探析圖書館檔案優化管理的措施及思考

肖艷平

摘 要：隨著當今信息化管理建設步伐的加快，伴隨著圖書館檔案材料種類的數量在不斷增加，提高圖書館檔案管理系統必須能夠更好地促進信息和專業的檔案管理庫的建設。文章論述了圖書館檔案優化的重要性，接著分析了圖書館檔案管理的現狀，重點探討如何提高運用現代圖書管理理念和技術庫文件的管理問題。

關鍵詞：圖書館檔案；優化管理；探析；措施

檔案管理在圖書館工作中有著鮮明的性質：歷史性，參考性，科學性。近幾年來，伴隨著我國院校自身教育規模的擴大，如何正確審視當代圖書館檔案工作的重要性，推進圖書館檔案優化管理工作，具有其重要的研究價值。

1 圖書館檔案優化管理的必要性

1.1 優化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進行

圖書館檔案涉及到的內容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經驗，對圖書館人員編制進行詳細的記錄，并通過檔案信息反映了圖書館和博物館的情況及其業務發展中存在的問題是圖書館發展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價值，以及圖書館的未來發展的真正目標。

1.2 檔案管理是圖書館進行科學管理的重要手段

通過建立和完善圖書館檔案管理的科學性，圖書館可以進一步提高其自身檔案管理系統，實現標準化和規范化的管理，充分發揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務工作的管理過程，能夠進行詳細記錄工作，都是為未來圖書館進一步提升讀者服務質量打下堅實的基礎。

2 圖書館檔案優化管理當前存在問題

2.1 檔案管理意識薄弱

許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認為圖書管理就是按照傳統方法進行針對圖書進行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更糟糕的是一些領導經常在會議重點討論了檔案管理考核的重要性，但在實際工作中也沒有實行有效貫徹執行，甚至放棄檔案管理。所以，對檔案管理意識薄弱問題將不可避免地導致檔案管理意識的降低，進而大大降低了圖書檔案管理的質量水平。

2.2 檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高

目前的檔案管理現狀表明，從正規術語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統分類方法，如數字法，子母法進行排序放置，而這種管理方法絕大多數是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機構水平不高，崗位職責不明確，責任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固定，服務質量不均衡，造成了檔案工作發展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機構及其專職人員，最終導致圖書館管理水平偏低。

2.3 對檔案管理的進一步數字化開發利用進程緩慢

當前，部分圖書館的檔案管理仍然使用紙質文獻記錄為主的傳統管理模式，已不能滿足人們快速訪問檔案文獻資源的需求。許多圖書館沒有數字化檔案館，對于檔案文獻的編寫仍然停留在手工階段。雖然每個檔案管理部門已經配備了電腦等現代化設備，但使用的范圍非常有限，使文件管理服務未能達到科學化發展。檔案的收集，整理，分類，編目等工作量繁瑣復雜，用手工完成錄入速度慢，保存效果差。

3 圖書館檔案優化管理的措施

3.1 優化完善圖書館檔案管理機制

科學規劃圖書館檔案管理機制，優化圖書館檔案信息技術基礎設施建設，提高圖書檔案管理的信息化服務能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨做的很好的，有很多檔案材料往往涉及到多個部門，需要協調多方工作進行系統優化服務才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管期限表制，分保管期間，評估文件，文件規范的符合法律的發展，提高人們的意識，進一步推動圖書館檔案管理建設。

3.2 加強檔案數字化建設，建立圖書管理數據庫

所謂圖書管理數據庫管理系統，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實現共享檔案信息管理系統的文件。在今天加速全球化的進程中，實現數據庫管理系統也使得文件管理從傳統到紙質載體轉變為電子載體，檔案管理員能夠針對圖書信息進行存檔數據處理，有效開展圖書業務管理，共同實現圖書管理信息的協調處理。因此，建立高效的圖書檔案數據庫管理系統，是能夠非常合理利用信息資源庫文件信息數據庫，能夠實現將圖書檔案管理通過電腦檔案信息化管理，進一步完善圖書館檔案的日常管理工作。

3.3 提升圖書檔案管理人員的綜合業務素質

圖書館應設置專職工作人員負責檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業技能培訓工作，盡量選擇有著較高教育水平和業務經驗豐富的員工。對于檔案管理人員，應盡量保持其工作的穩定性。檔案管理人員要定期進行培訓，能夠熟練掌握電腦等現代信息技術，精通圖書館檔案管理系統。要充分認識到圖書管理人員對圖書館發展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質，不斷轉變其工作觀念，以適應現代社會發展的要求。圖書館檔案管理人員也應提高工作的嚴肅性，增強工作責任感，及時的準確地對檔案材料進行分類管理。

4 結論

優化圖書管理工作，進一步加強信息檔案和數字信息時代圖書館建設，抓住機遇，加快自身發展，建立健全現代化檔案管理制度，實現更好地服務于我國社會改革發展和建設工作。

參考文獻

[1]馬琳.論高校圖書館空間的人性化設計走向[J]. 中州大學學報. 2012（04）

[2]黃遒.高校圖書館特點館藏淺議[J]. 中國新技術新產品. 2010（01）endprint