關于采購系統需求分析

孫志斌

摘 要：計算機軟件系統敷設到我們生活的各個領域，如何將計算機軟件系統與企業相結合是急需解決的問題。本文針對企業采購的主要問題進行分析，從采購模式、采購目標、可行性分析、系統開發方法幾方面說明計算機采購軟件的應用。希望此研究對計算機采購軟件的發展起指導作用。

關鍵詞：計算機；軟件系統；采購軟件；需求分析

1 引言

當前，我國企業采購流程不盡科學、采購機制不盡合理，究其因，信息不暢和采購模式落后是企業采購存在的根本問題。

2 采購管理系統的必要性

2.1 采購模式落后

許多企業延用的是傳統采購模式，存在著許多與現代采購要求不相容的地方，影響了采購的效率和有效性。

首先，沒有把采購管理上升到事關公司存亡的戰略性高度來考慮，不重視采購管理，沒有把采購策略和合作伙伴（第三方采購商）的選擇評估標準應作為企業整體戰略中的一部分。

其次，不注重長期供應商的關系管理。采購中只注重比價、壓價，缺乏從關注談判向建立戰略合作伙伴關系、建立雙贏機制轉變。采供雙方未建立穩定的協作關系，以臨時的或短期的合作機制為主，造成了競爭多于合作，進而導致了采購過程的不確定性。這種采購很像散兵游勇，難以成為正規軍，其后果是售后服務沒有保障，同時在市場經濟條件下一味追求單贏，長此以往，尋找合作伙伴的路越來越窄。

再次，集團企業的分散采購忽略了整體利益的最大化。許多企業集團的子公司自行組織采購，特別是在實行了全面經營核算的集團公司里非常普遍。管理者以為是相互間有制約是件好事，但實際上分散了采購量錯過了整體帶來的價格和售后優勢，其后果是資源的浪費和人工成本的增加。

2.2 信息化程度低下

企業缺乏有效的工具和信息平臺進行采購跟蹤、評估、分析和科學決策。其根本原因在于沒有找到一個有效的工具進行采購的跟蹤、評估、分析和科學決策。具體表現如下：⑴信息不能共享。采購合同、收料信息、發料信息等不能進行信息的同步共享和利用，造成各個環節都需要重新完成業務處理，無效和重復勞動繁多。⑵無法跟蹤采購情況，包括請購單處理、采購單處理、詢價單報價單處理、審批情況、收貨處理、質量控制等。⑶相關管理和業務人員出差頻繁，導致很多業務不能及時進行和完成。⑷缺乏規范和制約。采購事務的授權、簽發、批準、執行和紀錄沒有規范的設定，加上沒有嚴格的職務分類，容易導致暗箱操作。⑸與預測和物料需求計劃結合不緊，即不能有效根據生產需要組織采購，實現物料的供應計劃與當前需求的平衡。⑹無法對采購業務實施全面、動態監控。

總之，由于不通暢的信息以及落后的采購模式，造成了國內許多企業采購上的諸多弊端，不但采購成本、人力成本居高不下，售后服務不如意，一旦市場需求發生變化，企業響應用戶需求的遲鈍問題會更加明顯。特別是隨著企業不斷發展，采購量不斷擴大，傳統的采購操作模式和方式已經不能滿足現代企業采購的需要，為了實現對效率和效能的追求，建立信息化采購業務管理及跟蹤系統這種順應發展潮流的采購新模式，必然是與時俱進的良方之一。

3 本采購管理系統的目標

⑴選擇合適的供應商。⑵確定采購質量。⑶確定采購時間。⑷確定采購數量。⑸確定采購價格。

4 可行性分析

可行性分析的意思是根據系統的環境、資源等條件，判斷所提出的信息系統項目是否有必要、有可能開始進行，如果要進行，那么采用什么建設方案。所謂可行性應該包括必要性和可能性兩個方面。沒有必要性的項目是不應該開始進行的。主要從技術、經濟、社會意義等方面分析：

技術可行性是指開發一個新系統所需要的技術是否具備，如支持新系統的軟硬件功能以及技術人員的數量和水平。結合實際需要，我選擇了VB作為開發用戶界面軟件，它具有的可視化開發環境；選Access 2003用來開發后臺數據庫，它具有良好的安全性與兼容性；而且本系統對硬件的要求不高，在現有技術基礎上一定能實現本系統。

經濟可行性是評價一個計算機信息系統是否可行的最基本的一種方法，是對信息系統解決方案的成本有效性的量度。對于用戶來說，他最關心的是：是否值得開發一個這樣的信息系統；使用這樣的系統后能否提高工作效率，節約成本。而本系統的設計和開發事實上恰好能滿足他們的這些要求。且本系統要求的計算機配置也不高，環境配置費用也較低，系統使用方便、簡潔，不需培訓費用。社會可行性則在于本系統的開發和實現能為具有類似情況的學校提供一個模板，只需在原有基礎上作修改即可，具有普遍的社會意義。

5 系統開發方法

在開發方法的選擇上，我們選擇了自頂向下的開發策略：自頂向下的開發策略是從設備采購管理的整體進行設計，逐步從抽象到具體，從概要設計到詳細設計，體現結構化的設計思想。自頂向下是強調由全局到局部、由長遠到近期、由上層到下層，從探索、研制一種合理的信息流的模型出發，設計出適合于這種信息流的信息系統。子模塊通過信息流確定，而且盡可能的要求每個局部模塊優化建立在全局優化的指導下。

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