論國企辦公室管理的重要性和提升途徑

許琛華

【摘要】本文主要介紹了國企辦公室管理的重要性和必要性，分析了目前國企辦公室管理中存在的問題，并針對性提出了解決措施，具有十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】國企辦公室管理;重要性;提升途徑

我國經(jīng)濟(jì)社會的進(jìn)步和發(fā)展，勢必帶來國有企業(yè)的不斷發(fā)展。因全球經(jīng)濟(jì)化和國內(nèi)日益豐富的物質(zhì)文化的需求，我國國有企業(yè)正面臨著前所未有的改革，辦公室除日常行政事務(wù)外，更肩負(fù)著上情下達(dá)、下情上傳的樞紐作用;協(xié)調(diào)內(nèi)外部關(guān)系事項的助手作用;撰寫文稿、處理信息、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)分析的參謀作用，在國企中發(fā)揮著重要的職能。因此，加強(qiáng)國企辦公室的管理工作，能夠減少人員用工成本，保證各部分工作的協(xié)調(diào)，提高工作效率，幫助實現(xiàn)國有企業(yè)的改革和發(fā)展。

一、國企辦公室管理的重要性和必要性

（一）有利于簡化國企辦公室的工作流程。因我國相關(guān)政策扶持和我國特殊的國情，我國的國有企業(yè)都具有相對較大的發(fā)展規(guī)模，這就注定了國有企業(yè)辦公室管理工作具有多方面的職能，涉及得內(nèi)容較多，如戰(zhàn)略目標(biāo)、行政管理和文化宣傳等工作。換言之，我國國企辦公室的工作量都相對較大，除了一些針對性強(qiáng)的工作，還需要處理一些瑣碎的工作，突發(fā)事件也經(jīng)常遇到，這些情況增加了辦公室管理的難度。因此，加強(qiáng)對辦公室管理工作的認(rèn)識是當(dāng)前工作的重點。實際中，辦公室管理工作就是將一個任務(wù)分解成幾個任務(wù)，并且根據(jù)工作人員的特點，來分配相關(guān)任務(wù)，最終完成整個任務(wù)。這種分解任務(wù)并分配專人負(fù)責(zé)的工作流程大大簡化了日常管理工作的無序性，簡化了工作流程，提高了工作效率。

（二）決策的依據(jù)形成。對于國企辦公室而言，每天需要處理多方面的事務(wù)和工作，這就需要掌握大量的信息，如實際經(jīng)營狀況，這樣能夠為領(lǐng)導(dǎo)層和決策層提供相關(guān)信息和數(shù)據(jù)，這項工作能夠保證國有企業(yè)正常運(yùn)行，具有實際的意義。辦公室管理采用分層管理的模式，在處理整體工作時會有具體性和針對性，分配安排工作人員獲取相關(guān)信息時，比較便利，同時也能為決策者提供比較有效的解決方案和建設(shè)性的建議，這樣更能保證企業(yè)朝著積極健康的方向發(fā)展。

（三）有利于提升辦公室整體工作效率。對于國有企業(yè)辦公室來說，相關(guān)管理工作比較繁雜，因工作量大勢必會出現(xiàn)問題，工作上的疏漏和疏忽不可避免，這就需要對整體任務(wù)和工作進(jìn)行有針對性的劃分，這就需要辦公室成員能夠熟悉和清楚自己的工作任務(wù)和職責(zé)。其中各項工作的辦公流程和相關(guān)規(guī)章制度的建立和內(nèi)容，企業(yè)管理人員和工作人員要熟練掌握，這樣的氛圍和環(huán)境下，勢必提高了辦公室整體工作效率和工作能力。

二、目前國企辦公室管理存在的問題

（一）在工作安排上無規(guī)律，具有比較明顯的工作積壓現(xiàn)象。國有企業(yè)辦公室在工作職能上主要包含協(xié)調(diào)和助手的作用，對國有企業(yè)而言，需要調(diào)節(jié)和處理的工作比較多，這就導(dǎo)致了辦公室人員在接到任務(wù)時，往往不能當(dāng)天及時完成任務(wù)，有些甚至?xí)斐上嚓P(guān)文件的積壓。辦公室人員除了要解決當(dāng)天日常事務(wù)和文件的處理，還要面臨公務(wù)接待、會議協(xié)調(diào)組織、文稿起草、活動拍照等相關(guān)工作，工作量較大，因此，目前國企辦公室管理在工作安排上沒有一定的規(guī)律，同時存在一定的工作積壓，不利于辦公室管理。

（二）國企辦公室員工薪資待遇較低。對于國企辦公室人員而言，涉及內(nèi)容較多，涵蓋面較廣，但是因各方面人員比較緊缺，多數(shù)辦公室人員除了要完成常規(guī)性的工作任務(wù)外，還被不斷派遣新的工作任務(wù)，這就導(dǎo)致了每個人都要單獨面臨較多較雜的工作，工作人員的實際辦公態(tài)度是國企辦公室工作完成程度和效率的關(guān)鍵因素。所以在招聘國企辦公室人員時要求相對較高，無論是辦事效率、學(xué)歷要求，還是相關(guān)管理能力和協(xié)調(diào)能力、執(zhí)行力力度等方面都有很高的要求，具有多方面綜合的素質(zhì)，按說這類人應(yīng)該具有相對較高的薪資收入，但是實際情況恰恰相反。

（三）辦公室在國有企業(yè)中具有較低的地位。國企辦公室的工作實際上貫穿整個企業(yè)發(fā)展相關(guān)工作的始終，起到了輔助和協(xié)調(diào)的工作，但是掌握實權(quán)問題上，具有較弱的地位和趨勢。換言之，高層企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)在下達(dá)相關(guān)決策和部署時，需要辦公室人員聯(lián)系準(zhǔn)備，從構(gòu)成和落實決策程度上來說，國企辦公室具有很重要的價值，但是因自身較低的地位，不利于工作的開展。

（四）國企辦公室辦事效率處于被動地位。面對著目前國企辦公室的現(xiàn)狀，工作人員較少，工作任務(wù)繁雜，同時在監(jiān)督權(quán)和話語權(quán)方面還具有較低的地位，這就導(dǎo)致了國企辦公室人員在協(xié)調(diào)和處理工作任務(wù)時，推動力度不足，使得整體工作效率降低，不利于國有企業(yè)決策和工作的落實，更不利于發(fā)展。

三、提升國企辦公室管理的途徑和措施

（一）國企辦公室的工作理念內(nèi)容要不斷改良。要改革和促進(jìn)辦公室工作的進(jìn)行，就必須從改變工作觀念入手，需要對國企辦公室的相關(guān)權(quán)利和實際價值進(jìn)行重新標(biāo)定，這就需要從以下幾個方面入手：1.辦公室人員要從自身出發(fā)，意識到自己工作的重要性，意識到辦公室在國有企業(yè)的決定性和關(guān)鍵性地位，在調(diào)節(jié)工作時能夠積極主動，發(fā)現(xiàn)問題能夠及時解決和協(xié)調(diào)。2.從基層角度出發(fā)，辦公室人員要了解和掌握企業(yè)發(fā)展的狀況和對相關(guān)事件上，企業(yè)員工的看法和想法，這樣能夠進(jìn)一步維持工作效率，能夠進(jìn)一步激發(fā)辦公室的內(nèi)在潛能。

（二）辦公室業(yè)務(wù)的結(jié)構(gòu)性要進(jìn)一步強(qiáng)化，責(zé)任制要貫徹落實其中。因我國國有企業(yè)的不斷發(fā)展，辦公室要處理的工作量不可能縮減，只有提高辦公室人員的工作效率，才能保證工作的順利推進(jìn)和完成，這就需要在國企內(nèi)部進(jìn)行調(diào)節(jié)，能夠起到一定的效率干預(yù)作用。例如，將辦公室業(yè)務(wù)根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行劃分，并且設(shè)立相應(yīng)的崗位，挑選專門的管理人員進(jìn)行工作，管理人員必須熟悉和擅長該領(lǐng)域，并且以后在該工作上落實責(zé)任，將自身的優(yōu)勢長處發(fā)揮出來，如會議記錄、準(zhǔn)備和相關(guān)文件的整理工作，就可派專人負(fù)責(zé)并處理，這樣能夠節(jié)約大量工作時間，提高工作效率。因此，強(qiáng)化辦公室業(yè)務(wù)的結(jié)構(gòu)性，并貫徹落實責(zé)任制具有十分重要的作用。

（三）辦公室實際工作內(nèi)容要進(jìn)一步細(xì)化。辦公室人員的業(yè)務(wù)效率高低直接決定了整個企業(yè)的生存和發(fā)展。換言之，辦公室人員的辦事效率和形象不論是對內(nèi)協(xié)調(diào)工作還是對外輔助工作來說都具有比較重要的影響。因此，國企內(nèi)部人員要將辦公室業(yè)務(wù)和內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化處理，這就需要標(biāo)定一定的工作尺度。也就是說，對常規(guī)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的對應(yīng)方向和行為尺度的標(biāo)定，辦公室人員要明確。與此同時，企業(yè)在日常的監(jiān)督管理工作也要落實到位，若發(fā)現(xiàn)執(zhí)行者在內(nèi)容或者行為尺度上存在一定的不足，能夠及時發(fā)現(xiàn)問題，并針對性處理，進(jìn)而提升辦公室管理職能。

（四）提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)。辦公室人員的綜合素質(zhì)好壞決定了國企辦公室整體的工作風(fēng)格，但是人員素質(zhì)是一個具有自我屬性的范疇工作。因此，對于企業(yè)而言，若想提高辦公室人員的整體素質(zhì)和工作水平，主要從人員招聘和后期培訓(xùn)兩方面入手進(jìn)行，前者能夠保證避免低素質(zhì)和具有相關(guān)工作缺陷的人員進(jìn)入企業(yè)內(nèi)部，而對于后者而言，通過培訓(xùn)手段的實施，能夠不斷提升辦公室人員的素質(zhì)，掌握新的辦事技能和技巧，有助于相關(guān)工作的推動進(jìn)行。因此，提升辦公室工作人員的綜合素質(zhì)對于提升其管理工作具有十分重要的作用。

四、 結(jié)束語

我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展受到了國際和國內(nèi)兩方面的影響，國際、貿(mào)易全球化以及我國的迅速崛起和發(fā)展，國有企業(yè)要發(fā)展，想發(fā)展，就需要不斷深化改革企業(yè)的各項制度。而對于國企辦公室來說，也要順應(yīng)時代發(fā)展的需要，需要面臨的挑戰(zhàn)和工作任務(wù)都相對較多。因此，國有企業(yè)辦公室要結(jié)合自身實際，發(fā)現(xiàn)和找到自身存在的問題，緊跟時代和社會的步伐，加快工作節(jié)奏，提高自身素質(zhì)，工作效率也要迅速提升，營造一個團(tuán)結(jié)互助、積極奉獻(xiàn)的工作氛圍，這就需要工作人員能夠提升自身的責(zé)任感和使命感，提升辦公室管理工作，實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展。

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