項目檔案管理存在的主要問題

李苑

摘 要：隨著工程項目的增多，項目檔案管理工作越來越完善，但是仍然存在諸多問題，如管理制度不完善、檔案管理工作不被重視，缺乏考核力度，管理人員業務知識不全面等。

關鍵詞：項目；檔案管理；問題

1 企業項目檔案管理制度不完善

從大的層面上講，由于國際間的貿易日益緊密和增多，國際招投標工程項目已不鮮見，這對我國的項目管理工作發生了巨大沖擊，國家對建設項目管理體制改革正逐步推進，工程招投標制度！竣工驗收備案制度！監理制度逐步完善。因此在客觀上對建設項目材料的歸檔！整理！移交和利用服務提出了新的要求，而企業建設項目檔案管理如何操作，還沒有完善的行業規范"從企業角度分析，企業檔案分類中沒有項目檔案這一類，在2006年以前，項目建設形成的檔案資料，分別歸入企業基建檔案類和設備儀器檔案類。2006年以后，國家強調了項目檔案工作的重要性，企業開始把與建設項目有關的檔案資料從基建檔案和設備儀器檔案中分離出來合在一起，按項目建設過程建立項目檔案。企業項目檔案起步較晚，管理經驗不足，管理方式陳舊，企業部門之間職責分工不明確，其制度建設和人員配備都明顯滯后，到目前還未形成完整的管理體系，企業建立完善的項目檔案管理制度是當務之急。

2 企業對項目檔案管理工作重視不夠

在項目建設中，一個大項目往往有多個單位參與，施工時間長，有的項目時間跨度三、四年甚至更長，由于項目部不是固定常設單位，許多參加項目建設的單位，檔案意識薄弱，對項目檔案工作缺乏足夠認識，在項目建設過程中存在重建設、輕檔案的思想，認為只要把工程搞好就行，檔案資料差一點問題不大，對項目檔案不夠重視。在項目建設中一般不設專職檔案工作人員，兼職的也不固定，造成職責不清，兼而不顧， 工作不到位。沒有認識到項目檔案是項目建設規劃和管理的重要依據，是工程建設正常運轉的技術保障，因而也就沒有管好項目檔案的決心和責任"特別是在施工階段，參建單位的領導往往比較重視工程建設進度！質量！資金等，而忽視了檔案工作，認為項目資料收集歸檔工作不但不能夠給施工單位帶來直接效益，反而增加了自已的工作量和施工費用成本，沒有將項目檔案工作納入項目工程質量領導責任制和工程監理！合同管理中，項目檔案在整個項目建設環節中沒有排到應有的位置上，待到項目竣工驗收時才提到議事日程。

3 企業項目檔案考核缺乏力度

項目建設涉及到諸多部門，企業檔案部門為了保證項目檔案的質量，雖然也制定了規章制度，但對項目參建單位沒有形成有效的管理和監督機制，缺乏相關部門支持，缺乏力度和制約手段，在制度執行上也不了了之。企業項目建設主管部門本身在考核項目建設時，就存在著重視工程進度、工程質量，輕視項目資料的思想，更不會去積極落實項目檔案的責任考核。沒有考核和獎懲，參建單位的項目檔案管理意識自然不會提高。

4 企業項目檔案管理人員的業務知識不全面

項目檔案作為近幾年才出現的/新事物0，因其關系到建設項目的總體驗.收而備受關注，在給檔案工作帶來機遇的同時，也給檔案管理人員帶來新的挑戰。項目檔案作為一項基礎性的管理工作，同時又是一項專業性很強的工作，它要求項目檔案人.員在具備檔案專業知識的同時，還必須具備項目管理相關業務知識。而目前企業的檔案人員年齡大、學歷低、知識面窄，接受新事物慢，不能很好地到現場指導施工單位收集！整理項目資料，對資料整理過程中遇到的疑難問題也不能給予準確解答。而施工單位的項目資料是由兼職或臨時抽人管理的，這些人沒有參加過檔案專業培訓，沒有檔案專業知識，移交給企業的檔案質量低，往往還要拆卷返工和添補，影響項目檔案管理水平。

5 企業項目檔案管理缺少信息技術手段

目前，企業項目檔案管理還是以手工勞動為主，由于經費投入不足，沒有配備檔案管理信息軟件，收集到資料也是紙質的，電腦存儲的信息只是項目檔案的目錄，只能進行日常的檔案目錄錄入和檢索，沒有全文數字化錄入。缺乏現代信息技術，不能引入先進的管理模式、管理手段和管理方法，致使企業項目檔案管理水平止步不前，檔案管理不規范，檔案利用效果有限，很多工作開展不起來

6 企業項目檔案歸檔資料不規范

積累、收集項目文件資料歸檔是項目檔案管理的關鍵環節，由于企業固定資產投資項目從項目論證、立項、設計到施工建設等不同的階段，參與部門多，工作環節復雜，建設周期長，形成的資料分散，不同資料形成主體對項目檔案的要求不同，導致項目檔案管理不規范，存在滯后現象。目前，主要存在以下問題：

6.1 項目資料缺乏準確性

目前建設項目一般實行承包方式，一些施工單位對施工檔案資料的記錄、收集整理的責任心不強，記錄不及時，對于實際操作和設計要求反映的特定內容沒能作必要的定性和定量反映，如隱蔽工程驗收記錄！工程記錄及測試沉陷！變形觀測記錄，以及水、電、暖設備及管線的安裝和性能測試數據等資料記錄不全。更有個別施工單位為了不影響工程正常交工，閉門造車，造假資料蒙混，經常出現工程數量匯總表與實際不符、缺張少頁、張冠李戴等現象。而企業由于工期的緊迫性，把關不嚴，也存在虛假資料歸檔的現象。

6.2 項目資料不完整

由于建設項目文件形成的周期長，專業技術性強，很容易造成項目資料收集不完整。有的項目承包單位多，施工時間和施工順序不同，單項或部分工程完工后，有的施工單位就撤走了，施工資料如果沒有移交，就很難追回了。再就是由于認識不同，項目參與單位收集資料的測重點也不同，大部分項目普遍存在著：注重項目批復文件，忽視附件材料收集；注重項目使用有效文件，忽視未被采納的方案材料；注重施工過程的文件，忽視了交工后試運行文件的管理；注重通用設備儀器隨機文件資料，忽視了設備儀器的調試！施工安裝！系統調試！實驗等記錄的收集等等，項目參建單位對項目檔案管理不重視，是造成項目檔案收集不完整的一個重要原因。

6.3 項目檔案不系統

項目資料隨著項目建設而產生，從項目構思開始到項目竣工投入使用結束，前后相互連貫、系統。但目前項目檔案普遍存在著項目開工了，還沒有開工報告，有的項目不按設計批復施工，隨意調整，改變投資，沒有調整批復報告，有的是有請示文件，沒有批復文件，有的先施工，然后再做施工圖"項目竣工后，拿施工圖充數。施工資料更是暗藏玄機，施工日志與施工進度不一致，有的是事后補材料，有的是事前做資料等等。項目資料不系統，沒有反映項目建設過程中的有機聯系。

參考文獻

[1]劉曉平.建筑工程資料指南[M].北京：機械工業出版社，2009年版。endprint