淺析人事檔案管理現狀及信息化建設的發展趨勢

柴軍榮

摘 要：人事檔案是人才管理的基礎性工作，隨著社會經濟的發展，傳統的人事檔案管理方式已經不再適應檔案管理的需要，人事檔案信息化就是要依靠計算機技術、網絡技術和通信技術等信息化手段將傳統的紙質人事檔案資料和現代的圖片、音頻和視頻等多媒體資料進行錄入、存儲、檢索和應用。因此，推進人事檔案信息化就要從原始資料的采集、數據庫的建立和相關技術人員培養等方面著手實施。本文將對于當前人事檔案管理的現狀展開探討，并分析了信息化建設的發展策略。

關鍵詞：人事檔案管理；現狀；信息化建設；措施

1 我國現階段人事檔案管理的現狀

1.1 人事檔案內容存在隨意性，不真實性

真實性是人事檔案的生命，而現在的人事檔案材料中經常存在內容的不真實性。有的檔案中材料內容前后不一致，同樣的經歷，前面一個年代，后面一個年代。例如，出生年月日經常出現前后不一致的情況，有的人隨意填寫，和身份證上都不能保持一致；還有參加工作時間、入黨、入團時間也是經常變化，每次填寫時也往往不一致。還有的材料甚至出現前面一個姓名，后面一個姓名的情況。有的人戶口改了名字，卻不在人事檔案中進行說明，往往就造成了姓名前后不一致的情況。改名后應在人事檔案中進行說明，否則給檔案的管理帶來很大的麻煩。檔案中的考核材料經常是優點多，缺點少，只有成績，沒有差錯。之所以存在這些問題，主要是因為單位人事檔案的管理者以及填寫檔案人員自身對人事檔案不夠重視，隨意填寫，沒有實事求是的反映個人的真實情況。

1.2 人事檔案材料內容不齊全

人事檔案應完整的反映一個人的成長歷程，而很多人事檔案中一些履歷表、年度考核表都缺少或不全，一些學歷證明、技術職稱取得情況、工資變化材料也不全。主要原因有：一是單位人事檔案主管部門對人事檔案不夠重視，認為像履歷表、年度考核表等類似的表格經常填寫，偶爾不填也沒關系，反正本人工作方面也沒多大變化，所以就直接省略了。有的人在填寫表格時嫌麻煩，經常省略填寫，如履歷表中學習簡歷從高中或大學開始填，家庭成員及社會主要關系干脆直接不填。還有一些與個人密切相關的材料，經常放在個人手中，不愿意歸入人事檔案管理中。二是各單位人事管理部門對個人的檔案不能做到及時收集歸檔。很多單位干脆沒有設立專門的人事檔案部門，只是由其他工作人員兼職的，所以在人事檔案收集和歸檔方面不能做到準確、及時。

1.3 人事檔案受多部門管理

目前的人事檔案管理正處于新老體制轉換時期，管理方式還是沿用舊體制，但又要對新體制的要求做適當的調整。人事檔案主要由黨委組織部門、人才流動服務中心、就業服務中心、畢業生就業指導中心、企事業單位的相關部門以及有人事管理權的國有企事業單位人事部門管理。人事檔案被多部門管理的主要原因是過去人事管理模式檔案隨人走，這種模式的缺點是限制了人才的流動，影響人事檔案管理的質量。近年來，隨著大中專畢業生就業體制的改革，在大中專畢業生學籍檔案的管理上有了較大的改善，但還是有個別部門局限于傳統管理模式中或者出于對自身利益的考慮，不愿放棄對人事檔案的管理，造成檔案管理權存在著矛盾沖突。

1.4 人事檔案在個人的發展中極少被利用

人事檔案應在個人的發展中被廣泛利用這也是人事檔案工作的目的。目前我國人事檔案工作的現狀是，人事檔案具有較高的保密性，人事檔案很少被利用。按照傳統的人事檔案管理制度，人事檔案主要是被黨政機關、國有企事業單位所利用，主要應用于傳統人事管理工作中。但是，隨著社會經濟的不斷發展，體制改革的不斷深入，非公有制經濟已開始成為現在社會經濟發展的又一支主要力量。如私營企業，外資企業、社會中介組織都成為吸收人才資源的重要方向。同時，隨著國有企事業單位人事制度和大中專畢業生就業制度的改革，國有企事業單位的工作人員由“單位人”變成了“社會人”，大中專畢業生開始自主擇業，這就使得國有企事業單位人員、大中專畢業生在市場機制的作用下向非公有制經濟組織、外資企業、社會中介組織中流動，而網絡，信息現代化又加快了人才流動的頻率。顯然，傳統人事檔案的利用制度已不適合現代人力資源開發的需要。

2 人事檔案信息化推進策略

2.1 完善人事檔案內容和形式，保障原始檔案資料真實性和完整性

隨著信息技術的發展，人事檔案資料在傳統紙質資料的基礎上又出現了圖片、音頻和視頻等多媒體資料，這種多媒體資料的出現既是信息技術發展的必然結果，又是新時期人事檔案管理工作的客觀需求。與越來越多元化的人事檔案資料相比，傳統的人事檔案管理方式顯得有些不相適應了，亟需一種便捷而高效的現代人事檔案管理模式———人事檔案管理的信息化，它可以有效解決上述問題。為此，要重新設計人事檔案原始資料的結構、內容和形式等等，在原有資料的基礎上進行適當的擴展和補充，為下一步的檔案信息化打好基礎。

2.2 重視硬件系統升級和軟件更新，開發符合信息化要求的數據庫系統

實施人事檔案信息化的目標之一是讓管理和應用更加便利，為此，要盡最大的可能更新軟硬件系統。一是要配置高性能服務器。服務器性能的高低決定了系統的整體性能，包括系統的穩定性、可訪問性和吞吐量等。防止因為服務器處理器或內存陳舊而導致無法負載人事檔案管理軟件系統的運行，或導致系統經常性癱瘓而延誤工作。

二是要建立性能優越的網絡環境。信息化的一大優勢是管理人員或應用人員可以在任何時間、任何地方和任何終端上訪問或管理服務器端的檔案資料，但這也要求有性能優越的網絡做保障，保障足夠的網絡帶寬，保障網絡穩定性、安全性和負載能力。另外，還要有穩定的操作系統軟件作支撐。而且，有高性能的硬件、網絡和操作系統軟件做支撐后，更重要的是開發完善的人事檔案信息管理數據庫系統。

2.3 培養一支專業的檔案管理人才隊伍

一是從事傳統人事檔案管理的人員要從技能、觀念等方面接受再教育。傳統檔案管理所面對的檔案資料多為紙質資料，檔案采集、檔案存儲、檔案檢索和調取都是人工操作，其缺點是占用空間大、存取效率低，并受空間和時間制約，但對檔案管理人員技能要求較低，不需要檔案管理人員掌握計算機技術、網絡技術和應用軟件的操作。而這些信息技術卻是實現信息化管理的基本功能，是每一個工作人員從傳統檔案管理到信息化管理必須跨過的一道坎。對于信息技術的培養要進行全方位培養，既要培養硬件基本操作技能、操作系統應用技能和人事檔案數據庫系統應用技能，也要培養對各類多媒體設備的應用能力，如掃描儀、打印機、傳真機、數碼相機和攝像機等。二是人事檔案管理人員要適應角色的轉變，即由檔案實體管理者向信息管理員和發布者的角色轉換，還要不斷地開發信息資源，更新和完善檔案管理系統，促進人事檔案管理工作邁向新的臺階。

3 結束語

綜上所述，當前人事檔案管理信息化工作取得了一定成績，各級各類企事業單位創建了人事檔案管理系統，并在應用中不斷提高實用性，穩定性。但與此同時，我們應當看到人事檔案管理信息化工作還存在一定的問題和不足，今后應當在實踐中不斷轉變思想、提高技能，開拓更有效的人事檔案管理模式，促進人事檔案信息化工作的不斷提升。

參考文獻

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