關(guān)于太鋼電子文件光盤接收與驗(yàn)收要求的幾點(diǎn)思考

常建斌

太鋼150萬噸改造項目開工以來，太鋼檔案管理部全體成員精神抖擻的投入到分管的項目中去，為有機(jī)會參與這一太鋼有史以來最大最先進(jìn)的技改項目而感到驕傲與自豪。但是如何對這一項目檔案進(jìn)行管理和驗(yàn)收，大家都覺的延續(xù)原來的一些方法又不太適應(yīng)新的形勢，檔案管理如何做到與無與倫比的150萬噸不銹鋼改造實(shí)體工程相匹配，項目檔案工作面臨新的挑戰(zhàn)，尤其是竣工圖紙電子版如何接收更是一個新事物，感到十分迷惘。檔案管理部相關(guān)專業(yè)人員多次深入各項目經(jīng)理部進(jìn)行調(diào)研，集中學(xué)習(xí)熟悉國家相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，匯集大家多年工程檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提出了項目檔案管理太鋼電子文件光盤接收與驗(yàn)收要求的一系列思路和方法，完善了檔案相關(guān)制度，使項目檔案管理電子文件光盤接收與驗(yàn)收工作進(jìn)入了一個新時期，上了一個新臺階。

一、對光盤文件的總體要求：

㈠歸檔的電子文件的光盤面上必須貼有明顯的、不易擦除的標(biāo)簽，該標(biāo)簽由太鋼檔案管理部負(fù)責(zé)印制提供。標(biāo)簽上需注明以下內(nèi)容： ⑴檔號：標(biāo)識本文件的檔案編號。由太鋼檔案管理部編制填寫。⑵光盤編號：標(biāo)識本光盤的序列編號。格式為X/Y，X、Y均以阿拉伯?dāng)?shù)字表示。其中Y為本項目電子版光盤數(shù)量號，X為本光盤的序列號。例如：1/3表示本項目共有光盤3張，本光盤為第1張。由光盤制作單位填寫。⑶項目名稱：標(biāo)識本項目的正式工程名稱。由光盤制作單位填寫。⑷設(shè)計單位名稱：標(biāo)識設(shè)計單位的全稱。由光盤制作單位填寫。⑸移交日期：標(biāo)識移交的公歷日期，格式為××××年××月××日，數(shù)字均以大寫方式表示。例如：二00六年十一月十八日。由太鋼相關(guān)項目經(jīng)理部填寫。⑹責(zé)任人：即光盤移交人，由太鋼相關(guān)項目經(jīng)理部具體經(jīng)辦人填寫。

㈡光盤里的電子文件不得設(shè)密碼。圖紙類電子文件必須是DWG、PDF、TIF中的一種格式，一張光盤內(nèi)文件應(yīng)該為同一類型。DWG格式的文件，一個電子文件里必須存放一張圖紙（包含本套圖紙的設(shè)計變更也應(yīng)一張一張存放）；PDF、TIF格式的電子文件必須是一個電子文件存放一張圖紙，必須保證所有電子文件打印后與紙質(zhì)文件一致。

㈢電子文件歸檔移交數(shù)量為只讀單面光盤兩份。

㈣PDF文件，其尺寸與實(shí)際圖紙的尺寸必須一致，PDF文件必須可在“Acrobat Read 7.0”環(huán)境下正常打開、打印。

㈤TIF文件的分辨率不得低于400dpi。

㈥CAD文件必須可在“AutoCAD2004“環(huán)境下正常打開、打印，有用特殊字庫設(shè)計的必須提供相關(guān)字庫。

二、光盤組織結(jié)構(gòu)：

㈠每張光盤均須按照分級目錄的形式進(jìn)行組織管理。

㈡每張光盤的根目錄下須有四個文件和兩個文件夾，分別為：1說明文件（readme.txt）2輔助文件（assist.txt）3著錄文件（著錄.xls）4數(shù)據(jù)文件夾（data）5其他文件夾（other）。

㈢每張光盤的數(shù)據(jù)文件夾（data）專業(yè)（系統(tǒng)）目錄下須有一個著錄文件和相應(yīng)數(shù)據(jù)文件（夾），分別為：①著錄文件（著錄.xls）②數(shù)據(jù)文件（夾）（data）。

㈣每張光盤的其他文件夾（other）內(nèi)不再建立下級子目錄，也不需設(shè)置各類著錄文件。

㈤光盤目錄組織結(jié)構(gòu)詳見附件一：《光盤根目錄組織結(jié)構(gòu)》。

㈥各文件的文件名、類型及文件內(nèi)容規(guī)定如下：

1說明文件

文件名：readme.txt

文件類型：文本文件

文件內(nèi)容：有關(guān)本張光盤的各種信息。至少應(yīng)包括光盤參數(shù)、項目名稱、項目編號、設(shè)計單位名稱、移交日期、光盤編號、光盤存儲內(nèi)容、光盤制作單位、光盤一致性（指紙質(zhì)和電子版一致性檢查）單位、閱讀光盤信息所需的硬件環(huán)境。

2輔助文件

文件名：assist.txt

文件類型：文本文件

文件內(nèi)容：列出讀取光盤內(nèi)各種格式電子文件的環(huán)境信息。

3著錄文件

文件名：著錄.xls

文件類型：microsoft office excel文件

文件內(nèi)容：記錄本光盤內(nèi)所存放的圖紙著錄信息。著錄信息中登記號按照著錄編碼規(guī)則統(tǒng)一編制填寫，具體詳見附件2：《關(guān)于著錄文件中登記號構(gòu)成的說明》。

說明：當(dāng)一個電子文件存放一張圖時，則需要填寫該著錄文件，且應(yīng)保證一條檔案記錄對應(yīng)一個電子文件，不能一條記錄對應(yīng)多個電子文件。若一個電子文件存放一套圖時，則不需要填寫該著錄文件

4數(shù)據(jù)文件夾

文件夾名：data

文件夾說明：

data文件夾用于存儲電子圖紙及資料，根據(jù)專業(yè)的不同， data文件夾下設(shè)十二個專業(yè)文件夾，即：總圖運(yùn)輸專業(yè)文件夾、工藝專業(yè)文件夾、土建專業(yè)文件夾、給排水專業(yè)文件夾、采暖通風(fēng)專業(yè)文件夾、熱力燃?xì)鈱I(yè)文件夾、計控電訊專業(yè)文件夾、電氣專業(yè)文件夾、設(shè)備專業(yè)文件夾、工程經(jīng)濟(jì)專業(yè)文件夾、綜合文件夾、其他文件夾等，文件夾名稱要求統(tǒng)一（見圖一），各專業(yè)的電子文件有序存放于相應(yīng)文件夾內(nèi)。

各專業(yè)文件夾內(nèi)均須設(shè)立多級子文件夾進(jìn)行文件管理，每一套圖設(shè)立一個子文件夾（包含本套圖紙的設(shè)計變更）。

如果項目比較大，可以在各專業(yè)文件夾內(nèi)按照單項工程（或系統(tǒng)）建立子文件夾。

如果項目比較小，只涉及到少數(shù)專業(yè)，也可以按照單項工程（或系統(tǒng)）建立系統(tǒng)文件夾。在系統(tǒng)文件夾下存儲相關(guān)電子文件，系統(tǒng)文件夾下設(shè)著錄文件。

十二個專業(yè)文件夾（或者小工程的單項工程文件夾）里還應(yīng)有各專業(yè)存放電子文件相對應(yīng)的信息目錄文件即著錄.xls文件。

電子圖紙文件必須是DWG、PDF、TIF三種格式的一種。

5其他文件夾

文件夾名：other

文件夾內(nèi)容：存放相關(guān)字庫、符號庫、數(shù)據(jù)字典、外部參考等保證文件準(zhǔn)確還原的環(huán)境文件及其他說明文件。

三、光盤根目錄組織結(jié)構(gòu)

四、關(guān)于著錄文件中登記號構(gòu)成的說明

為了與檔案管理軟件掛接，在“案卷著錄”文件和“文件著錄”文件中需填寫“登記號”。登記號由單位代碼-專業(yè)代碼-系統(tǒng)編碼-流水號組成。以下分別說明各部分代碼的構(gòu)成：

單位代碼：由3位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，其定義見下表

五、專業(yè)代碼：由2位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，其定義見下表

六、系統(tǒng)編碼：由3位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，其定義規(guī)則如下：

對一個大工程下的若干單項工程（或系統(tǒng)），為建立其檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，需將各單項工程（或系統(tǒng)）進(jìn)行編號標(biāo)記，編號由各設(shè)計單位自行編制，從001到999按照順序排列，文件夾名稱前加序號。

例如：太鋼4350m3高爐工程有高爐本體系統(tǒng)、熱風(fēng)爐系統(tǒng)、出鐵場系統(tǒng)、水沖渣系統(tǒng)等單位工程，可將高爐本體系統(tǒng)編制為001、熱風(fēng)爐系統(tǒng)編制為002、出鐵場系統(tǒng)編制為003、水沖渣系統(tǒng)編制為004等（序號由設(shè)計單位自行確定），位于各專業(yè)文件夾下的“子文件夾”名稱為“001高爐本體系統(tǒng)”、“002熱風(fēng)爐系統(tǒng)”、“003出鐵場系統(tǒng)” 、“004水沖渣系統(tǒng)”等。

七、流水號：按照圖紙?zhí)讛?shù)順序排列產(chǎn)生的序號。由3位組成，如001、002……順序下去。

除制定出以上幾個方面的規(guī)定外，在實(shí)施過程中對在光盤上粘貼標(biāo)簽的做法進(jìn)行了修正，因?yàn)榘l(fā)現(xiàn)光盤在粘貼標(biāo)簽后對數(shù)據(jù)的讀取產(chǎn)生了不良影響，因此改為要求將相關(guān)內(nèi)容的標(biāo)簽粘貼于光盤盒上；為了保證光盤內(nèi)容與紙質(zhì)檔案相一致，檔案管理部特規(guī)定了圖紙電子光盤鑒定程序及表格，規(guī)定只有在項目經(jīng)理部專業(yè)人員、監(jiān)理公司專業(yè)人員、工程管理部設(shè)計管理室專業(yè)人員鑒定簽字認(rèn)可后方能向設(shè)計單位支付設(shè)計費(fèi)，這樣一來就保證了圖紙電子版的真實(shí)有效。

（工作單位：太鋼檔案管理部、館員、太原市尖草坪區(qū)尖草坪街2號太鋼檔案管理部、）endprint