宣揚檔案信息化建設在服務利用方面便捷、快速和不受時間、空間等因素限制的優勢，鼓勵企業的各部門利用網絡資源。

參考文獻：

[1]何燕寧.淺談企業檔案信息化管理[J].經濟與社會發展.2010（11）