論中等職業學校評估中的檔案管理

鄭小梅

摘要：學校評估是政府教育主管部門，通過全面系統地查看學校檔案資料，并輔助于其他檢查手段，綜合地了解學校辦學過程。學校檔案是詳細記錄學校教學、科研、管理等各項工作服務信息的載體，是評估工作的基礎和依據，而不斷強化檔案管理工作，既可以促進學校管理工作升級，也能更好地服務于學校的評估工作。

關鍵詞：檔案；評估；管理

中圖分類號：G717 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）25-0012-02

學校檔案是詳細記錄學校教學、科研、管理等各項工作服務信息的載體。學校評估是政府教育主管部門，通過全面系統地查看學校檔案資料，并輔助于其他檢查手段，綜合地了解學校辦學過程，并根據評估要求設定各項指標，依據指標完成情況打分，運用統計學原理，建立數據模型加以分析計算，對學校辦學基本情況或辦學水平做出科學評價。學校在參與評估的過程中，通過對照評估細則，可以發現自身的問題與不足，為改進工作奠定基礎。評估活動中運用最多的是查看評估資料。所有評估資料，都需要有學校相應的檔案材料支撐。因此，合理開發學校的檔案信息資源，不僅可以為學校的教學、科研、管理等各項工作服務，而且，完備的檔案工作也是開展評估工作的基礎和依據。學校只有不斷強化檔案管理工作，才可以更好地提高管理水平，完善詳盡的檔案資料也可以更好地服務于學校的評估工作。

一、評估工作對學校檔案管理的促進

評估前，學校的檔案工作，基本上是各種檔案資料處在簡單收存的水平上，沒有嚴格按照檔案管理的要求，進行分門別類處理。平時工作中，因查閱極不方便，檔案的利用率極低。特別是教學檔案，存放多頭，主要由系部、教務處和學校檔案室三部門分別存放，并且由這三個不同部門的不同人員分別管理。如系部的檔案管理，主要由系部教學管理人員兼職，人員往往不固定，變動較頻繁，易使管理的檔案丟失。因此，實際工作中，許多應該歸檔的材料收集不全，以致給評估工作中檔案資料的查閱帶來很多的麻煩。學校評估工作開展后，各部門對照評估細則，開始收集整理所需資料。各種檔案資料的多部門非專業管理，給資料整理收集帶來了極大的困擾。學校不得不安排大量的人員，加班加點完善處理前期檔案遺留問題。學校通過評估工作，發現檔案管理工作中的問題后，及時整改，加強檔案工作各部門的主要領導負責制，使檔案工作得以強化。具體工作安排上，首先是重視培養專職的檔案管理人員，人是一切工作成敗的決定因素。檔案人員的業務素質，一是通過加強政治學習，提高檔案管理人員的思想素質，使他們熱愛檔案工作，鞏固、提高檔案管理人員的專業思想。二是通過業務學習，提高實際工作能力，熟悉本部門各項工作中產生的各種文件材料，以及這些材料立卷歸檔的范圍等。其次，平時要積極地開展檔案管理人員的在職教育，繼續教育可以對檔案人員進行能力完善、知識更新、知識拓展；通過繼續教育手段，可以對非檔案專業學歷人員的能力進行培訓提高，可使檔案管理人員在不斷提高理論水平的同時，業務素質也可以得到相應的改善。再就是，設立專門部門，進行全校檔案工作的統一管理、統一領導。現代科學技術的運用，使得學校檔案管理工作上了一個新臺階。在計算機系老師的協助下，學校自行開發了電腦檔案網絡管理系統，可在校內網上方便查找所需的檔案情況。計算機網絡技術的運用，將檔案的現代管理方法和技術運用到學校的檔案管理中。通過這套系統，可以方便了解各類檔案的存放部門、運用情況等，從而提高了檔案管理工作效率，開拓檔案工作領域。實踐證明，要實現檔案信息管理工作的現代化，計算機網絡技術是基礎。

二、加強檔案管理，更好地服務于學校評估

2011年，學校參加江蘇省四星級中等職業學校評估。星級評估作為江蘇省教育廳對中專學校進行宏觀管理的一種手段，評估結論對學校的重要性毋庸置疑。根據江蘇省《中等職業學校星級評估標準》，中等職業學校有三星級和四星級學校之分，若要提高學校的社會影響力，擴大招生規模，就必須要通過參加省星級評估來展現。經過2011年一年的評估準備工作，發現有大量材料歸檔不齊全，如在教學檔案中，缺少教師外出參加教研活動的通知、回來的總結等材料。在評估準備的過程中，評估材料組成員與檔案管理人員一起及時搜集整理，確保檔案及時歸檔，并規范了各種教學檔案歸檔范圍，確保了該評估項目最終不被扣分。在評估小組來學校前，學校進行多次自評工作，每個部門也都十分重視這項工作。各部門對照評評估細則，進行了大量的資料準備，除了從校檔案室借閱復印大量的材料外，還發動大家，將缺失的材料和未及時處理的材料，進行補充處理。評估完后，校檔案室立即歸檔，從而保證了檔案的完整。在廣大教職工的共同努力下，我校2012年順利通過了四星級評估，使學校發展登上了一個新臺階。學校評估幾乎涉及每個部門，包括學校總體概況、師資隊伍、專業與課程、實訓實習基地、設施條件、學校管理、學生培養、社會服務等各個方面。在學校進行自評活動時，我們認識到，在各級各類繁雜的評估中，無論其評估指標體系如何確定，評估工作的最終展開，都將需要通過大量的檔案資料來佐證。通過檔案形成的信息鏈，就可以對學校進行客觀全面的了解，否則評估工作將無根基。2012年，評估組在學校評估校企合作時，要求單位必須提供近三年來校企合作的合作計劃、總結、校企聯合會議記錄、學生進企業情況、企業專家、技術人員來學校參與教學情況等。這些材料都是反映學校踏踏實實進行校企合作的重要依據。由于我校在自評時，已將檔案資料整理齊全，順利地提供給評估組，使得這項評估指標不被扣分。在評估學校的教學管理水平時，評估組需要對我校所提供的系列教學文件，如：人才培養方案、教學計劃、教學日志、班級日志、實驗報告、實習報告、試題及試卷分析、學生成績等各方面的材料進行綜合分析。若我們在自評時沒有把這些檔案材料整理好，或者這些檔案文件有缺失，那么評估小組就很難對我們的教學工作做出符合實際的評價。

近幾年來，國家級重點職業學校江蘇省四星級中等職業學校評估工作，給學校檔案工作確立了良好的規范，各部門良好的檔案管理工作已初步形成，為檔案的有效利用，打好了堅實的基礎。反之，檔案工作的水平提高，又推動了學校的整體管理水平的提高，進而更好地服務于學校的評估工作，同時，也推動了學校內在機制的健康運行。endprint