網絡環境下的檔案管理模式

【摘 要】隨著計算機技術和網絡技術的不斷普及發展， 傳統檔案服務模式的工作重心發生了新的變化。在網絡環境下， 只有積極探索以網絡技術為依托、以用戶需求為向導、以知識管理為目標的服務方向， 深入挖掘有價值的檔案信息， 才能滿足日益增長的多元化的社會需求， 更好地發揮檔案的社會功能。

【關鍵詞】網絡環境；檔案管理；服務

21世紀以來，隨著計算機技術、通訊技能、網絡技術、數據庫及多媒體技術等新興技術產業的飛速發展，我國長期以來傳統的檔案管理模式受到沖擊。國家檔案局、中央檔案館在2000年底，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入我國檔案事業發展的“十五”計劃，該舉措是檔案管理模式的一次革命，對傳統的檔案管理模式提出新的挑戰。i

一、我國傳統的檔案管理模式

我國的檔案管理體系最突出的特點就是還需完善。從建國初期至今，我國的檔案事業不斷地進步發展，初步形成了從中央到地方“分級集中”的管理體系，但目前仍未建立真正意義上的完整的檔案網絡體系。國家各級檔案館之間缺少信息資源流動溝通，仍處于封閉管理狀態，資源共享意識淡薄，造成館藏信息重復或者在需要的時候檔案匱乏的現象。

不僅如此，管理內容的單一化也是我國現代檔案管理體系的突出問題之一。由于歷史的諸多因素，我國檔案館的搜集信息的主要渠道是去各級機關單位。這種收集來源途徑的單一性，致使我國檔案館的館藏結構和內容單一化。文書檔案和財務檔案在各級檔案館的館藏結構中長期以來占主導地位，而其他例如實物檔案、科技檔案、名人檔案等一系列有價值的檔案所占比例甚微。ii

二、網絡環境下我國檔案管理模式的轉變

隨著互聯網的創建，信息時代的到來，我國傳統的檔案管理模式已經制約了信息的交流和傳播，檔案管理必須從傳統的檔案實體管理向檔案信息化管理轉變。

1.由人工管理向計算機管理轉變

計算機技術廣泛應用于社會各個領域，檔案界也與時俱進，開始用計算機管理檔案信息資源。在檔案工作如著錄、標引等環節上用機器代替人力，極大地提高了檔案管理工作的效率。

2.由檔案管理向檔案信息管理拓展

檔案管理與檔案信息管理是兩個緊密相連的不同工作階段。檔案管理是檔案信息管理的基礎和前提，檔案信息管理是檔案管理的深入和拓展。檔案工作的網絡化、自動化，使得檔案部門和檔案工作者通過現代化技術利用檔案的內容，進行檔案信息管理。檔案信息管理比檔案管理有著更大的空間，可以通過互聯網收集信息，信息提供、利用以及整理儲存都在計算機上完成。

3.讓檔案信息資源實現檔案一體化管理，實現資源共享

計算機技術的應用，使檔案信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接。近年來，我國檔案界相繼建立了區域性網絡，檔案專題檢索系統也逐步完善，使某地區、某行業或某系統的檔案實現了資源共享。iii

三、網絡環境下檔案管理工作存在的問題

1.檔案數字化意識薄弱。雖然已步入互聯網時代，可以實現檔案的網絡共享，但很多檔案管理者缺乏大局意識，疏于學習新知識、掌握新技能，“坐等靠”的現象嚴重，嚴重影響了檔案數字化信息化管理的進程。

2.檔案資料平時不注意收集歸檔不齊全。由于檔案一般要到年底歸檔，很多材料在平時管理中處于零散狀態，到歸集時往往收集不全，而電子文檔也通常不注重保存或備份，時有遺失現象發生。

3.機關檔案管理人員業務素質不高。由于信息化數字化檔案管理對檔案人員提高了要求，但以往的檔案管理人員通常不能及時能進行知識更新，使得業務水平得不到提高，導致網絡檔案管理發揮不了作用。

四、檔案管理信息化對策研究

1.提高檔案管理人員素質。首先要培養職業道德素養。由于檔案管理人員掌握的是企業單位所有私密檔案的保管工作，因此，首先應當具備職業道德素養。市場激烈競爭，檔案信息資源更是企業發展的有力依據，這些檔案資料對企業的生存發展直觀重要。同時還要提高檔案管理專業技能。檔案管理系統并不是簡單的計算機操作，而是與檔案管理知識緊密結合在一起的，所以，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理相關的專業知識和經驗還需要熟練掌握檔案管理技能，如數據庫、辦公自動化系統。iv

2.增加信息服務的意識。在網絡高速普及的今天，檔案部門傳統的信息管理方式已越來越不能滿足人們的需要，社會和公眾需要更加先進的信息收集渠道和接收方式，這就要求檔案部門一定要增加服務社會公眾的意識，及時迅速的轉變思想，增強服務意識，不斷完善檔案信息化管理工作，使得檔案信息化水平快速提高。

3.維護檔案信息的網絡安全。互聯網的應用使公眾對檔案信息的利用更加便捷。但同時網絡環境下黑客的入侵，病毒的威脅，給檔案信息的安全也帶來了隱患。因此，保護好檔案信息安全，也成為檔案管理部門重要工作之一。首先，檔案管理部門要加強技術研究，采用信息安全技術，如檔案信息加密技術。加密是保障檔案信息安全的最核心的技術措施。其次，要制定嚴密的管理制度，加強檔案信息資源管理。如要建立內部檔案信息網站和外部檔案信息網站分別管理，前者只供檔案信息機構內部使用，后者可以對公眾分享，在公開的檔案信息網站上發布，使得檔案信息既實現共享，又不會泄密，此外對系統運行環境進行安全管理，也是保證檔案信息資源共享有一個安全的平臺重要因素。

4.傳統檔案數字化轉換刻不容緩。在網絡環境下，檔案管理者要正確對待傳統檔案與電子檔案的關系，畢竟許多網絡檔案信息的主要來源除了在網絡系統中自動生成的電子文件外，還有很多是傳統檔案數字化轉換而來的，因此，加快傳統檔案資源數字轉換進程，提高檔案的使用效率，同樣是當下檔案部門的重要工作之一。

除此之外，打造專業團隊、掌握云計算機技術、強化檢索功能、注重反饋渠道、增設在線客服同樣是在建立網絡檔案必不可少的條件和必須掌握的技巧。

各項檔案網絡化工程的啟動，以及各個環節的創新、配合，必定會使檔案館的信息資源流出檔案館，建立同行之間的互通互補檔案信息網；使單一的信息向綜合性信息方向拓展，建立各行業之間的聯系網絡，把檔案部門與圖書、情報、媒體等信息部門連接起來，實現信息資源一體化管理，實現檔案信息網絡平臺共享。

注釋：

i曹云儀，劉麗杰，李紅冼.網絡環境下檔案管理模式的變革[J].檔案天地，2005（2）.

ii曹云儀，劉麗杰，李紅冼.網絡環境下檔案管理模式的變革[J].檔案天地，2005（2）.

iii曹云儀，劉麗杰，李紅冼.網絡環境下檔案管理模式的變革[J].檔案天地，2005（2）.

iv 《如何提高檔案管理人員的素質》 洪詩峰 中國知網 2012.05.07.

【參考文獻】

[1]孔爽.信息網絡環境下的檔案管理研究[J].中國科技縱橫，2011（11）.

[2]趙屹.檔案信息網絡化建設[M].北京：北京圖書館出版社，2003.

[3]丁光勛.信息時代檔案管理學理論研究與實踐[M].上海：上海三聯書店，2007.

[4]陳智為.檔案管理學（第三版）[M].北京：中國人民大學出版社，2008.

[5]曹云儀，劉麗杰，李紅冼.網絡環境下檔案管理模式的變革[J].檔案天地，2005（2）.

[6]洪詩峰.如何提高檔案管理人員的素質[Z].2012（05）.