檔案安全體系建設(shè)的幾點(diǎn)思考

尹曉倩

摘 要：“檔案安全體系”是繼建設(shè)“覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系”和“方便廣大人民群眾的檔案利用體系”思想之后，在我國現(xiàn)代檔案體系建設(shè)理念上的又一個(gè)重大突破。本文從檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)、完善制度建立健全監(jiān)督機(jī)制、實(shí)現(xiàn)檔案繼續(xù)教育與技能培訓(xùn)四個(gè)方面著手，闡述了筆者對(duì)檔案安全體系建設(shè)的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵字：檔案工作 安全體系

檔案安全體系建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的基礎(chǔ)，是決定檔案事業(yè)發(fā)展的根本條件。建立檔案安全體系是檔案安全保護(hù)工作的需要；是防止國內(nèi)外敵對(duì)勢(shì)力竊取我國核心檔案信息資源的需要；是預(yù)防和減輕自然災(zāi)害、人為災(zāi)害對(duì)檔案造成損失的需要；是解決公共檔案信息服務(wù)與檔案信息安全之間矛盾的需要；是應(yīng)對(duì)新技術(shù)條件下數(shù)字檔案信息安全挑戰(zhàn)的需要；是消除檔案部門各種安全隱患的需要。作為企業(yè)檔案管理部門，更應(yīng)該將檔案安全體系建設(shè)作為業(yè)務(wù)工作中的重中之重，以對(duì)本單位負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保檔案——企業(yè)重要財(cái)產(chǎn)的安全。

檔案安全意識(shí)淡薄在一些基層單位表現(xiàn)得尤為明顯。他們認(rèn)為檔案在安全方面是不會(huì)出現(xiàn)什么重大事故的，他們只顧及檔案的收集、整理、編研和開發(fā)利用工作，而把安全工作晾在一邊。無論是在工作計(jì)劃還是工作總結(jié)中，很少提及甚至不提及檔案安全方面的內(nèi)容，而只熱衷于檔案的數(shù)字化、信息化，建設(shè)數(shù)字檔案館之類的工作，而吝于對(duì)此花過多的時(shí)間和精力，對(duì)安全工作不屑一顧。

由于檔案安全意識(shí)淡薄，一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案安全方面的關(guān)注度自然就小，這點(diǎn)可以體現(xiàn)于檔案管理制度的建設(shè)上，除部分機(jī)關(guān)單位外，一般企業(yè)單位未建立必要的檔案安全管理制度。雖然都有關(guān)于檔案的接收、分類、借閱、保密、鑒定、銷毀等制度各項(xiàng)制度，但部分單位卻沒制訂檔案安全管理制度。檔案安全管理工作沒有提到議事日程，未能做到有章可循，檔案管理工作整體存在不少漏洞，缺乏有效的制度保障。建立健全檔案安全體系，還需從以下四個(gè)方面做好保障：

一.加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的科學(xué)性，為實(shí)體檔案做好安全保障

檔案庫房是檔案保管的最外層屏障，也是檔案安全體系中重要的一環(huán)。因此需要不斷優(yōu)化庫房的軟硬件設(shè)施，改善保管條件，從而達(dá)到延長檔案載體壽命的目的。檔案庫房的建設(shè)必須考慮到抗震烈度、防火等級(jí)、洪水以及環(huán)境污染等因素，科學(xué)選址，長遠(yuǎn)規(guī)劃，選用防火、安全、環(huán)保的建筑材料，嚴(yán)格按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，建設(shè)安全現(xiàn)代化方式管理的檔案庫房。

設(shè)備設(shè)施方面，可根據(jù)各單位實(shí)際情況，引進(jìn)必要的安全保障設(shè)備。如合理布局視頻監(jiān)控系統(tǒng)，做到重要地點(diǎn)無死角；定期檢查消防系統(tǒng)，保證防火設(shè)備處于良好的備用狀態(tài)；對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，利用空調(diào)、加濕器等設(shè)備的調(diào)節(jié)使檔案庫房恒溫恒濕等。檔案實(shí)體安全保護(hù)，主要包括檔案保管條件的設(shè)定，庫房的溫濕度控制。應(yīng)采用自動(dòng)控制系統(tǒng)，保存紙質(zhì)檔案（含照片）事宜的溫度是14℃-24℃，相對(duì)濕度是45%-60%，保存底片事宜的溫度13℃-15℃，相對(duì)濕度是35%-45%，保存錄音帶、錄像帶適宜溫度是13℃-20℃（最適宜的是18℃），相對(duì)濕度是35%-45%，保存電子檔案（光盤）適宜的溫度是17℃-20℃，相對(duì)濕度是35%-45%，進(jìn)庫的所有檔案必須經(jīng)過消毒殺菌處理，進(jìn)庫工作人員要按程序穿好工作服，先消毒再進(jìn)入，同時(shí)庫房的防蟲藥物應(yīng)定期檢查、更換。

二、加快檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各種介質(zhì)檔案的安全保管

維護(hù)數(shù)字檔案的信息安全，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作，要根據(jù)數(shù)字檔案特性和存在的安全隱患，從管理和技術(shù)兩個(gè)方面著手，采取積極穩(wěn)妥的措施，在發(fā)揮數(shù)字檔案優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，確保檔案信息的安全。

（一）構(gòu)建數(shù)字檔案安全體系

加強(qiáng)對(duì)電子文件信息系統(tǒng)和載體的安全檢測。要按照國家規(guī)定的信息安全分級(jí)、等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)建立電子文件的信息系統(tǒng)和安全防護(hù)體系，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，執(zhí)行各項(xiàng)嚴(yán)格的安全管理制度，保障設(shè)備和軟件安全可用、信息不會(huì)被輕易篡改或竊取。要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)、內(nèi)部使用的涉密計(jì)算機(jī)及涉密載體的安全保密措施，嚴(yán)防文件在內(nèi)部傳輸過程中被竊密。要對(duì)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢驗(yàn)和認(rèn)證，確保存儲(chǔ)介質(zhì)長期可用。實(shí)時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)進(jìn)行建設(shè)、更新、升級(jí)和維護(hù)。協(xié)調(diào)用戶的訪問，設(shè)立企業(yè)檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)，對(duì)外部互聯(lián)網(wǎng)加裝防火墻系統(tǒng)，反病毒軟件。檔案信息錄入、掃描、信息加工的計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)隔離。加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，從根本上杜絕秘密檔案泄密事件的發(fā)生。為企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)和保障企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了有效的技術(shù)支持。

（二）數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換與異地備份

從檔案安全保存的角度看，數(shù)字檔案具有不能直接識(shí)讀、信號(hào)極易消失、信息容易被篡改以及信息容易被遠(yuǎn)距離截取竊獲，造成失密等致命性缺點(diǎn)。這些致命缺點(diǎn)，是它與生俱來的，一時(shí)難以克服，從而使它極不利于作為證據(jù)而長久地安全保存。數(shù)字時(shí)代的檔案工作者，要充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案的這些缺點(diǎn)，并有權(quán)力采取針對(duì)性的手段，去防范和克服它的致命缺點(diǎn)，確保數(shù)字檔案的完整與安全。這里的針對(duì)性手段，主要是指對(duì)重要的數(shù)字檔案進(jìn)行介質(zhì)轉(zhuǎn)換，把數(shù)字檔案及時(shí)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠片、聲像檔案等，也就是進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，而不僅僅只是進(jìn)行同質(zhì)遷移或同質(zhì)備份。

通過異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，首先由于已非單一的數(shù)字信號(hào)，利用時(shí)有更多的介質(zhì)載體可供選擇，降低了讀取時(shí)對(duì)設(shè)備和技術(shù)的依賴性，人們可以長期讀取，因而適于長久保存；其次由于保管載體的多樣性，信息不會(huì)輕易丟失，更加安全，也減少了多原件的破壞；第三由于信息已被轉(zhuǎn)換到新的載體上（如紙質(zhì)或縮微膠片），不會(huì)遭遠(yuǎn)距離篡改和破壞，故其內(nèi)容比其母本的數(shù)字檔案更加真實(shí)，可以用來檢驗(yàn)其母本信息是否原始、真實(shí)，是否被篡改過，甚至可以用來作為校正其母本的真實(shí)版本或可靠版本，從而成為真實(shí)可信的憑證，成為真正意義上的檔案。

三、不斷完善檔案館安全制度，建立健全監(jiān)督機(jī)制

檔案安全制度是保障檔案工作正常有序進(jìn)行的基礎(chǔ)，在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中都應(yīng)制定相應(yīng)的檔案安全制度，加強(qiáng)對(duì)規(guī)章制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，建立健全監(jiān)督機(jī)制，使之長期有效施行，確保規(guī)章制度落到實(shí)處。要按照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》和《檔案館防治災(zāi)害工作指南》等要求，對(duì)于各種自然災(zāi)害及其他突發(fā)事件做出應(yīng)急預(yù)案，建立突發(fā)事件應(yīng)急小組，保障預(yù)案有計(jì)劃實(shí)施；通過經(jīng)常開展演練，保證突發(fā)事件應(yīng)急處置工作的有效進(jìn)行，最大限度地預(yù)防和減少突發(fā)事件對(duì)檔案造成的危害，通過定期的實(shí)戰(zhàn)演練，可以提高檔案工作人員的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和應(yīng)急處理能力，充分發(fā)揮應(yīng)急預(yù)案在突發(fā)事件中的作用。

四、實(shí)現(xiàn)檔案繼續(xù)教育與技能培訓(xùn)

再完善的規(guī)章制度也需要人去執(zhí)行，高素質(zhì)人才也是企業(yè)的核心競爭力。檔案安全體系的不斷完善與發(fā)展，需要檔案專業(yè)技術(shù)人員的知識(shí)及技能隨著不斷得到增新、補(bǔ)充、擴(kuò)展和提高，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)造能力和專業(yè)技術(shù)水平。因此在不斷建設(shè)硬件條件設(shè)施、完善各項(xiàng)安全規(guī)章制度的同時(shí)，需要長期性的對(duì)檔案工作人員實(shí)行繼續(xù)教育與技能培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)檔案工作者的安全意識(shí)在檔案安全體系建設(shè)中的主觀作用。通過經(jīng)常性的安全教育與學(xué)習(xí)培訓(xùn)，可以強(qiáng)化檔案工作人員的安全防范意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，普及檔案安全保障方面的基本知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，從而建立起一直業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬，安全保密意識(shí)強(qiáng)，具有開拓創(chuàng)新精神檔案工作者隊(duì)伍，為檔案安全體系建設(shè)提供了主觀能動(dòng)性保障。

檔案安全體系的建設(shè)不是一朝一夕，是通過年復(fù)一年的積累來發(fā)展完善的，只有以安全為根本，以預(yù)防為核心，以制度為保障，才能確保檔案信息資源的安全完整，進(jìn)而發(fā)揮檔案的社會(huì)價(jià)值。

（作者單位：中國煙草總公司天津市公司物流中心）

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