工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制研究

郭貴來

摘 要：工程項(xiàng)目管理的最終目標(biāo)是完成項(xiàng)目目的，其中工程檔案的審核與歸檔是工程檔案管理的重要內(nèi)容。檔案資料的真實(shí)性、完整性、有效性是工程檔案質(zhì)量的衡量標(biāo)準(zhǔn)，高質(zhì)量的檔案資料能夠更好的為工程項(xiàng)目服務(wù)，因此，加強(qiáng)工程檔案資料的質(zhì)量控制欲管理，成為近年來工程檔案管理工作的一大課題。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目管理；檔案管理；質(zhì)量控制

一、目前工程檔案資料質(zhì)量存在管理問題

工程檔案是記錄建設(shè)工程項(xiàng)目全過程的資料文件，是項(xiàng)目投入使用后確保安全運(yùn)用的重要文件，最終歸檔的工程檔案資料要具備較高的質(zhì)量，保證資料詳盡完備、數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、檔案系統(tǒng)真實(shí)，能夠準(zhǔn)確詳盡的反映整個(gè)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、中期施工、竣工驗(yàn)收的過程。但是目前的工程檔案管理中，由于對(duì)工程檔案認(rèn)識(shí)程度偏低，資料質(zhì)量的管理存在一些問題。

首先，施工綜合管理文件在下發(fā)或者轉(zhuǎn)發(fā)過程中，往往以復(fù)印件的形式存在，到時(shí)工程檔案的原件不齊全。其次，工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證資料不齊全，原始資料文件在手續(xù)移交時(shí)造成丟失或破損。再次，竣工圖文件編制不規(guī)范，工程進(jìn)度中，對(duì)施工設(shè)計(jì)圖紙的變動(dòng)、替代等沒有針對(duì)性細(xì)則，原始資料保存不完整。最后，施工原始資料、驗(yàn)收簽證資料格式、填寫、修改、用筆書寫等不規(guī)范。

二、工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量失控的主要原因

一般大型建設(shè)工程項(xiàng)目都要涉及到多個(gè)參與單位，單位之間的銜接緊密度和配合程度影響了工程檔案管理的質(zhì)量，使檔案資料的質(zhì)量核驗(yàn)工作增加了難度。總結(jié)起來看，主要原因無外乎一下幾點(diǎn)：其一，工程建設(shè)主管部門檔案意識(shí)薄弱；其二，涉及單位之間相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系，以及施工、竣工責(zé)任不明晰，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施；其三，施工單位在工程檔案管理方面的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，造成竣工文件資料不規(guī)范；其四，工程施工中，相關(guān)監(jiān)理人員專業(yè)度不高，檔案管理水平低，對(duì)現(xiàn)場簽證把關(guān)不嚴(yán)。

三、工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量控制管理的重點(diǎn)

工程檔案是由許多項(xiàng)目資料共同構(gòu)成，缺一不可，而在檔案資料質(zhì)量管理中，以下三個(gè)方面是控制的重點(diǎn)：其一，施工圖設(shè)計(jì)文件（含變更）質(zhì)量的控制，涉及到這一層面業(yè)務(wù)工作的是設(shè)計(jì)院，施工圖是現(xiàn)場施工和竣工圖編制的依據(jù)。對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件質(zhì)量的控制，一要求項(xiàng)目資料人員熟知設(shè)計(jì)院狀況，最好監(jiān)督控制工作，另一方面從要求資料人員驗(yàn)核精準(zhǔn)，在項(xiàng)目施工前將所有設(shè)計(jì)項(xiàng)目施工設(shè)計(jì)圖文件交接完成；其二，建設(shè)材料、施工機(jī)械的供應(yīng)檔案質(zhì)量控制，這些都是項(xiàng)目建設(shè)能夠高質(zhì)高量完成的基礎(chǔ)；其三，施工文件質(zhì)量的重點(diǎn)控制，其控制步驟可分為四步，第一步對(duì)照合同、計(jì)劃、圖紙發(fā)放情況，核驗(yàn)竣工圖及設(shè)計(jì)變更單是否齊全，第二步核驗(yàn)交工記錄是否齊全，第三步核驗(yàn)設(shè)計(jì)變更是否完全在施工圖上體現(xiàn)，第四步，核驗(yàn)所有資料是否符合歸檔要求。

四、提高工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量管理水平的措施

（一）從項(xiàng)目立項(xiàng)開始抓起，為竣工檔案控制管理打好基

礎(chǔ)。良好的開始是項(xiàng)目順利完成的基礎(chǔ)保證，在建設(shè)項(xiàng)目施工開始之前，所有前期事項(xiàng)均做好嚴(yán)格的工程檔案記錄，確保檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性。在項(xiàng)目管理和檔案管理方面，均實(shí)行項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制，同時(shí)，對(duì)于項(xiàng)目竣工資料的編制與整理，也需項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。有鑒于此，項(xiàng)目的立項(xiàng)以及工程檔案的建立應(yīng)歸為一體，全部納入工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程中，將工程檔案管理作為建設(shè)項(xiàng)目的一部分，并重點(diǎn)管理。

（二）從制度基礎(chǔ)上建立健全管理制度。規(guī)則制度以其強(qiáng)制約束性屬性為行為指定了方向和道路，劃定了方位和框架，因此建立健全工程檔案資料質(zhì)量管理制度是做好工程項(xiàng)目竣工檔案工作的基礎(chǔ)。在建設(shè)工程項(xiàng)目的總體規(guī)劃上，要求建設(shè)各階段檔案資料有序管理，保證歸檔文件資料準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。為使工程項(xiàng)目以及檔案管理工作順利進(jìn)行，需詳細(xì)的制定規(guī)章制度，將責(zé)任、權(quán)利細(xì)化到每個(gè)部分、每個(gè)工作人員、每個(gè)施工階段，并且在規(guī)章制度中明確工程所有涉及單位的權(quán)利指責(zé)，明確施工單位、監(jiān)理單位、工程項(xiàng)目管理單位、工程檔案管理部門在工程檔案管理中的具體責(zé)任和職責(zé)。

（三）充分利用法律手段提高管理的約束力。一項(xiàng)建設(shè)工程項(xiàng)目涉及到太多的法律問題，因此需要重視法律的強(qiáng)制性和約束力，強(qiáng)調(diào)合同的重要性，做好工程檔案資料質(zhì)量控制的保障工作。工程項(xiàng)目檔案管理部門要充分利用工程招標(biāo)的優(yōu)勢(shì)，積極參與到項(xiàng)目合同的起草中，將工程檔案管理所涉及的資料文件整理歸檔、審核驗(yàn)收作為單獨(dú)條款納入合同中，確保檔案管理工作的合法地位，使檔案工作在法律層面上獲得保證。

（四）制定竣工文件整編進(jìn)度計(jì)劃。竣工文件整編列入進(jìn)度計(jì)劃是完成工程檔案的有效措施。在項(xiàng)目開始之前，建設(shè)部門應(yīng)于建設(shè)施工單位制定詳細(xì)的工程進(jìn)度計(jì)劃，將工程施工分為若干部分，每部分工程竣工文件質(zhì)量檢查工作列入該項(xiàng)工程單位進(jìn)度計(jì)劃中，并將其作為重要的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)來完成。在竣工資料整編中，所有發(fā)現(xiàn)的問題都必須及時(shí)研究解決。在竣工驗(yàn)收階段，工程項(xiàng)目管理部門、監(jiān)理部門、檔案管理部門要緊密配合，確保竣工檔案資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)，使工程檔案在工程項(xiàng)目合同決算時(shí)，真正發(fā)揮憑證作用，達(dá)到收集整理檔案的目的。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉月華.工程項(xiàng)目管理中檔案資料質(zhì)量的控制[J].中國檔案.2006.12