論無紙化辦公在企業中的利與弊

王瑜

摘要：隨著經濟和科技的不斷發展，計算機網絡技術對我們日常生活和工作的影響越來越大，這就使得無紙化辦公的概念得到了極大的拓展并能夠很好的實現。無紙化辦公是集成了計算機技術、通信、行為科學等等技術學科的一個綜合化的技術理念，隨著社會不斷的發展以及“低碳”經濟理念的完善，無紙化辦公將會更加的繁榮。無紙化辦公將不同的工作設備結合在一起，提高了工作效率、加強了事情處理能力、加快的信息的流通等等，這是整個社會變革的一個重要表現。

關鍵詞：無紙化辦公；優勢；風險

無紙化辦公是以計算機等等電子產品作為媒介來，通過現代的網絡技術來實現現代化的自動辦公，主要是通過計算機中編輯軟件例如：office等辦公軟件進行工作，達到不需要使用紙和筆就能處理事情的程度。無紙化辦公是現代科技對辦公模式一個重要的改變，無紙化辦公將人們的雙手從筆和紙張中解放出來，簡化了文件處理的程序，讓人們把精力都是集中在核心事件中，大大的提高了辦公的效率，同時也節約了辦公成本。

一、什么是無紙化辦公

無紙化辦公簡而言之就是不使用紙張進行辦公，但是無紙化辦公并不是絕對意義上的不用紙，因為目前所有辦公系統都要使用到一些紙張的。無紙化對于我們來講是要做到合理、節約的使用紙張，提倡一種綠色環保的工作理念。科學技術不斷發展使得紙張一些功能被代替了，但是紙張仍然是我們不可或缺的辦公和生活用品。

二、什么是自動化辦公

辦公自動化歸根結底就是怎樣提高辦公效率，按照這一標準，我們很多工作都可以歸納到自動化辦公的處理范疇中，例如文字處理、公文管理、資料整理和保存以及人事管理等等，都可以通過自動化辦公來完成。

但是要實現辦公自動化還有一定的阻力。首先人們在思想上更愿意接受“白紙黑字”，這也是由于紙張所獨有的性質決定紙張閱讀不受時間的限制，并且可以對紙張上的信息進行修改。

三、無紙化辦公在企業中的優勢

（一）整合資源。在辦公中我們會遇到各種資源信息，制度、文化、客戶等等的資源信息，利用網絡技術將這些資源收集整合起來，統一進行管理使用，從而使各種資源之間形成一種相互促進的機制來實現資源的升值。這保證了企業能夠形成一種正規的、科學的管理體系和企業文化，使企業持續的保持旺盛的生命力。

（二）提高信息的傳輸效率。通過紙質載體進行信息傳輸比較耗時，領導層在下達文件或者精神時往往會需要很長時間才能被相關人員接收，但是通過計算機網絡進行信息傳輸能夠有效的避免在信息傳播中的環節，更加快速的將信息傳達給相關人員。同時相關人員在向領導反映意見和建議時更加順暢，便于領導及時發現工作中出現的問題。員工之間也能夠通過網絡和計算機進行更直接、公平的發言，這對建立一個融洽的企業團隊有很大的幫助。

（三）規范辦公程序，查漏補缺。建立無紙化的辦公體制，將各種文件和信息整合起來使整個辦公過程緊密、協調、透明、高效。將各個環節的責任明確到每一個人身上，做到權責分明、查有所依，杜絕一切扯皮現象發生，保證信息的傳遞不會出現阻塞、失真和延誤。

（四）提高辦事的效率。自動化辦公可以將文件數字化，促使文件的管理、修改、存儲更加簡便。如文件打印和發布之前可以對文件內容進行無限制的修改，在信息產生和發送過程中省略了打印、傳遞的環節。紙質文件被數字媒體代替，人力傳輸被網絡傳輸代替等，幫助了各部門之間的協調，串聯了各部門事務，實現了高效的辦公，領導部門也能夠更方便的進行任務的分配和追查，提高辦事和執行的效率。

（五）防止腐敗的發生。無紙化辦公將各種信息進行整理，整個工作的流程被放在陽光之下各個部門的工作情況工作任務一目了然，賬目的情況也是更加的透明化有效的杜絕虛假發票，公款私用公款吃喝等腐敗的問題。

四、無紙化辦公存在的風險

（一）對操作者的專業知識需求更多。計算機網絡的運用對使用者提出更高的知識要求，即對操作人員進行專業培訓。對計算機操作不熟練很容易出錯，將會出現資料誤刪，或者是發送對象錯誤導致的數據流失，從而直接導致工作效率的降低。

（二）設備的脆弱性。由于使用了大量的數字化設備，而這些數字化設備十分的脆弱，例如硬盤、內存等等損壞之后就會造成資料內容不可挽回，又或者操作過程中突然斷電，進而直接導致文件的丟失。

（三）黑客的攻擊導致了文件的安全性。計算機網絡的頻繁使用就會受到黑客的攻擊。近年來各種網絡病毒給各大企業和個人造成了嚴重的損失，過于依賴計算機和網絡對整個辦公系統來說是致命的。病毒并不僅僅是依賴于網絡進行傳播，外來的插件或者是優盤等移動設備攜帶的病毒都會對計算機系統造成傷害。

結束語：綜上所述，隨著社會的不斷發展，知識量的不斷擴大，對知識儲備和傳輸的需求和要求更高，無紙化辦公將會越來越多的走進人們的生活中去。

參考文獻：

[1] 李濤.網絡安全概論[M].北京：電子工業出版社，2006

[2] 王俊程.無紙化辦公的難點及對策分析[J].蘭臺世界，2008（12）：8-9

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