如何做好檔案管理工作

【中圖分類號】G271.3【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）10-0587-01

本文闡述了檔案質量管理的重要性，檔案管理工作人員的重要性，我們應該如何做好對每一份檔案的保管工作。檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案管理工作的人員必須樹立檔案全面質量管理的思想，使檔案質量不斷提高。

一檔案管理論文中闡述了檔案全面質量管理的含義和特點

所謂檔案全面質量管理就是單位領導檔案工作全體人員參加的，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平，以保證檔案的高質量。檔案管理論文闡述了檔案質量管理的幾個特點：

1、全體人員參加。檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處（室）所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。

2、全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質量管理。

3、科學的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

二檔案管理論文闡述了解決和改進檔案質量問題的步驟

1、分析現(xiàn)狀，找出檔案存在的質量問題。首先要從公文擬撰開始，各部門、各個工作人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質量意識，查找問題。

2、分析產(chǎn)生檔案質量問題的主要原因。

3、找出影響檔案質量的各種因素。

4、針對影響檔案質量的主要因素，提出實施計劃，并制定解決問題的落實措施。

5、組織實施落實解決和改進檔案質量的措施或計劃。

三檔案管理論文闡述了檔案質量管理的要求

1、必須牢固樹立檔意識。檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，領導的檔案質量意識最為關鍵，領導通知必須提高認識，轉變觀念，認清檔案管理的重要性，認清檔案數(shù)字化是大勢所趨，要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡信息化、數(shù)字化建設，因此檔案管理論文內(nèi)容要求從事檔案工作的人員，特別是各級領導，要牢固樹立檔案質量意識，用較高的工作質量來促進檔案質量。

2、要不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業(yè)務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說，就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感，要有良好的服務意識，要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。

3、要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質量的唯一標準。每個從事檔案工作的人員，要通過加強檔案的質量管理，更好地為生產(chǎn)、建設、教育、科研服務，促進各項工作的質量和效率的提高，從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

四檔案管理論文中闡述了檔案管理的正確方法

1檔案庫房的設立

從總體上講不論單位規(guī)模大小，凡是檔案庫房的設立，必須檔案庫房應按照國家有關規(guī)定單獨興建。從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。

2制定可操作的檔案管理人員的職責

一個單位檔案管理的成效很大程度上與檔案管理人員的素質和責任心有關。因此制定適宜，可操控的檔案管理人員的職責尤顯重要。職責制度就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。

3注重檔案的交接

由于檔案具有及強的延續(xù)性，檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。

3.1是檔案交接不及時。一些基層單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。老檔案人員離了崗，新檔案人員進了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問題責任不明、界限不清。甚至有的基層單位領導或人事干部認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

3.2是檔案交接手續(xù)不嚴。如何做好檔案交接工作，筆者認為應做好下列工作，采取如下措施

首先檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應引起基層單位的重視，尤其是基層單位負責人應把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調動手續(xù)。

其次認真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著鑒證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管接待人員的交接，都必須安排專人負責監(jiān)交。檔案監(jiān)交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案機構負責人監(jiān)交。

4致力檔案的信息電子化建設

檔案室經(jīng)過多年努力，開展了檔案信息電子化管理。其優(yōu)勢就是以室藏檔案資料，紙質或機讀形式的，為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。我們的體會是

4.1充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。（目前，大多數(shù)基層檔案室對計算機的應用單一，開發(fā)功能簡單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費，使現(xiàn)代化設備不能盡其用）。

42縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。手工信息加工工作模式從文件資料形成到開發(fā)“二次文獻信息”時間長，造成信息失效，嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息電子化，編者可直接利用機讀形式的檔案，利用電腦的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻。

檔案工作者肩負著歷史的職責，檔案管理論文全面闡述了提高檔案管理人員的意識，檔案科學管理，用豐富科技信息資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展。實踐證明，只有好工作思路和方法，才能確保檔案管理質量穩(wěn)步提高。