中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析及對(duì)策研究

谷文靜

摘 要：文書工作和檔案工作是相輔相成的，前者是基礎(chǔ)，后者是延續(xù)和發(fā)展。就目前中職學(xué)校的情況而言，中職學(xué)校必須在文書檔案管理工作上下功夫，通過不斷地提高工作水平，及時(shí)為各職能科室提供完善的檔案信息，從而滿足學(xué)校各方面的需求，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校 文書檔案 管理工作 現(xiàn)狀分析 對(duì)策研究

中圖分類號(hào)：G63 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2014）01（a）-0171-01

對(duì)于整個(gè)中職學(xué)校來說，文書檔案工作是每一個(gè)職能科室工作中所必需的工作。學(xué)校通過文書檔案工作來整理每一份文件，并對(duì)其進(jìn)行周期性地處理。文書工作和檔案工作是相輔相成的，前者是基礎(chǔ)，后者是延續(xù)和發(fā)展。就目前中職學(xué)校的情況而言，中職學(xué)校必須在文書檔案管理工作上下功夫，通過不斷地提高工作水平，及時(shí)為各職能科室提供完善的檔案信息，從而滿足學(xué)校各方面的需求，適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。

1 中職學(xué)校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 認(rèn)識(shí)不足

文書檔案工作是需要對(duì)文件的全部生命周期進(jìn)行相應(yīng)地處理的，是一個(gè)長(zhǎng)期積累的過程，所以，文書檔案工作的成績(jī)顯現(xiàn)也比較緩慢，通常也不容易引起他人的注意，這也就導(dǎo)致了長(zhǎng)久以來很多人并沒有認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，反而錯(cuò)誤地認(rèn)為文書檔案管理工作就是對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的抄寫、保管和整理。只要檔案工作人員不把檔案信息泄露出去或者弄丟，只要保管整理了能應(yīng)對(duì)檔案科對(duì)檔案的檢查，就與學(xué)校的發(fā)展關(guān)系不大。正是這些錯(cuò)誤的觀念，使得大多數(shù)人沒有重視學(xué)校的文書檔案管理工作。

1.2 不易保存和整理

隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，各個(gè)科室需要?dú)w檔的東西越來越多，文書檔案也就日益增多，不僅僅是內(nèi)容有一定的增加，文書檔案的式樣也逐漸增多。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，比如說文書檔案保存的環(huán)境比較潮濕、紙質(zhì)文案所占地面積過大等等。針對(duì)如此大量的文書檔案，需要花費(fèi)文書檔案專職工作人員更多的時(shí)間去進(jìn)行分類的保存和整理，不僅程序非常繁瑣，而且整理出來的效果也不一定讓人滿意，難以保證案卷的質(zhì)量。

1.3 對(duì)文書檔案資源的開發(fā)不夠

很多單位都錯(cuò)誤地認(rèn)為，只要能夠保存和管理好文書檔案，不讓檔案受損或缺少就可以了，這種做法其實(shí)只是注重了對(duì)檔案的收集、整理和保管工作，是沒有真正地發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的作用的。文書檔案工作作為每一個(gè)職能科室工作中的一個(gè)重要的組成部分，是需要在各個(gè)科室與檔案工作人員有效地配合之下才能夠順利完成的。如果部門與部門之間都不愿意把重要的、需要?dú)w檔的文件資料交給檔案管理工作人員，不配合工作人員的檔案工作，不僅不利于檔案工作人員充分發(fā)揮自我能力，制約檔案管理的水平，而且很容易造成重要的文件資料的散失。

2 加強(qiáng)中職學(xué)校文書檔案管理工作的對(duì)策

2.1 切實(shí)提高認(rèn)識(shí)

要想使教職工認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，最重要的就是必須要在思想上徹底轉(zhuǎn)變他們對(duì)文書檔案工作的認(rèn)識(shí)，只有當(dāng)人們從思想上開始認(rèn)識(shí)到文書檔案工作的重要性，才會(huì)認(rèn)真去了解，才會(huì)給予充分的重視。具體可以體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一方面，學(xué)校要在物質(zhì)上加大對(duì)文書檔案管理工作的支持，通過有效的運(yùn)行機(jī)制，及時(shí)、完整地提供檔案信息，并且規(guī)范化管理文書檔案工作；另一方面，學(xué)校在規(guī)劃和安排單位全年的工作時(shí)，應(yīng)該把文書檔案管理工作納入全年的工作之中，通過這種方法提高文書檔案管理工作的地位和影響力度，讓教職工充分意識(shí)到學(xué)校的文書檔案管理工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重大意義。

2.2 改革文書檔案管理體制

傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，這就要求中職學(xué)校應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有的情況不斷地改革和創(chuàng)新，以便能夠更好地滿足學(xué)校發(fā)展的需要。一方面，要想改革創(chuàng)新，首要工作就是改革創(chuàng)新文書檔案管理的體制，把原先簡(jiǎn)單化、刻板化的文書檔案工作變?yōu)檫m合檔案員管理的靈活度強(qiáng)、適應(yīng)性強(qiáng)的工作，充分發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的作用和潛能，更好地為學(xué)校服務(wù)。另一方面，學(xué)校應(yīng)該加大對(duì)文書檔案工作的物質(zhì)支持，通過建立健全的運(yùn)行機(jī)制，加大規(guī)章制度的管理和約束力度，提高各個(gè)科室或者檔案員的行為作風(fēng)，從而不斷提高對(duì)文書檔案管理的質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)部門之間的溝通協(xié)調(diào)

文書檔案工作是需要各個(gè)科室的配合才能順利完成的，而不是通過自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部門同事不愿意把重要的需要?dú)w檔的文件資料交給檔案管理人員，也是不利于順利完成檔案工作的。因此，各個(gè)部分需要積極配合檔案工作人員的工作，及時(shí)溝通，才有利于檔案員齊全地收集文書檔案資料。并且，檔案工作人員在與部門同事溝通的時(shí)候也要注意一定的技巧，首先自己要明確收集的范圍和要求，然后正確向部門同事闡明，這樣才能減少兩者之間的工作摩擦，才能夠達(dá)到“雙贏”的效果，才能提升文書檔案工作的效率。

2.4 改革傳統(tǒng)的整理方法

傳統(tǒng)的文書檔案管理都是檔案工作人員人工立卷的，這種管理紙質(zhì)檔案的方法，繁瑣復(fù)雜，整理起來既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，并且由于不同的檔案管理員對(duì)文件的理解不一樣，在分類管理的時(shí)候也就會(huì)產(chǎn)生一定的分歧，這樣不僅會(huì)影響案卷的質(zhì)量，而且也會(huì)給以后的利用工作帶來許多不便。根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，制定了新的《歸檔文件整理規(guī)則》，省去了以往的案卷標(biāo)題分類，只需要以件為單位來分類管理就可以了，這時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)整理或檢索文件，不僅省時(shí)省力，方便快捷，而且也可以避免人為因素對(duì)文書檔案分類管理的影響，從而提高了檔案工作的效率，真正達(dá)到事半功倍的效果。

2.5 大力培養(yǎng)檔案管理人才

文書檔案工作與其他的工作有所不同，是一項(xiàng)相對(duì)比較寂寞的工作，這也就要求檔案工作人員熱愛這個(gè)事業(yè)。檔案工作人員只有對(duì)這份工作具有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，才能不斷地去思考、去探索。因此，學(xué)校要加強(qiáng)培養(yǎng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式定期培養(yǎng)檔案工作人員的檔案專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化管理技術(shù)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)要求檔案工作人員努力學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息技術(shù)，為把檔案工作人員培養(yǎng)成為一個(gè)綜合型的文書檔案管理人才而努力。

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