高校圖書館讀者借閱檔案管理與利用初探*

關鍵詞：高校圖書館；檔案；管理；利用

摘要：高校圖書館借閱檔案含有豐富的讀者信息，能為圖書館工作提供參考。文章論述了讀者借閱檔案的管理方法，探討了它在圖書館文獻采訪、藏書建設、讀者工作等方面的價值。

中圖分類號：G252文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2014）04-0046-03

收稿日期：2014-03-18

作者簡介：史明文(1972-)，首都師范大學歷史學院副研究館員。

*本文為首都師范大學2012年教改項目“圖書館與教學單位資源共享模式探研——以古舊文獻利用為例”的階段性成果之一，項目號：201204。筆者長期從事圖書館古籍及民國書刊的管理與借閱工作，在工作中逐漸認識到讀者借閱檔案的價值，有意識地管理、利用這些資料，為日常工作服務，積累了一些經驗，撰成此文。筆者以圖書館古籍及民國文獻的讀者信息為例，來探討讀者借閱檔案的管理與利用，以期拋磚引玉，引起圖書館工作者對讀者借閱檔案的重視，充分發揮其價值。

1讀者借閱檔案的管理

古籍及民國書刊（包括影印的）是高校圖書館的重要館藏之一，在文科類學科較強的高校，此類文獻利用率很高。目前，圖書館的古籍及民國書刊基本是閉架閱覽，讀者先填寫索書單，然后由工作人員去書庫提書，讀者閱覽完畢，索書單就定期銷毀。筆者在圖書館主要負責本館古舊文獻的管理與借閱服務，又兼作學科館員、信息參考服務、文獻采訪等工作，發現讀者借閱信息對圖書館工作很有價值，就改變銷毀讀者借閱檔案的做法，保存、分析、利用這些檔案，為工作服務，逐漸摸索出一套管理讀者借閱檔案的方法。

1.1分類保存

圖書館每天都有大量讀者借閱信息，這些信息只有時間先后順序，要想很好地管理與利用，必須對它們進行分類。分類的方法很多，就古籍與民國文獻而言，可以把這些借閱信息首先分為本校讀者與校外讀者。校外讀者借閱的文獻一般來說比較少見，應該引起重視，加強管理與保護。校內讀者可以先按照系別分類，如：哲學系、中文系、歷史系、教育系、社會學系等，然后在系別之下分教師檔案與學生檔案，每一類別按照借閱時間先后排列，這樣就把零亂的信息有序化，便于保存與查閱。將讀者借閱信息分類后，積累到一定數量，就要裝訂歸檔，妥善保存。對于特殊讀者，如：知名教授、為特定課題而搜集資料的讀者，可以把其借閱信息抽出來單獨建檔，這類檔案價值要大于一般的讀者。

1.2定期整理

保存讀者借閱檔案的目的在于利用這些信息為圖書館工作服務，積累到一定數量就要進行整理，分析這些信息的用途，把與當前工作關系緊密的信息做標注，或提取出來，以備利用。所謂定期整理，就是根據工作實際情況，以一天、一周、一個月或者更長時間為單位，把這些借閱檔案分類保存，并分析其價值。筆者通過幾年的實踐，把整理分為三步：第一步是每天下班前把當天的讀者借閱檔案分類歸檔，以免丟失。第二步是每月底把本月的讀者借閱檔案檢查一遍，特殊的信息保留原件，普通的信息留存電子版，紙本的檔案剔除，暫時存放。第三步是每半年徹底清理一次，特殊信息裝訂留檔，普通信息紙本銷毀，保留電子版，并對這些信息認真分析，撰寫工作日志，以備利用時查閱。整理檔案的過程也是分析這些信息、為利用提供思路的過程，如果不整理，這些檔案就是一堆廢紙，沒有價值，整理檔案是利用這些信息的關鍵。

1.3根據價值留檔

讀者借閱檔案的價值不同，其留檔方式也不一樣，普通讀者保留電子檔案即可，知名學者要保留原件。紙本的讀者借閱檔案數量太多，沒有必要全部保存，把他們轉化為電子版，既便于查詢、利用，又節省空間，可以長期保存。但對一些知名學者或研究重要課題查閱文獻時所留下的借閱檔案，要保存原件，這些檔案既有學術信息，將來可能還具有文物價值。電子版的檔案，要記錄全紙本檔案中的信息，如：讀者姓名、時間、系別、身份、索書號、書名、備注等，盡可能地反映出原始檔案的面貌。特殊的紙本檔案，要裝訂成冊，編制目錄，以備利用。

1.4豐富附加信息，積累學術信息

借閱檔案反映了讀者信息和學術信息，但這些信息還需要進一步完善，我們在工作中要利用借閱檔案，盡量豐富讀者的信息，如：讀者的研究方向、課題的進展情況、該文獻的價值及研究概況等，在留檔時，也要把這些與借閱檔案有關的信息附在檔案中，這些附加信息的價值有時更大。附加信息一般從兩個途徑獲得：一是，讀者借閱時對文獻的評論，如：該文獻的價值、傳世情況、優缺點等，館員要留意讀者的這些言論，及時記錄下來，附在檔案中。二是，館員要主動向讀者請教與所借文獻相關的問題，如：借閱該文獻是教學需要，還是科研需求等。對于教師圍繞課題查閱文獻，研究生圍繞畢業論文查閱文獻的情況要特別留意，這些情況可以跟蹤服務。

讀者借閱檔案的保存與整理方法可以因人而異，但一定要有切實可行的規章制度，能夠做到“按照規范性的原則，依據不同層次設計分卷，分類入檔，并制定明晰的索引”，［1］還要有讀者借閱檔案是圖書館“活的資本”、“文件管理旨在促進機構業務活動日常開展的服務觀念”，［2］而且能持之以恒，堅持不懈地做下去。

2讀者借閱檔案的利用

2.1文獻采訪工作的依據

史明文：高校圖書館讀者借閱檔案管理與利用初探*史明文：高校圖書館讀者借閱檔案管理與利用初探*文獻采訪是圖書館的基礎工作，影響著圖書館的藏書質量與文獻信息資源提供水平。圖書館訂購文獻，無論是紙本書刊還是電子資源，都要有讀者的需求作依據，特別是購買貴重圖書或數據庫時，要進行論證，讀者借閱檔案是一種有力的證據。通過讀者借閱檔案，可以知道讀者需要什么樣的文獻資源，合理利用資金，購買讀者最需要的文獻資源。讀者借閱檔案還可以為購買電子文獻作參考。如果某些紙本文獻需求量大，就應該考慮購買電子版，我館購買“晚清期刊全文數據庫”、“大成老舊刊全文數據庫”、“民國時期期刊全文數據庫（1911～1949）”等數據庫就參考了讀者借閱檔案的數據。根據統計，讀者對晚清、民國的報紙、期刊需求較大，而我館收藏的此類文獻破損嚴重，且數量較少，建議購買含有晚清、民國報刊的數據庫。這些數據庫購買后，利用率很高，既方便了讀者，也有效地保護了館藏紙本文獻。此外，通過讀者借閱檔案，還可以跟蹤文獻的利用情況，對文獻采訪進行評價?！拔墨I利用率高低是對采訪質量、文獻結構等方面的綜合反映。一般來說，文獻利用率越高，說明采訪工作符合讀者的需要，說明文獻的知識信息被開發、被利用得越充分，其質量也就越高?！保?］評價文獻采訪的指標很多，文獻利用率應該是核心的指標之一，利用讀者借閱檔案來統計文獻利用率是最重要的方法。

2.2促進圖書館藏書建設

圖書館藏書建設是借閱服務的基礎，而借閱服務又可以促進藏書建設，反饋出藏書建設工作中存在的一些問題。讀者借閱檔案是借閱服務的原始記錄，研究這些信息，能為藏書建設提供參考。如在文獻典藏方面，盡管當前多數圖書館已經實現了藏借閱一體化的模式，正在改變過去重藏輕用的觀念，但由于圖書館空間的限制及文獻的種類、價值等因素的影響（如：古籍、民國書刊、內部材料等），圖書館還無法把全部文獻實行開架閱覽，需要設置一些特殊的書庫，由圖書館員為讀者提取需要的文獻。文獻利用率高，在排架時就要考慮方便提取，在條件允許的情況下，應該把借閱量大的文獻提到開架閱覽室，或購買影印本及其他版本加以替代。如何準確統計文獻的利用率，讀者借閱檔案是最重要的依據。在文獻剔除時，讀者借閱檔案也有參考價值。剔除文獻的方法很多，但“必須符合藏書建設的規律。必須有利于藏書的補充，它不但要完成把無用圖書剔除出去的工作，而且還要知道什么圖書正在積極利用之中”。［4］怎么才能知道文獻的價值如何，讀者借閱檔案也有體現，借閱率高的文獻一定有價值，有些借閱檔案的附加信息中也會簡略說明文獻的價值。

2.3讀者工作參考資料

圖書館讀者工作的核心是為讀者服務，滿足他們對文獻信息資源的需求。讀者借閱檔案記錄著豐富的信息，這些信息為圖書館員了解讀者的學習、教學、科研及興趣愛好提供了參考，有助于全面了解讀者的情況，有針對性地為他們提供服務。圖書館讀者工作需要創新理念，“這關系到圖書館服務適應社會需要，與時俱進，關系到服務質量和水平的提升，甚至關系到圖書館的長久發展”。［5］但創新服務不是空中樓閣，更不是標新立異，需要研究文獻資源、服務對象等基本要素，讀者借閱檔案既能提供館藏文獻信息，又有讀者信息，是探討圖書館讀者工作的重要資料。深入研究讀者的借閱檔案，有利于探索讀者工作的服務模式，與讀者建立長期、暢通的聯系，發展和諧、友好關系，從而實現資源共享，合作共贏。

2.4了解學校師生科研動態

圖書館是學校信息資源的總樞紐，為教學科研提供文獻資源保障，只有了解師生的教學和科研情況，才能更好地履行這一職責。分析讀者借閱檔案，可以了解學校教學科研情況。教師研究課題，或學生作畢業論文，一定會在借閱的文獻上有所體現，而且有時候某一方向的研究生會圍繞著教師的課題作畢業論文，其論文就是課題的一部分。摸清學校的科研情況，就可以有針對性地開展工作，圖書館的文獻購置、讀者服務、學科館員等工作就能有的放矢。比如：筆者通過分析師生的借閱文獻檔案發現歷史系的師生借閱西北史地文獻較多，懷疑有人做這方面的課題，通過詢問，得知歷史系文獻學專業有一項研究新疆文獻的課題，該專業的研究生多圍繞著新疆文獻選題，就有意識地搜集與課題有關的信息提供給師生，并建議圖書館購買了《新疆史志》《中國西北文獻叢書》《中國新疆地方經典資料集成》《清朝治理新疆方略匯編》等大型圖書，為他們查閱文獻提供方便。

2.5學科館員必備的參考資料

學科館員不但需要具備較高的專業素質，而且要熟悉館藏、了解讀者，善于發現讀者的需求。學科館員應該嘗試著通過借閱檔案來尋求與讀者交流的途徑，建立互動關系。讀者借閱檔案包含了讀者的基本情況、研究領域、文獻需求等信息，為學科館員提供寶貴資料。借助借閱檔案提供的信息與讀者建立起融洽關系，還可以由點及面，逐步與院系師生建立起交流網絡。如果能與一位教師溝通好，就能通過他與他的同事、研究生，甚至本科生建立起良好的關系，便于學科館員工作的開展。由于學科館員在各高校圖書館的具體工作情況不一樣，獲得讀者借閱檔案的途徑也不同，有些學科館員在一線從事讀者借閱服務，可以直接獲得讀者借閱檔案信息；有些學科館員不從事借閱工作，可以通過圖書館相關部分協調，指導相關館員對讀者借閱檔案建檔，共享這些信息資源。

讀者借閱檔案是圖書館很有價值的信息，有待于深入開發研究。目前，有些學者呼吁高校圖書館應該讓讀者參與文獻的采購，國外圖書館界也在嘗試一種新的資源建設模式——讀者決策采購。［6］這種模式自2011年以來，在國內也日益受到關注，已有三十余篇研究論文。讀者決策采購實際上就是利用讀者借閱檔案的部分價值，依托現代通訊技術，［7］通過特定的圖書館應用系統軟件來滿足讀者的文獻需求，是讀者借閱信息的深加工。

3結語

讀者借閱檔案是圖書館的資源之一，只要我們重視這種資源的保存、研究和開發，就能充分發揮它的價值，促進圖書館資源建設、讀者服務、信息參考咨詢等工作。在保存和利用讀者借閱檔案時，我們應該結合圖書館工作的實際情況，調動各部門的積極性，利用新技術，發掘其深層價值。

參考文獻:

［1］胡朝霞.圖書館借閱檔案管理探析［J］.河南圖書館學刊，2008(2)：115.

［2］馬林青.中國檔案分類與西方文件分類比較研究［J］.檔案學研究，2011(6)：16.

［3］陳學清，賈朝霞.高校圖書館文獻采訪績效評價指標體系構建［J］.圖書館理論與實踐，2010(5)：84.

［4］張清允，姚孟臣.文獻剔除方法初探［J］.北京大學學報（自然科學版），1994(5)：618.

［5］柯平.當代圖書館服務的10個理念——新圖書館服務論之二［J］.圖書館建設，2006(4)：5.

［6］劉華.以讀者為主導的文獻資源建設——美國學術圖書館讀者決策采購（PDA）研究［J］.圖書情報工作，2012(5)：89—93.

［7］張甲，胡小菁.讀者決策的圖書館藏書采購——藏書建設2.0版［J］.中國圖書館學報，2011(2)：36-39.

（編校：崔萌）