基層醫(yī)療單位檔案規(guī)范化管理探析

鞠高潔

【摘要】對(duì)于基層醫(yī)療單位的管理而言，檔案管理是其重要組成部分，規(guī)范化的檔案管理可以提升整個(gè)單位的工作效率。基于基層醫(yī)療單位檔案規(guī)范化管理重要性的分析，提出對(duì)應(yīng)的管理措施，希望可以滿足基層醫(yī)療單位檔案管理的發(fā)展要求。

【關(guān)鍵詞】基層醫(yī)療單位;檔案;規(guī)范化;管理

最近幾年，隨著政府部門逐漸意識(shí)到檔案規(guī)范化的重要性，并且在檔案管理不斷完善與優(yōu)化的過程中，基層醫(yī)療單位的各項(xiàng)工作職能劃分也逐漸朝著規(guī)范、清晰的方向發(fā)展。所以規(guī)范管理單位檔案成為管理改革發(fā)展的核心所在。

一、基層醫(yī)療單位檔案規(guī)范化管理的重要性

基層醫(yī)療單位作為事關(guān)國家基礎(chǔ)事務(wù)的服務(wù)組織，與人民群眾有著密切的關(guān)聯(lián)。而檔案管理工作作為發(fā)掘優(yōu)秀員工的重要部門，也是單位存放信息的核心區(qū)域。以基層醫(yī)療單位人事檔案為例，單位內(nèi)部人員的所有信息都可以查詢到，領(lǐng)導(dǎo)階層也可以利用人事檔案判斷員工的工作能力，進(jìn)而做到才盡其用，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的合理安排。對(duì)于單位各個(gè)部門的管理者，也可以查閱工作人員的實(shí)際工作信息，并且對(duì)其工作效率加以判斷，進(jìn)而做好對(duì)應(yīng)的工作調(diào)動(dòng)，不斷提升人事管理效率。基于現(xiàn)實(shí)的角度分析，檔案管理規(guī)范化程度的高低會(huì)對(duì)員工的工作質(zhì)量和積極性帶來影響，這對(duì)于員工的晉升也有重要的意義。隨著社會(huì)人口的不斷增多和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，使得單位的工作內(nèi)容逐漸增多，每一年選聘的員工數(shù)量也在飛速增加，傳統(tǒng)檔案管理措施已經(jīng)無法滿足實(shí)際的需求，只有將單位檔案管理工作做細(xì)致、做實(shí)在，并且懂得與科學(xué)技術(shù)相互結(jié)合，才能夠?qū)崿F(xiàn)去粗取精，最終勝任管理工作。

二、基層醫(yī)療單位檔案管理規(guī)范化的措施

（一）提升認(rèn)識(shí)，有效進(jìn)行規(guī)范化管理。作為單位的領(lǐng)導(dǎo)，需要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案規(guī)范化管理視為基層醫(yī)療單位隊(duì)伍建設(shè)的重要目標(biāo)，能夠同等對(duì)待，并且直接將其納入議事日程之中。如要定期督促與檢查檔案管理工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)有效地解決，通過人事檔案管理考核機(jī)制的建立健全，實(shí)現(xiàn)分級(jí)化的檔案指導(dǎo)，通過動(dòng)態(tài)化的管理促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（二）建立健全檔案管理工作機(jī)制。建立完善的工作機(jī)制是基層醫(yī)療單位檔案管理工作得以順利開展的基礎(chǔ)。通過檔案管理工作機(jī)制的建立健全，可以滿足檔案運(yùn)動(dòng)過程與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，最終推動(dòng)檔案管理工作的規(guī)范化。基層醫(yī)療單位應(yīng)該與日常的工作需求相互結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的完善，能夠在實(shí)踐之中不斷完善與調(diào)整。通過對(duì)應(yīng)的工作機(jī)制建立，就能夠滿足檔案管理工作的順利開展，并且可以將檔案管理置于規(guī)范化的管理環(huán)境之中，為檔案資源建立保障體系。

（三）加大投入，保障醫(yī)療設(shè)備電子檔案的安全性。基層醫(yī)療單位應(yīng)該為醫(yī)療設(shè)備檔案的電子化管理工作配備相應(yīng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，主要包括檔案管理軟件和檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、刻錄機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等軟硬件設(shè)施，通過網(wǎng)絡(luò)使醫(yī)療機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作都能夠與檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行連接，從而便利地進(jìn)行電子檔案的搜集和整理。在這個(gè)過程中，還應(yīng)該注意保障醫(yī)療設(shè)備電子檔案的安全性，要配備專門的計(jì)算機(jī)對(duì)醫(yī)療設(shè)備電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，由專人負(fù)責(zé)。為了避免檔案丟失和錯(cuò)漏，應(yīng)該對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況、信息發(fā)布情況、電子檔案歸檔情況進(jìn)行定期和不定期的抽查。為了規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)還應(yīng)該制定電子檔案拷貝制度，有條件的醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)該推行紙質(zhì)歸檔和電子歸檔的雙軌制。要建立覆蓋醫(yī)院各個(gè)部門的醫(yī)療設(shè)備資源共享平臺(tái)，使各部門能夠便利地查找和利用檔案信息。

（四）提升檔案管理的監(jiān)察力度。考慮到目前部分檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)還很薄弱，認(rèn)為檔案管理僅僅是一個(gè)輔助，沒有任何實(shí)質(zhì)作用，是無關(guān)緊要的，所以對(duì)于檔案管理也是聽之任之。這種現(xiàn)象會(huì)嚴(yán)重影響基層醫(yī)療單位的發(fā)展，減緩改革與創(chuàng)新速度，影響檔案管理部門及人員的辦事效率，進(jìn)而引起職工的不滿。為了有效解決這一問題，基層醫(yī)療單位需要增強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的監(jiān)察力度，能夠強(qiáng)化日常的文件管理，并且針對(duì)相關(guān)的人員做好定期的崗位與思想教育核查，對(duì)于責(zé)任監(jiān)管一定要落到實(shí)處，能夠做到有功必賞、有錯(cuò)必罰，并且設(shè)置相對(duì)應(yīng)的崗位分級(jí)責(zé)任制度，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤，必須進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，追究相關(guān)人員的責(zé)任。對(duì)于表現(xiàn)出色的員工可以給予獎(jiǎng)勵(lì)，以此來提升員工的積極性。

（五）提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。推升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是提升基層醫(yī)療單位檔案管理工作質(zhì)量的首要條件，作為基層醫(yī)療單位的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該注重檔案工作人員的技能培訓(xùn)，能夠通過技能水平的考核，提升其業(yè)務(wù)的實(shí)際處理能力，最終滿足檔案管理工作實(shí)際質(zhì)量的全面提高。通過定期的考核，讓檔案管理人員擁有一定的提升與獎(jiǎng)勵(lì)空間，這樣能促進(jìn)其自主投入檔案的學(xué)習(xí)中去，提升綜合素養(yǎng)。

三、結(jié)語

總而言之，對(duì)于基層醫(yī)療單位的日常管理而言，規(guī)范化的檔案管理是其重要環(huán)節(jié)，我們需要不斷提升對(duì)其工作的認(rèn)識(shí)，進(jìn)而提高單位的日常工作效率以及競爭力，這樣就能為基層醫(yī)療單位的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)條件。希望通過本文的分析與研究，能夠提供有用的建議措施，推動(dòng)基層醫(yī)療單位檔案的規(guī)范化管理。

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