對電子檔案紙質檔案長期并存的思考

李怡林

摘 要：信息化技術對現代高校的檔案管理工作帶來了巨大的改變。在信息化技術條件下，電子檔案相比于傳統的紙質檔案來說，具有諸多的優勢。但由于目前正處于紙質檔案與電子檔案的過渡期，以及電子檔案管理技術、機制尚不完善等因素影響，就導致了當前電子檔案與紙質檔案共存的局面出現。在這樣的情況下，高校檔案管理工作應當注意電子檔案與紙質檔案的優勢互補，并做好電子檔案與紙質檔案并存的管理工作，從而提高高校檔案管理工作的質量。

關鍵詞：高校檔案管理；電子檔案；紙質檔案；并存

1 電子檔案的優點與缺點

1.1 電子檔案的優點

在高校發展與日常運作的過程當中，會產生許多具有作用價值的檔案信息，例如師生的情況資料、教學科研資料、各種活動會議的記錄等等。在信息化技術出現后，高校開始借助于信息化的技術、設備來進行檔案管理，其原因在于信息化技術條件下的檔案管理具有以下優點：第一，所需的物理存儲空間小，在非常小的存儲媒介內，可以存儲非常大量的數據信息，例如硬盤、光盤等；第二，管理過程與操作方便，能夠節省大量的人力成本，而且速度非常快，是人力所不能及的；第三，存儲的數據類型豐富，從傳統的文字信息到圖片信息、影音信息以及其他的特殊格式信息均可存儲；第四，傳輸速度快、共享方便、利用率高。信息化檔案管理主要借助的是計算機與互聯網設施設備，它們具有諸多的特點與優勢，這些優勢也正是人們借助他們進行檔案管理的原因，借助計算機與互聯網，檔案信息能夠即時性的傳輸到任何有網絡覆蓋的地方，共享非常方便，而且借助計算機，能夠對檔案信息進行深入的挖掘，可以將檔案的作用價值最大化的發揮出來。

1.2 電子檔案的缺點

信息化技術條件下的電子檔案具有許多傳統紙質檔案所無法達到的優點，但是我們也要認識到其存在的缺點，這樣才能真正有效的利用電子檔案。通過對信息化檔案管理的實踐，電子檔案的缺點被總結為以下幾點：第一，需要電力支持，在停電的情況下，便會導致管理系統無法運行；第二，對硬件的要求嚴格，如果某些計算機硬件、互聯網硬件出現損壞，便會導致管理系統無法運行；點三，由于互聯網環境復雜，一些人為或是病毒的入侵，會導致管理系統崩潰，或是檔案信息泄露、破壞等等。

2 電子檔案與紙質檔案的優勢互補

電子檔案與紙質檔案各具優勢，在當前這兩者共存的情況下，應當對其優勢進行互補，從而提高高校檔案管理工作的質量。

2.1 利用紙質檔案來解決電子檔案對電力與硬件的依賴性

紙質檔案雖然在管理上比較麻煩，但是卻不需要依靠較多的外界技術支持，所以可以將其作為電子檔案的一種后備檔案，這樣就能夠在信息化檔案管理系統無法運行的時候，起到彌補作用，始終保持高校檔案管理工作的有序推進。

2.2 利用紙質檔案來解決電子檔案的難確定性

從當前的法律層面來講，我國對電子檔案的認同還存在著不確定性，如果在電子檔案發生法律糾紛，且沒有相關證據的情況下，就需要有紙質檔案來解決這種不確定性，畢竟紙質檔案在我國有著非常長久的應用歷史與法律實踐作用.

2.3 利用電子檔案解決紙質檔案無法實現的便利性及復用性

傳統的紙質檔案復制困難、傳輸不便，想要實現大范圍的共享更是難上加難，而這正是信息化電子技術的優勢所在。所以，可以在實際的管理工作當中利用電子檔案解決紙質檔案無法實現的便利性及復用性。

3 電子檔案與紙質檔案的共存管理

電子檔案與紙質檔案共存的局面已經形成，且還會持續相當長的一段時間，由于其兩者之間的互補，能夠進一步提高檔案管理工作的質量與有效性，所以在具體的管理工作當中，應當做到“齊抓共管”，不偏向于任何一方。

3.1 推行雙規管理模式

所謂的雙軌管理模式，就是紙質檔案管理與電子檔案管理同時進行。首先，要根據紙質檔案與電子檔案的各自特點，分別建立管理操作模式，并在兩種管理模式之間，打通溝通連接的渠道，做到紙質檔案與電子檔案的同步存儲、同步更新。例如在電子環境下將一些需要永久、長期保存和需要維護歸檔的電子檔案，及時從計算機上拷貝并輸出成紙質檔案作常規保存，繼續用傳統的文件形式來保持其原始性、證據性和權益性，或是把一些利用頻繁，需要傳輸、聯網的已開放的紙質檔案錄入，轉化為電子檔案，以滿足檔案信息資源共享的需要。

3.2 完善電子檔案管理制度

傳統的紙質檔案有著非常長的管理歷史與經驗，所形成的管理制度也較為完善、合理但由于電子檔案的出現尚不算久，所以其管理制度還需要進行探索與完善。首先，要建立一整套電子檔案全程保護制度和傳遞記錄制度，以保障電子文件的及時收集，防止在分散狀態下發生信息丟失。同時，電子文件形成后因載體轉換或格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生變化，便難以確認它的原始性和完整性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集開始就進行記錄，記錄電子文件的管理和提供利用情況。

3.3 改善檔案管理物質基礎

不論是紙質檔案還是電子檔案，都必須要有相應的物質基礎作為基本條件保障。在這兩者共存的情況下，應當對應改善其管理物質基礎。在紙質檔案的管理中，應當格外注意檔案環存儲環境的優化與改善，至少要達到防水、防潮、防火等基本要求，以保證紙質檔案管理的安全性。對于電子檔案的物質基礎完善，相對復雜，各種各樣的硬件、軟件均需要根據高校檔案管理工作的需求進行必要的升級，同時還要搞好相應的安全防護工作，例如配置防火墻、構建檔案信息自動備份系統等等。

參考文獻

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