強化辦公室協調職能 促進企業和諧發展

曾源

摘 要：辦公室作為企業日常事務運轉的“總樞紐”，其地位及功能決定了辦公室必須經常地、大量地、直接地對企業中存在的各種矛盾和沖突進行良好協調，本文結合實踐經驗，就如何強化辦公室的協調職能，促進企業的和諧發展進行粗淺探討，以供參考。

關鍵詞：辦公室；協調；和諧

辦公室作為企業的綜合管理部門，是企業日常事務運轉的“總樞紐”，承擔著辦文、辦事、綜合、協調、調研、督查等職能，其中，協調工作作為辦公室工作的重要職能之一，主要是根據辦公室的地位、作用和領導授權，正確處理好各方關系，實現管理過程中各環節之間的協調一致、互相配合，增強企業內成員之間的凝聚力，促進企業的和諧發展。可以說，辦公室協調能力的強弱，不僅關系到整個企業各項工作能否順暢、高效地運轉，甚至直接關系到企業發展建設的大局，因此，認真研究探討企業辦公室協調工作的特點，做好辦公室的統籌協調工作，對于促進企業的可持續發展，意義深遠。

一、對辦公室協調的認識

所謂辦公室的協調職能，從管理學角度而言，就是通過對辦公室諸要素的組織和對企業員工的各項活動的協調，實現辦公室行政管理效率的大幅度提升，進而最大限度地實現辦公室管理的工作目的。對企業而言，辦公室協調工作的內容，可概括為如下三大方面：一是上下的協調。主要是協調好領導與部門與基層之間的內在矛盾，做好上情下達、下情上報等工作，積極維護領導之間、領導和群眾之間的團結，充分發揮好辦公室橋梁及紐帶的作用。二是左右的協調。主要是與辦公室平行的各部門之間的協調，通過采用各種方式方法（如溝通、協商、調解等）對部門之間的各方面關系進行有效的統籌協調，做到內耗消除、矛盾化解，實現各方關系的平衡，并促進各方之間形成積極向上的合力，切實起到聯結和整合的作用。三是內外的協調。主要是與自身企業以外的各方關系之間的協調，如上級領導部門、政府相關部門以及各相關企業，等等，作為企業的“對外窗口”，辦公室要做到在維護本企業整體利益的同時尊重其他各方的意見，耐心協商，融解分歧，求同存異，改善關系，努力維護好、發展好與如上相關各方的關系，為企業營造良好的外部環境和發展空間，切實起到銜接和聯通作用。

二、強化辦公室協調職能的意義

（一）疏導關系，緩解矛盾。企業內外部往往存在著各種錯綜復雜的關系，有時表現得融洽友好，但更多時候則是矛盾、隔闔，甚至敵對，要緩解或解決如上各種矛盾，可采取行政手段、經濟手段或者法律手段等，以行政手段為例，主要是通過行政命令或是權力、權威影響等促使一方服從另一方，往往是一方主動，另一方被動，或一方趾高氣揚，另一方委曲求全，其他兩種方式亦然。可以說，不管是行政手段、經濟手段還是法律手段，都具有強制且硬性的特點，不利于矛盾的解決，而協調則主要通過溝通信息、疏導關系、說理講情、反復磋商等方式方法，促使一方或雙方自覺地作出讓步，更多的是強調自愿性，是軟性的，更容易達到緩解矛盾的目的。在企業運行過程中，各種矛盾千差萬別，有時很難從表面明確判斷誰是誰非，不可能以行政手段的方式解決矛盾，加之企業辦公室只是在領導的直接指揮或授權下要完成工作，本身不具備行政權、經濟權，更沒有法人權，因此要緩解各種矛盾，只能本著協調這一職能，積極地與矛盾雙方聯絡、溝通，協商，達到調和、調解的目的。

（二）輔助領導，確保平衡。當前，隨著市場競爭的日趨激烈，如何構建和諧管理的長效機制和合理的利益協調機制，促進企業的可持續發展，越來越被企業領導和管理者所關注，辦公室作為行政管理的基層單位，應積極地輔助領導，充分發揮決策者“參謀”的作用，建言獻策，按照現代企業發展戰略幫助制定科學的生產經營計劃、工序流程，構建合理的考核機制及獎懲激勵機制，健全規范的勞資對話模式，解決好企業不同層級、部門及人員之間可能出現的各種利益失調，最大程度地實現各方新的積極的平衡，促使各方目標一致，行動一致，步調一致，切實促進企業的可持續發展。

（三）融洽關系，消除誤會。協調主要是通過一種平等的態度，以民主協商的方式去征求矛盾雙方的意見，從而達到雙方的目標統一，相對于指揮而言，協調更容易獲得矛盾雙方的積極配合，因而協調更能融洽關系。在企業內部，由于每個人的目標、期望與價值觀均不不同，在缺乏信息交流或誤會誤解的情況下，由于一方或雙方的主觀、固執、武斷等，難免會造成各種成見、矛盾或沖突，辦公室應借助有效的矛盾與沖突疏導機制，輔助領導健全處理矛盾的工作機制，完善信訪工作責任制，及時合理地處理各種問題，確保矛盾雙方消除分歧，解除誤會，實現彼此間的理解或諒解，匯聚起企業員工之間團結一致的凝聚力。

三、充分發揮辦公室協調職能的對策

（一）轉變觀念，樹立辦公室協調工作的權威性。長期以來，在傳統思維方式影響下，很多人片面地將辦公室的服務職能當作領導的“指揮棒”及“傳聲筒”，導致大量的協調工作被淹沒在繁雜的日常事務中，加之辦公室在主觀上缺乏主動協調的意識，造成協調職能難以充分發揮。因此，在當前協調涉及面越來越廣難度越來越大的形勢下，為適應市場經濟的客觀要求，提升企業內部管理的效率及質量，必須強化辦公室協調職能，而首先就是要轉變傳統觀念，充分認識到協調工作是辦公室的基本職能之一，樹立辦公室協調工作的權威性，進而更好地促進辦公室協調工作的開展。首先，要優先強調辦公室在企業管理中的地位、責任和協調處理各部門、各基層單位之間的各種事務的權力，其次，在某種特定場合下企業領導應適當性地授予辦公室某些特權，確保辦公室在說話、辦事及處理事務時充滿底氣，理直氣壯，如此，既能有效輔助領導辦公使其擺脫某些不必要親自處理的繁雜事務，又能提升辦公室協調的權威性，增強處理事務時的協調力度，確保企業目標一致，步調統一，和諧發展。

（二）強化綜合協調能力，確保企業各項事務高效運行。對企業內部而言，辦公室是協調上下的中樞系統，既是領導的參謀及幫手，確保領導的戰略決策更好地貫徹落實，又是企業各職能部門及基層單位的溝通橋梁，起著溝通貫穿的作用，因此可以說，辦公室的協調職能具有綜合性的特點，辦公室綜合協調能力的高低，不僅直接提現了辦公室工作人員的綜合素質，更直接影響到企業各項事務能否高效地運轉。要加強辦公室的綜合協調能力，應抓好如下三大方面：一是提高辦文綜合協調水平。辦公室最基礎性的工作之一就是辦理公文，起草、審核及把關各種公文是辦公室的重要職責，因此，切實提高辦文綜合協調水平，在起草公文時主動就其內容、依據積極地與相關部門進行協調，以確保公文質量，并促使其得到更好的貫徹與落實。同時，對來自上級部門的各種文件及通知等也要積極地與領導及相關部門做好協調，保證傳達的及時性及準確性。二是提高辦會的綜合協調水平。對于石油等大企業而言，各種會議繁多，會議不但是展示企業及部門整體形象的窗口，更是貫徹落實工作的重要手段，會務工作組織的好壞對于會議能否順利召開以及會議議程能否圓滿完成有著重要影響，因此，要充分認識到辦會綜合協調的重要性，本著高度的責任心嚴格認真地抓好會務的籌備協調及服務協調，以確保各項會務工作的圓滿完成。三是提高辦事綜合協調水平。辦公室各種事務繁多，既要抓好主體事務，確保日常工作的正常運轉，也要認真處理好各種臨時性工作，如在趕會議材料的同時，領導急需你去辦理訂機票或其他事宜，此時就要兩者都要兼顧，要本著具體問題具體分析的原則，切實做到急事急辦，大事超前，小事快辦，既要合理安排又要統籌兼顧，樹立起嚴謹細致、雷厲風行的工作作風，切實提升辦事的效率及服務水平。endprint

（三）加強學習，提高辦公室人員的協調能力。協調工作是一門集公共關系和領導藝術于一體的綜合性管理科學，這就需要協調的主體——辦公室人員加強修養，確保自身擁有與所需工作相適應的素養與能力。首先，是要不斷加強自身的學習，提升自身的政治素養。政治性強是辦公室工作的特點之一，辦公室人員的政治素養以及閱歷、經驗等等，會在一定程度對協調的成敗造成影響，因此辦公室人員應在日常生活及工作中加強學習，增長才干，不斷培養自身的快速反應以及應變能力，從而促進自身政治素養的不斷提升。二是增強知識的儲備，提高自身的業務素養。辦公室人員要積極拓展自身知識面，增強包括法律知識、心理學知識、各類社會科學知識以及平行部門的業務知識等各方面知識的儲備，從而不斷提高自身的協調能力，確保能在依法辦事、依法行政的基礎上，公正客觀地調整和平衡各方面的關系，秉公解決企業日常工作中遇到的各種矛盾和問題，進而促進辦公室協調工作的良性發展。

（四）改變作風，講究協調方法科學化。一方面，辦公室的協調工作要在領導的指導下進行，是領導各項意圖的進一步貫徹落實，另一方面，辦公室的協調工作又是多方位的服務，包括對上對下，對內對外的各種服務，因此可以說，辦公室的協調工作既是管理工作，又是服務工作，且由于服務對象的廣泛性及不固定性，協調工作的復雜性越發明顯，而要在協調中體現服務，在服務中搞好協調，更是辦公室協調工作的艱巨性所在。要做到這點，要求辦公室在協調中注意改善工作作風，掌握科學合理的協調方法，對此，筆者認為關鍵是處理好四大關系，把握好三大原則。首先，處理好四大關系：一是處理好辦公室內部的關系。對領導而言，要起到良好的示范表率作用，從而確保贏得下屬的信任與尊敬，對員工而言，要時時講團結，事事講和諧。二是處理好企業內部各職能部門的關系。辦公室要積極倡導講團結、講協作的工作作風，號召全體員工在總目標的前提下團結協作，增強工作的凝聚力及向心力。三是處理好整體和局部的關系。辦公室要放眼大局，統籌兼顧，首先要強調協同工作要緊緊圍繞企業中心工作，服務于企業發展大局，同時，在保證整體利益的前提下，不損害局部、個人利益，力求最大限度地實現協調工作的良好效益。四是處理好縱向和橫向的關系。既要領會上級的精神和意圖，又充分理解下情和民意，對上下各方面都要高度負責、熱情服務。其次，把握好三項原則：一是原則性及靈活性原則。在處理各項事務時要堅持原則，從全局出發，不能因小失大，而在不失原則的前提下，要學會靈活機動，隨機應變，促使協商一致。二是對外聯絡超前參與協調原則。對于涉及到對外協調的事宜要超前預測，提前協調，掌握工作的主動權，對于工作中經常要協調和打交道的單位，要主動地加強聯絡，以建立良好的互信機制和溝通渠道。三是平等、尊重的原則。企業內各職能部門之間都是平等的關系，因此辦公室在進行協調溝通時，要擺正自身位置，本著平等、尊重的原則耐心聽取各方意見，在引導各方在互相平等互相尊重的基礎上順利達到協調的目的。

總之，在企業的日常工作中，上下之間、部門之間、內外之間的各種矛盾和沖突在所難免，當前，隨著辦公室協調工作的日益綜合化、復雜化，協調難度也越來越大，因此，必須具體問題具體分析，科學合理地選擇適宜的協調方式和方法，進而不斷優化和促進企業的各項管理工作，實現企業的和諧發展。

參考文獻：

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