高校教學秘書在教學管理中的作用

劉天瑞

可能很多人都會覺得秘書工作沒有什么技術含量，就是做些收發文件，打打電話等繁瑣的無關緊要的事情，認為不管什么人都可以來做。但其實并不是如他們所想的那樣，他們只是看到了秘書工作的表層方面，而沒有看清實質。秘書工作一直都是具有很強的綜合性，需要秘書擁有很強的協調溝通能力和豐富的專業技巧。

一、教學秘書具有協調溝通的作用

教學秘書工作重點和核心就是協調工作。協調工作在教學秘書工作中體現在兩個方面： 第一就是各院教務部門到各系部的教學工作方面的統籌協調， 例如通告、監管、統籌系部，順利完成教務部門提出的教學工作， 包含制訂各專業學科的教學計劃、安排教師教學工作和任務。語言、會計、計算機等資格證的學生報名考試工作、教學用書的發放、學生考試各方面的安排和最后成績的報送等等；第二就是統籌協調各系的教學任務和工作。例如教師的課程安排，包括停課和調課等，學生自主選擇課程的安排、學生實習和社會實踐活動等等。在這些各種各樣的活動里，學生、老師、院教務職能部門是教學秘書要面對的三種不一樣的部門。只有統籌協調好三者之間的關系，才可以真正保證教學工作系統穩定的展開。而以上所提到的這些工作里，都不可避免的需要教學秘書具有超強的統籌協調和溝通能力。可以做到對各個不同對象所提出的要求都了然于心。進行管理時要遵循統籌兼顧，點明重點的原則方針，使各個對象都可以擁有最大化的利益。例如教學排課工作，因為各個老師和學生的要求及教學資源之間有很大的不同。所以盡量多的找出這三方面的共同之處，盡量使者三方面對工作都能滿意就是教學秘書排課工作的重中之重。端正自身角色，做事要到位但絕不越位，要積極參與工作但絕不干涉干預工作，做決策盡力出謀劃策，要做到始終把把集體利益放在第一位，維護好學校的聲譽和形象教學秘書在協調溝通過程中的重點。

二、教學秘書具有參謀的作用

教學秘書具有幫助院、系領導干好教學管理工作的作用，其中的具體工作有： （1）以教學計劃的主要要求和各院、系教師的實際情況為基礎，使課程表的編排盡量周詳科學，使教師的停課、調課、補課情況能得到最直接的監督，充分保護教學工作的正常運作；（2）對與各院、系領導檢驗、落實各課程大綱的設定從旁進行協助；（3）對于教務處及院、系領導安排的各種任務保證第一時間認真完成；（4）對于本學期的觀摩學習和講座的安排，認真制訂好時間地點和主講老師；（5）對于各師范院校到本校的實習工作認真安排落實；（6）對于畢業生的各方面工作，要協助院、系領導組織和協調畢業班的論文答辯工作， 認真核實，準確填寫畢業生與獲得學位的學生名單；（7）幫助各個協助院、系對于不同時期學校學科教學工作的不斷檢查落實并且按時間段順序一一匯報總結；（8）重視期末考試，認真安排考試時間、地點和工作人員等； （9）協助教務處、院系領導做好每學期教師工作量的考核工作。

三、教學秘書具有管理教學信息的作用

在教學管理中，有大量的教學及教學管理的文件資料需要教學秘書收集整理，其中有很大一部分需要立卷、歸檔，以給之后的查考提供依據。經過長時間的積累這些教學信息都有著很重要的價值和意義，需要被教學秘書專門整合管理起來。因為在學校中其教學主體老師和學生都具有很大的流動性的特征，并且隨著時代的不斷變革影響教學的許多因素也在不斷變革，對與教學有關的政策、規定及操作過程很多學生和老師都不是很清楚，所以，教學秘書的任務就是理解知道了這些規定和政策之后，可以給師生講解清楚，不然對學生和老師的個人利益有很大影響，并且也背離了教學秘書的工作宗旨。教學檔案的齊全完整也是教學評估檢查的重要項目之一。所以，對于教學檔案的建立和保存工作中，教學秘書要做到細心認真，不放過任何一個出錯的可能。

四、結語

綜上所述，在教學管理之中教學秘書是至關重要的一部分，積極正確的促進了教學工作完整順利的進行。在我國教育體制不斷深入改革的今天，教學管理工作越來越繁雜和難以管理。這就要求教學秘書努力提升自己的綜合素質和能力，發揮自己在教學管理中的各項作用，使其在教學管理中的作用不斷得到強化，這樣就能夠更加有效地提升學校的工作效率，使學校的教學質量得到更大的提高。endprint