關于法院檔案室建設的幾點建議

解冰

近年來，隨著審判業務的激增和法院人員的不斷增加，各級各地法院正在大量新建審判大樓。但由于工程建設單位、設計單位和施工單位對檔案工作的重視程度不夠，對檔案館建筑設計規范不了解，致使許多法院檔案室建設不符合要求。本文將結合筆者的實際工作經驗，對法院檔案室建設進行深入研究，提出如下建議。

一、提高重視、舍得投入

人民法院檔案指各級人民法院在審判工作和其他工作中形成的對國家、社會和本機關具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分。①其中訴訟檔案尤為重要，訴訟檔案是案件審判過程的真實記錄，是做好審判活動的重要依據和必要條件，是維護當事人合法權益的憑證，是研究司法活動的重要素材，是國家制定法律、政策的必要依據。

由于經濟高速發展、人民法律意識普遍提升，訴訟案件增加，由此產生的訴訟檔案數量特別大，居各機關檔案庫存量之首，一般可達十余萬卷，多的甚至幾十萬卷，有“小檔案館”之稱。而且訴訟檔案借閱利用頻繁，無論是法院系統審理案件的需要，還是檢察、公安、紀檢、監獄等部門的業務需要，無論是律師查閱還是當事人查閱，都需要大量查找案卷、復印案卷。

因此應高度重視法院檔案工作，不僅要為檔案室提供足夠的空間存放現有檔案，還要預留出三十年的檔案存放空間；不僅要建設檔案庫房，還要有足夠大的閱檔室以供多人查閱利用；不僅要三室分設，還要建檔案整理室、數字化處理室，而且要結合“審判區和辦公區分離”的法院審判樓建設原則，合理布局檔案室各功能用房。對檔案工作的重視還應體現在及時咨詢檔案部門及專家學者建設檔案室的意見，大力投入財力、物力提升檔案的保存環境，配備檔案人員、增加檔案待遇等方面。

二、全程介入、發揮作用

審判樓的建設需要一個較長周期，短則三四年，長則八九年，要經歷籌劃、審批、選址、設計、施工、裝修等等環節才能最終交付使用。作為主辦者要考慮到各個方面的專業要求，如審判庭、羈押室、機房等，這其中最復雜最具專業性的是檔案室，因為它對選址布局、溫濕度、防潮防水、防光防紫外線、防塵防污染、防火防盜等都有特殊的要求。而可以參考的建筑文獻僅有《檔案館建筑設計規范》，沒有具體的檔案室建設標準，這就需要檔案人員利用自己的專業知識參與到法院審判樓的建設中來，隨著審判樓建設的推進提出準確、專業、實用、標準的檔案室建設意見，盡而提高法院檔案室的建設水平。具體來說需要在以下方面做好咨詢建議工作：

（一）、審判樓設計階段

此階段為建設單位委托設計單位對審判樓進行總體設計，設計內容包括總體外觀形象、各樓層的布局、各功能用房的設置及審判樓的裝飾風格等等。此時本院檔案部門應對檔案室位置安排、布局、庫房大小、承重及防火防高溫設備的安排等方面提出意見，力求對檔案室的設置專業規范，方便利用。

（二）、施工階段

施工階段跨越的時間較長，一般在2-3年，涉及主體框架、門窗地磚、電氣管線及消防設備安裝等方面，在此期間檔案人員需要多次到施工現場實地查看檔案室的建設情況，重點關注檔案室布局是否合理、承重是否達到、門窗設置是否合適、使用材料是否合規、設備使用是否恰當等等，對于有違建設標準的要立即提出，上報領導以求改正。同時還要合理規劃庫房設備位置，如密集架、自動滅火設備、自動溫濕度設備等，如有必要可以召集相關供應商協商確定各自設備的位置，力爭互不影響、合理布局。

（三）、竣工驗收階段

此階段主要是檢查各方面是否合乎要求、細節處理是否到位，是建筑工程最后查漏補缺的階段。對于檔案室而言，主要是檢查門窗材質安全性，各種管線是否有破損裸露，插座燈管是否合規夠用、滅火設備的安置調試、監控設備的成像效果、防盜報警裝置的效果等等，確保安全使用，質量合格。

三、遵照規范、細化要求

（一）、位置布局

為保證檔案防潮、防水、防光、防火等要求，檔案室要遠離衛生間、洗漱間、配電室等可能危及檔案安全的地方，并且不應安排在頂樓、地下或樓兩側。

檔案室應設置庫房、辦公室、閱卷室、整理室、數字化處理用房、機房等功能用房，布置各類用房位置，力求功能合理，流程便捷，避免交叉。庫房與各功能用房之間應有分隔，且應保證檔案傳送安全順暢。

閱檔室應設置在方便當事人的位置，門口應朝向當事人通道區域，窗應采取遮陽措施，避免陽光直射，還要注意自然通風。二層及二層以上的檔案庫房應單獨設置垂直運輸設備。檔案庫房凈高不應低于2.4m，應設兩個獨立的出入口，屋頂采取保溫隔熱措施，通風要順暢。檔案庫房樓板承重必須達到樓面均荷載5kn/m2；采用檔案密集架的，不應小于12kn/m2。②窗戶應盡量減少，并不得采用跨層或跨間的通長窗。

（二）、檔案裝具

檔案裝具一般采用密集架，有條件的可以選用智能密集架，在布置檔案裝具時應考慮工作人員管理檔案和存放各種保護設備的空間。密集架應擺放在于窗戶垂直的位置，主通道凈寬不小于1m，以1.5m為宜，兩行裝具間凈寬不應小于0.8m。裝具端部與墻之間走道凈寬不小于0.6m，裝具頂端與房頂之間隔不小于0.5m。

（三）、“八防”設備設施

防火方面，應嚴禁煙火。線路鋪設必須為暗線，且線材、開關、插座必須符合要求。照明燈應選擇防紫外線燈或白熾燈，并加裝防爆罩，禁止使用日光燈。③防火設備建議選用自動防火報警及滅火系統，安裝感煙探測器和感溫探測器，一旦出現火情，立即報警，并自動啟動滅火系統進行滅火。滅火設備可以選擇高壓二氧化碳、高壓細水霧、三氟甲烷或七氟丙烷等。④庫房門應為防火防盜門。

防高溫、防潮方面，溫度應在14-24℃，相對濕度為45-60%。檔案庫房應安裝空調設備，有條件的安裝恒溫恒濕空調或溫濕度自動控制系統，以確保檔案保存的溫濕度環境。根據庫房大小配備合適數量的自動溫濕度儀，定時段打印溫濕度記錄情況。檔案庫房不宜安裝水（氣）暖，上下水管禁止通過檔案庫房。endprint

防盜方面，應安裝防盜窗、防盜門，有條件的要安裝防盜報警裝置及視頻監控系統，具體包括紅外線探測器、玻璃破碎探測器、攝像頭及監視器等等。

防塵方面，應配備吸塵器定期清理塵土，并安裝消毒滅菌設備定時對庫存檔案進行消毒。

防光方面，應安裝防光窗簾，避免陽光直射檔案。

防磁輻射方面，對光盤檔案等磁性記錄介質，要配備防磁柜，并定期進行檢查。

防蟲防鼠方面，要及時投放防蟲鼠藥，有條件的可以安裝電子殺蟲儀。

四、廣泛交流、緊盯施工

檔案室的建設一勞永逸，設計的好方便日后檔案管理工作，設計不合理、不規范，日后補救起來很困難，勢必影響檔案員的工作效率，影響查檔調卷工作，甚至影響檔案的保存壽命。因此檔案室的建設無小事兒，要多方交流學習，廣泛征求意見，合理規劃布局，緊盯設計施工，才能完美無缺。

（一）、多方學習交流

查找《檔案館建筑設計規范》、《檔案館建設標準》等標準的具體要求，學習檔案保護技術的專業知識，咨詢檔案行政管理部門的意見，遍訪先進檔案管理單位，結合自身實際工作經驗，提出切實可行的建議，經過與設計方、施工方等多方會商，形成最終解決方案。

（二）、緊盯設計施工

檔案室建設是隨著審判樓的建設而進行的，這就注定是一項長期的、需投入大量精力、長久耐心的工作，不僅要有鍥而不舍的決心，更需要辛苦奔波的努力。要及時主動向主管院領導匯報檔案室建設情況，及時主動聯系設計、施工單位修改調整檔案室建設方案，及時主動聯系基建負責同志反映檔案室建設要求、協調配置檔案相關設備設施。要以主人翁的姿態緊盯設計、施工，發現不符合建設標準的做法，及時向有關領導匯報，督促改正落實。

檔案室建設是費心勞力的，這既是對檔案人員專業素質的考驗，也是對檔案人員溝通協調能力的鍛煉。檔案室建設是需要資金支持的，既要大力投入、舍得投入，又需要檔案人員縱觀全局精打細算，把錢用在刀刃上。只有抱著建設新型、一流、現代化檔案室的愿望才能把檔案室建設好，才能適應日后數字化檔案室的要求。

（工作單位：唐山市中級人民法院）

參考文獻：

[1]、人民法院檔案工作規定 法發[2012]11號 2012.6

[2]、檔案館建筑設計規范

[3]、檔案室建設指導意見 東檔法[2012] 6號 東營市檔案局 2012.2

[4]、對檔案庫房滅火設備選用的一點思考 上海市檔案館科技處 2005.11endprint