淺談檔案安全管理工作

陳麗萍　劉愛蓮

檔案安全管理是指立檔單位、檔案館對館（室）藏檔案實體和信息內容采取有效保護措施，避免受到自然災害或人為侵害，并使其處于安全狀態的管理工作。其目的是加強檔案安全管理工作，杜絕各類危害檔案安全事故發生，確保檔案資料安全和最大限度的延長檔案壽命，因此檔案安全管理在檔案工作系統中起著至關重要的作用。檔案管理中心扎實開展安全生產基礎建設工作，認真落實《安全生產法》、《河北省安全生產管理條例》及上級有關文件精神，牢固樹立“安全第一、預防為主”的思想，一手抓安全生產基礎管理，一手抓安全生產宣傳教育，采取切實有效措施，扎扎實實做好安全生產工作，堅決防范各類安全生產事故的發生。

一、嚴格落實安全生產責任主體責任，進一步夯實安全生產基礎

不斷建立健全安全生產管理制度，遵循嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全的原則，落實責任主體，完善安全生產規章制度，切實加強全方位管理，與各科室簽訂安全責任狀，把安全生產責任制層層落實到每個科室及每一個工作崗位，責任明確，各司其職、各負其責，相互支持、協調聯動，形成安全生產齊抓共管的格局，全力做好安全生產工作。

二、切實抓好安全生產宣傳教育培訓工作，增強人員檔案安全意識

保障檔案安全，是檔案部門的首要任務和應盡的責任。因此，檔案部門和檔案工作者要掌握信息安全及檔案管理的規定和知識，促使各級檔案工作者樹立檔案安全意識和 “安全人人有責”的思想，確保將檔案安全放在檔案工作的重要位置，為檔案安全構筑堅固的思想防線。檔案管理中心全面深入開展安全工作的宣傳教育，定期對職工進行安全培訓，并在櫥窗及公示欄開辟安全生產專欄，對安全知識進行宣傳，大力營造濃厚的安全生產氛圍，通過教育培訓，強化了員工的安全意識，增強了員工關心安全、支持安全、參與安全的緊迫感和責任感。

三、建立健全檔案管理應急預案，應對各類突發事件的發生

突發事件的緊迫性、信息不對稱性和資源有限性要求快速作出應急決策，預案為準確研判突發事件的規模、性質、程度并合理決策應對措施提供了科學的思路和方法，從而減輕其危害程度。檔案管理中心不斷建立健全檔案安全管理工作機制，預防重大自然災害和突發性事故的發生，做好應對災害引起危害的應急處置措施準備，加強檔案的安全保障和救災能力，根據相關規定，結合自身實際，制定消防、防汛、反恐等各類突發事件的應急預案，明確各個科室及人員在應急體系中的職能和作用，并定期組織全體職工進行應急預案演練，不僅可以科學規范突發事件應對處置工作，合理配置應對突發事件的相關資源，而且還提高了應急決策的科學性和時效性，有助于識別風險隱患、了解突發事件的發生機理、明確應急救援的范圍和體系，使突發事件應對處置的各個環節有章可循。有利于對突發事件及時作出響應和處置。有利于避免突發事件擴大或升級，最大限度地減少突發事件造成的損失。有利于提高全社會的居安思危、積極防范社會風險的意識。

四、定期進行安全檢查，切實加強對重點部位的安全生產管理

安全檢查的目的是通過檢查，可以發現中心所轄區域中的不安全（人的不安全行為和物的不安全狀態）、不衛生問題或有何隱患，從而采取對策，消除不安全因素，確保中心安全。同時利用安全檢查，進一步宣傳、貫徹、落實黨和國家安全生產方針、政策和各項安全生產規章制度、規范標準。安全檢查在安全管理中起著至關重要的作用。檔案管理中心不斷強化安全生產督促檢查工作，并形成定期檢查制度。中心安全工作實現“季有大檢查、月月有人查、日日有巡查，節假日節前安全生產大檢查、不定期專項檢查”的安全檢查制度，對發現的隱患及整改情況進行督導檢查，對前期檢查發現的隱患開展“回頭看”，對排查出的各類隱患堅決做到“四不放過”，堅決杜絕任何安全隱患，確保中心安全。

（一）對重要場所、重點部位的消防安全進行檢查

檔案管理中心對所轄管理范圍重要場所、重點部位的消防安全進行嚴格檢查，大力排查治理火災隱患，防止因高溫、酷暑、雷電、大風、雨水或潮濕造成短路等導致的火災事故。檢查庫房溫濕度是否正常，基本達到“八防”要求、滅火器是否存在過期現象，能正常使用；消防栓有無損壞或丟失；消防水源是否充足；應急照明燈是否完好，能正常使用；安全出口、疏散通道是否暢通。

（二）對用電器具的檢查

檔案管理中心認真做好消防安全的基礎工作，認真做好防觸電工作。對功能房和辦公區域的電器具進行安全檢查，電器備設安裝是否存在不符合規格、絕緣不良、電器老化、私拉亂接或超負荷運轉等問題。辦公人員在下班時，是否切斷照明、飲水機、電腦及其它辦公用電器具的電源，做到人離電斷。

（三）防火防盜安全

檔案管理中心制定防火防盜安全預案，及時發現中心存在的安全隱患，根據公司要求定期對滅火器、消防栓等安全器材進行更換，確保設備處于安全狀態，將安全隱患降到最低點，確保中心安全。

（四）電子檔案安全

利用SEAS7.0實現對“十大類”檔案中的文書、科技、會計、實物、聲像等不同載體的檔案進行著錄及實物掃描工作，可實現檔案全宗的目錄檢索、圖紙瀏覽、下載等操作。累計完成11萬余卷冊件檔案資料的著錄及掃描工作，有效的保護了檔案原件，提高了檔案提供利用的效率。中心高度重視系統安全工作，利用SEAS7.0軟件內自帶功能可實現對用戶的授權管理，包括檔案使用授權，并可具體管理到某一卷檔案資料，其安全性有了較大的提高。并根據新形式的要求在微機設備上安裝了隔離卡。隔離卡的作用是將內部涉密網絡和外部公共網絡之間實現物理隔離，即內部涉密網絡和外部公共網絡之間沒有物理連接途徑，即內部涉密網絡和外部公共網絡工作環境之間互相排斥，使內部涉密網絡的信息不會外泄，保證內部涉密網絡數據的安全。堅持服務器數據每月備份工作，全年服務器備份12次，實現數據庫數據異地備份。

（五） 檔案安全

安全操作規程亦稱“安全技術須知”，“安全技術細則”，規范的操作規程可以規范各個工作環節，提高工作效率。檔案管理中心結合自身實際情況，制定檔案安全操作規程，在收集、整理、著錄等各個環節制定嚴格的流程，并要求檔案技術人員要熟悉館藏，提供利用檔案要迅速準確。利用檔案原則上只準查閱，不得外借。如有特殊情況，要借閱者須辦妥借閱手續，借閱時間不得超過一周。利用者必須愛護檔案，不得隨意抽頁、涂改、劃圈，轉借。 利用者必須辦理登記手續，并及時向檔案員反饋使用效果信息。在銷毀的過程中按保管期限的規定，對過期的檔案編制銷毀清冊。經鑒定人員鑒定后，根據有關領導批準，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應有兩人以上監銷。監毀人員在銷毀前應認真清點校對，在銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告檔案鑒定小組。銷毀清冊應永久保存。并且要求檔案庫房達到“八防”要求。

五、嚴格做好安全生產值班工作，確保值班期間的安全生產

加強值班工作，是各單位的一項重要工作，是保證工作有序開展的重要措施。檔案管理中心加強值班管理，要求大家在值班期間認真執行值班制度，切實做到制度健全、人員到位、責任落實，做好交接班登記，班子成員、值班人員時刻保持通訊暢通，帶班領導手機24小時處于開機狀態，值班時間不得出現飲酒、賭博等情況，保證值班期間的安全，確保提供優質的檔案服務。

總之，科學規范的檔案管理是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度，做好檔案管理工作不僅可以促進經濟社會的全面發展，而且對提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

（作者單位：石家莊供水有限責任公司檔案管理中心 ）endprint