工程項目管理中檔案資料質量的控制研究

郭貴來

摘 要：工程項目管理的最終目標是完成項目目的，其中工程檔案的審核與歸檔是工程檔案管理的重要內容。檔案資料的真實性、完整性、有效性是工程檔案質量的衡量標準，高質量的檔案資料能夠更好的為工程項目服務，因此，加強工程檔案資料的質量控制欲管理，成為近年來工程檔案管理工作的一大課題。

關鍵詞：工程項目管理；檔案管理；質量控制

一、目前工程檔案資料質量存在管理問題

工程檔案是記錄建設工程項目全過程的資料文件，是項目投入使用后確保安全運用的重要文件，最終歸檔的工程檔案資料要具備較高的質量，保證資料詳盡完備、數據真實可靠、檔案系統真實，能夠準確詳盡的反映整個項目前期準備、中期施工、竣工驗收的過程。但是目前的工程檔案管理中，由于對工程檔案認識程度偏低，資料質量的管理存在一些問題。

首先，施工綜合管理文件在下發或者轉發過程中，往往以復印件的形式存在，到時工程檔案的原件不齊全。其次，工程質量驗收簽證資料不齊全，原始資料文件在手續移交時造成丟失或破損。再次，竣工圖文件編制不規范，工程進度中，對施工設計圖紙的變動、替代等沒有針對性細則，原始資料保存不完整。最后，施工原始資料、驗收簽證資料格式、填寫、修改、用筆書寫等不規范。

二、工程項目檔案質量失控的主要原因

一般大型建設工程項目都要涉及到多個參與單位，單位之間的銜接緊密度和配合程度影響了工程檔案管理的質量，使檔案資料的質量核驗工作增加了難度。總結起來看，主要原因無外乎一下幾點：其一，工程建設主管部門檔案意識薄弱；其二，涉及單位之間相互權利義務關系，以及施工、竣工責任不明晰，缺乏有效控制竣工文件質量的具體措施；其三，施工單位在工程檔案管理方面的業務素質不高，造成竣工文件資料不規范；其四，工程施工中，相關監理人員專業度不高，檔案管理水平低，對現場簽證把關不嚴。

三、工程項目檔案質量控制管理的重點

工程檔案是由許多項目資料共同構成，缺一不可，而在檔案資料質量管理中，以下三個方面是控制的重點：其一，施工圖設計文件（含變更）質量的控制，涉及到這一層面業務工作的是設計院，施工圖是現場施工和竣工圖編制的依據。對施工圖設計文件質量的控制，一要求項目資料人員熟知設計院狀況，最好監督控制工作，另一方面從要求資料人員驗核精準，在項目施工前將所有設計項目施工設計圖文件交接完成；其二，建設材料、施工機械的供應檔案質量控制，這些都是項目建設能夠高質高量完成的基礎；其三，施工文件質量的重點控制，其控制步驟可分為四步，第一步對照合同、計劃、圖紙發放情況，核驗竣工圖及設計變更單是否齊全，第二步核驗交工記錄是否齊全，第三步核驗設計變更是否完全在施工圖上體現，第四步，核驗所有資料是否符合歸檔要求。

四、提高工程項目檔案質量管理水平的措施

（一）從項目立項開始抓起，為竣工檔案控制管理打好基

礎。良好的開始是項目順利完成的基礎保證，在建設項目施工開始之前，所有前期事項均做好嚴格的工程檔案記錄，確保檔案的真實準確性。在項目管理和檔案管理方面，均實行項目經理責任制，同時，對于項目竣工資料的編制與整理，也需項目經理負責。有鑒于此，項目的立項以及工程檔案的建立應歸為一體，全部納入工程項目建設的進程中，將工程檔案管理作為建設項目的一部分，并重點管理。

（二）從制度基礎上建立健全管理制度。規則制度以其強制約束性屬性為行為指定了方向和道路，劃定了方位和框架，因此建立健全工程檔案資料質量管理制度是做好工程項目竣工檔案工作的基礎。在建設工程項目的總體規劃上，要求建設各階段檔案資料有序管理，保證歸檔文件資料準確、齊全、規范。為使工程項目以及檔案管理工作順利進行，需詳細的制定規章制度，將責任、權利細化到每個部分、每個工作人員、每個施工階段，并且在規章制度中明確工程所有涉及單位的權利指責，明確施工單位、監理單位、工程項目管理單位、工程檔案管理部門在工程檔案管理中的具體責任和職責。

（三）充分利用法律手段提高管理的約束力。一項建設工程項目涉及到太多的法律問題，因此需要重視法律的強制性和約束力，強調合同的重要性，做好工程檔案資料質量控制的保障工作。工程項目檔案管理部門要充分利用工程招標的優勢，積極參與到項目合同的起草中，將工程檔案管理所涉及的資料文件整理歸檔、審核驗收作為單獨條款納入合同中，確保檔案管理工作的合法地位，使檔案工作在法律層面上獲得保證。

（四）制定竣工文件整編進度計劃。竣工文件整編列入進度計劃是完成工程檔案的有效措施。在項目開始之前，建設部門應于建設施工單位制定詳細的工程進度計劃，將工程施工分為若干部分，每部分工程竣工文件質量檢查工作列入該項工程單位進度計劃中，并將其作為重要的網絡節點來完成。在竣工資料整編中，所有發現的問題都必須及時研究解決。在竣工驗收階段，工程項目管理部門、監理部門、檔案管理部門要緊密配合，確保竣工檔案資料完整、準確、真實，使工程檔案在工程項目合同決算時，真正發揮憑證作用，達到收集整理檔案的目的。

參考文獻：

[1] 劉月華.工程項目管理中檔案資料質量的控制[J].中國檔案.2006.12