醫(yī)院檔案室環(huán)境建設(shè)之我見

摘要：醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分，也是全面提升醫(yī)院辦院水平、展示醫(yī)院風(fēng)采的重要工作，本人從檔案室環(huán)境建設(shè)方面進(jìn)行了深入的分析，發(fā)現(xiàn)了存在的問題，并指出應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：檔案室建設(shè)檔案管理

檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，對(duì)醫(yī)院的決策發(fā)展、科學(xué)研究、醫(yī)療設(shè)備采購、醫(yī)療數(shù)據(jù)分析等具有重要的信息價(jià)值，尤其是具有一般文獻(xiàn)資料所不能比擬的原始數(shù)據(jù)和憑證，它是醫(yī)院發(fā)展的傳承、更是醫(yī)院歷史面貌的再現(xiàn)。

檔案室作為集文字、聲像、實(shí)物與電子信息于一體，媒體素材豐富、信息詳實(shí)的綜合性檔案管理中心。醫(yī)院檔案包括醫(yī)院在醫(yī)療業(yè)務(wù)及相關(guān)活動(dòng)中形成的文件、報(bào)表、圖像、圖表、錄音、錄像、光盤，單位公文、廳局通知、個(gè)人以及單位表彰、醫(yī)院重大歷史事件等各類檔案信息。不僅記錄了醫(yī)院歷史和現(xiàn)今的管理工作，也包括醫(yī)囑、病程記錄、手術(shù)記錄、會(huì)診記錄、病理報(bào)告、X光膠片、各種檢查圖文資料等醫(yī)療文書檔案，事關(guān)廣大人民群眾的生命健康和醫(yī)學(xué)學(xué)科學(xué)的發(fā)展。它既是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)長、短期決策信息提供的主要來源，又是醫(yī)院、職工信息的“倉庫”，因此醫(yī)院檔案室環(huán)境建設(shè)勢(shì)在必行。

然而由于各種客觀原因，醫(yī)院檔案室存在若干因素，嚴(yán)重影響檔案卷宗質(zhì)量，檔案室環(huán)境建設(shè)迫在眉睫：

1.醫(yī)院檔案室環(huán)境建設(shè)中常見問題

1.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

部分醫(yī)院中，檔案管理人員甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案管理意識(shí)，仍然存在“重經(jīng)營，輕檔案”的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)。從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。而檔案工作人員未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面沒有掌握全面的檔案歸檔知識(shí)，思想意識(shí)不重視，得過且過、馬馬虎虎，服務(wù)意識(shí)較弱工作積極性不強(qiáng)以及工作熱情不高，工作敷衍了事、檔案文件移交整理不濟(jì)事，檔案卷宗整理質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了檔案的正常查閱。

1.2檔案室環(huán)境不達(dá)標(biāo)

由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)等不重視檔案管理工作，很多醫(yī)院檔案室處于辦公樓不重要位置。檔案室空間比較狹小，不能擺放檔案密集架，只能使用傳統(tǒng)的五節(jié)櫥。狹小的空間不能安裝合適的除濕、加濕和溫度調(diào)節(jié)儀器，而檔案室特殊性不適合長時(shí)間開門窗通風(fēng)調(diào)節(jié)，導(dǎo)致一年四季檔案室春秋季節(jié)干濕度差別較大，夏冬季節(jié)溫差較大不利于檔案的保存。

檔案室房間陳舊，檔案室日常管理“八防”工作不達(dá)標(biāo)，安全檢查記錄。檔案室屬于機(jī)密科室，很多醫(yī)院檔案室未安裝防盜門、防盜窗等防盜設(shè)備。消防器材配備也不到位，消防隱患嚴(yán)重，一旦出現(xiàn)明火后果不堪設(shè)想。

1.3各類檔案信息無法細(xì)致分類保存

檔案信息集文字、聲像、實(shí)物與電子信息于一體，涵蓋人事、基建、儀器、黨建等各類檔案信息，各類檔案應(yīng)按素材不同分門別類存檔。多數(shù)醫(yī)院檔案室只注重文字信息的存檔，不重視聲像、實(shí)物以及電子信息保存。檔案信息分類不細(xì)致，人事、基建、儀器、黨建等各類檔案信息不能分類建檔。

1.4檔案文件形式不規(guī)范

各科室移交的檔案信息五花八門，文字、聲像、實(shí)物與電子信息等檔案信息規(guī)格各異。雖然檔案室工作人員后期會(huì)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工處理，然而受移交檔案信息素材限制，難以將各種檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類加工。

由于以上各種問題的存在，嚴(yán)重威脅著檔案的安全，檔案室環(huán)境改建迫在眉睫。為解決問題我們應(yīng)該從一下幾個(gè)方面入手

2.應(yīng)對(duì)策略

2.1 加大宣傳力度，加強(qiáng)檔案保護(hù)和管理意識(shí)

首先應(yīng)對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開展檔案工作重要性的宣傳，轉(zhuǎn)變其對(duì)檔案工作的態(tài)度。同時(shí)檔案室工作人員應(yīng)多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案室工作進(jìn)程，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠切實(shí)掌握檔案室的工作狀況。

其次要加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度的宣傳。這個(gè)工作的重心既要放在讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到工作標(biāo)準(zhǔn)、工作制度的重要性，宣傳其監(jiān)督和考核的作用；同時(shí)要宣傳到醫(yī)院各個(gè)科室，對(duì)科室檔案員宣傳其記錄工作量、細(xì)化工作和分清責(zé)任的作用。

2.2 規(guī)范檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范化管理

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該完善檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，制定一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)，明確各職位分工和職責(zé)。醫(yī)院檔案管理由設(shè)在院辦的綜合檔案室負(fù)責(zé)，各科室下設(shè)專職檔案員。明確規(guī)定各科室提交檔案工作計(jì)劃、總結(jié)的內(nèi)容和格式。嚴(yán)格執(zhí)行“八防”要求，“八防”措施要有規(guī)范的文字記錄，要規(guī)定定期對(duì)檔案室安全檢查的時(shí)間和次數(shù)。制度中應(yīng)規(guī)定記錄的方法和形式，針對(duì)不同的檔案工作規(guī)定采用不同的方式、方法記錄，如檔案宣傳工作既要有文字記錄又要有現(xiàn)場(chǎng)聲像記錄。制度也應(yīng)規(guī)定記錄的內(nèi)容和格式要求，如檔案記錄的內(nèi)容、時(shí)間，檔案移交要有移交雙方當(dāng)事人的簽名、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的簽字、移交檔案的數(shù)量及內(nèi)容。

2.3 科學(xué)配備現(xiàn)代化管理設(shè)備，提高管理效率

2.3.1 嚴(yán)格按檔案管理要求，更換寬敞房間存儲(chǔ)檔案，更換五節(jié)櫥安裝檔案密集架，按檔案管理要求采用檔案專用檔案盒和檔案卷皮。

2.3.2 完善檔案室功能分類。建立圖片影像檔案陳列館，展示醫(yī)院成立以來的發(fā)展歷程；建立人事檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)高效、快捷的管理人事信息；建立基建與設(shè)備檔案室，實(shí)現(xiàn)特種檔案信息的特殊管理。

2.3.3 成立火災(zāi)預(yù)防以及滅火應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)，制定“檔案室消防措施和滅火預(yù)案”，配備消防器材及應(yīng)急裝備并建立“檔案室消防設(shè)備檔案”，不定期檢查消防器材配備情況。

2.3.4 安裝防盜門窗，配備防蟲紗窗和紫外線消毒燈，定期投放滅蟲、鼠藥具，定期檢查檔案庫房防盜、防蟲設(shè)備的使用情況并有使用記錄。

2.3.5 安裝智能話環(huán)境自控系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房環(huán)境的現(xiàn)代化管理，自動(dòng)調(diào)節(jié)檔案庫房的溫度、濕度，提高檔案管理水平，建成科學(xué)、完善的現(xiàn)代化檔案室

2.4 人才培養(yǎng) 強(qiáng)檔之基

現(xiàn)代化、科技化檔案室建設(shè)面臨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的挑戰(zhàn)，必修擁有掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)才能更好的完成檔案管理工作，培訓(xùn)成了必不可少的環(huán)節(jié)。既要培訓(xùn)檔案室管理人員的業(yè)務(wù)水平又要培訓(xùn)各科室專職檔案員的檔案信息的獲取、處理能力。通過培訓(xùn)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋玲艷.試論《信息與檔案管理》課程教學(xué)改革.科教文匯，2008.

[2]李玉霞.醫(yī)院檔案管理的體會(huì).醫(yī)學(xué)信息，2006（12）.