淺談高職院校檔案信息化建設(shè)

孫婧

摘 要：檔案信息化建設(shè)對于高職院校檔案工作有著舉足輕重的作用，為檔案資源的查找利用提供便利。本文從檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性和不足，闡釋了檔案信息化建設(shè)實施措施，展望了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案 信息化 建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的日新月異，各高職院校逐步實行網(wǎng)上辦公及信息公開的要求，檔案作為信息公開的一部分，檔案信息化建設(shè)將成為檔案管理的重要組成部分。

一、檔案信息化建設(shè)的優(yōu)越性

檔案的信息化是電子技術(shù)應(yīng)用于檔案管理及檔案利用的重要形式，是檔案科學(xué)管理的重要手段。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，有以下幾方面的優(yōu)勢：

（一）與傳統(tǒng)檔案相比，其存儲載體不同

一直以來，我們檔案室所保存的檔案大多是紙質(zhì)類的文檔。對于這類文件的保存和管理，我們一方面需要考慮其保存環(huán)境的溫濕度條件，另一方面需要定期投放防蟲防蛀藥物，更多的還要考慮其檔案室各類文件的規(guī)劃和布局，以及在文件逐年增加的情況下檔案室的規(guī)劃建設(shè)。而將這類文件進(jìn)行掃描處理后的電子檔案，可以大大提高檔案的利用效率和檢索速度，可以便于檔案的查找和復(fù)制。在存儲方面，只需一臺存儲空間大的微型計算機和相應(yīng)的掃描設(shè)備即可完成，可以大大節(jié)省存儲空間。

（二）與傳統(tǒng)檔案相比，大大降低了檔案管理人員的工作強度

傳統(tǒng)檔案的查閱及管理常常受到檔案歸檔方法的制約和限制，需要檔案管理人員先查閱紙質(zhì)目錄后，“翻箱倒柜”的查找文件，工作程序繁瑣，在一定程度上影響了工作效率。電子檔案通過對電子目錄的檢索可以方便的調(diào)出，能大大提高檔案管理人員的工作效率，將檔案管理人員在日常的繁瑣工作中解放出來，在降低勞動強度的同時也更大限度的保護(hù)了傳統(tǒng)檔案因經(jīng)常翻閱所造成的損壞。

（三）與傳統(tǒng)檔案相比，能增強文件的保密性

傳統(tǒng)文件在保管過程中，通常是以卷為單位，在借閱時，往往將整卷文件一同借閱，不便于檔案管理的保密要求。電子文件則是以件為單位進(jìn)行存儲，借閱時只需印制該件文件即可，對于保密文件，可以通過對電子文件進(jìn)行加密的形式管理，大大增強了保密文件管理的安全性。

二、檔案信息化建設(shè)的不足

檔案信息化建設(shè)對于檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案信息化建設(shè)水平?jīng)Q定著高職院校檔案建設(shè)的發(fā)展方向和趨勢，對高職院校的發(fā)展有著指導(dǎo)和推動作用。然而，高職院校檔案信息化建設(shè)過程中也存在著或多或少的問題：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視不足

高職院校的領(lǐng)導(dǎo)往往只重視教學(xué)方面的建設(shè)，如示范校建設(shè)，中央財政支持的重點項目建設(shè)，實驗實訓(xùn)基地建設(shè)等，對于檔案信息化建設(shè)方面投入的人力、物力、財力較少，一定程度上制約了檔案室建設(shè)。

（二）缺少專業(yè)的檔案人員隊伍

高職院校的檔案室大多設(shè)置在學(xué)院辦公室，檔案管理工作通常由辦公室人員兼職負(fù)責(zé)，而辦公室人員缺乏檔案專業(yè)知識，在遇辦公室工作繁雜的情況下，為了保證辦公室日常工作的順利開展，常常以犧牲檔案工作為代價。

（三）缺乏檔案管理意識

高職院校的檔案管理人員，在檔案管理過程中沒有接受過系統(tǒng)的檔案信息化管理培訓(xùn)，只是在實際工作中摸索著找經(jīng)驗，缺乏主動性和責(zé)任感，缺少工作熱情。對檔案信息化建設(shè)中，遇到的問題，只能自己消化和處理，這也是檔案信息化水平滯后的原因。

（四）檔案理論知識陳舊，缺少創(chuàng)新意識和學(xué)習(xí)意識

高職院校檔案管理人員由于大多是兼職管理檔案，從某種程度上就制約了整個檔案人員隊伍的綜合素質(zhì)。他們通常用原有的檔案理論知識處理檔案工作，對檔案信息化知識模棱兩可，在檔案信息化建設(shè)過程中摸著石頭過河，缺少學(xué)習(xí)的主動性和創(chuàng)新意識，甚至滿足于原有的知識體系，致使檔案利用率低下，檔案發(fā)展水平落后。

三、檔案信息化建設(shè)實施措施

加強高職院校檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案工作整體上水平，就必須做好以下幾方面工作：

（一）.加強領(lǐng)導(dǎo)，建立穩(wěn)定的檔案人員隊伍

要切實做好檔案信息化建設(shè)，就必須有一支相對穩(wěn)定的檔案人員隊伍，辦公室必須設(shè)立專職檔案管理人員崗位，配備齊全檔案信息化管理設(shè)備，定期組織檔案管理人員和兼職檔案人員崗位培訓(xùn)，與相關(guān)高職院校進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，以“請進(jìn)來，走出去”的方式，多學(xué)習(xí)，多借鑒，多交流，多總結(jié)。這就需要高職院校領(lǐng)導(dǎo)以開放的眼光，給予充分的支持和重視，學(xué)院內(nèi)要設(shè)立院領(lǐng)導(dǎo)分管負(fù)責(zé)制，雙管齊下，共同抓好檔案信息化建設(shè)。

（二）.建立完善的檔案管理制度

完善的檔案管理制度是做好檔案工作的前提和重要保障。對于檔案信息化建設(shè)，首先，要建立一定的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一和完整；其次，要制定電子文件查閱標(biāo)準(zhǔn)，即哪些文件可以通過辦公網(wǎng)直接檢索查閱，哪些文件限制查閱，哪些文件為保密文件需領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后查閱等；再次，要制定管理人員工作規(guī)范及工作職責(zé)，確保檔案管理有章可循。

（三）.加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案信息化建設(shè)水平

為了便于檔案的查找利用和提高檔案管理工作的效率，加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)勢在必行。檔案管理人員要針對各自高職院校檔案情況，做好檔案信息采集工作，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的完整統(tǒng)一，這就要求我們不僅要做好近一時期的檔案信息采集錄入工作，也要將以往的檔案分時段采集錄入。在整體檔案錄入完成后，還要做好檔案信息數(shù)據(jù)庫資源的復(fù)核工作，確保錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

（四）.建立健全檔案信息安全體系

檔案信息化建設(shè)對檔案的安全利用提出了新的要求，這就要求，檔案在生成單子文件的同時，按照保密級別，分層分級對檔案進(jìn)行管理，對保密級別高的文件要做好加密處理。對于檔案的查閱利用，檔案管理人員要按照檔案借閱制度及操作流程，通過系統(tǒng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)逐級審批后調(diào)用，系統(tǒng)要根據(jù)整個操作環(huán)節(jié)，生成檔案調(diào)用過程文件并保存為調(diào)用目錄，以備后查。

四、檔案信息化建設(shè)發(fā)展趨勢

檔案信息化建設(shè)是新時期檔案管理工作的重點，是高職院校檔案室建設(shè)的發(fā)展趨勢，也是傳統(tǒng)檔案與電子計算機技術(shù)融合的產(chǎn)物。構(gòu)建良好的檔案信息體系，建立檔案安全保障制度和切實可行的檔案管理制度，創(chuàng)建透明公開的檔案查閱平臺，不僅是新時期信息公開的要求，也是未來檔案建設(shè)的發(fā)展方向。

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（作者單位：天津國土資源和房屋職院學(xué)院）endprint