高校全流程協同管理芻議

摘 要：隨著流程管理和協同管理在企業中的成功運用，高校中也掀起了一股全流程協同管理的熱潮，以期提高學校運營效率、降低運營成本、開拓新型的運營模式。闡釋高校全流程協同管理的必要性，并以H高校為例，具體分析例行事件夏令營申請的流程，分析其中存在的問題，提出相關建議。

關鍵詞：高校；流程管理；協同管理

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）30-0286-03

一、高校協同管理

（一）協同管理的含義

中國古代文化十分重視不同事物間的協同作用。古語所云“天時不如地利，地利不如人和”，這里的“和”就是指人與人之間的和諧、協同。中醫特別重視陰陽、虛實、寒熱之間的對立與調和，以及五行間的相生相克，這也是在強調協同的重要性。

20世紀60年代，美國戰略管理學家H.Igor Ansoff（1965）[1]首次向公司經理們提出了協同戰略的理念，他認為協同就是企業通過識別自身能力與機遇的匹配關系來成功拓展新的事業，協同戰略可以像紐帶一樣把公司多元化的業務聯結起來，即企業通過尋求合理的銷售、運營、投資與管理戰略安排，可以有效配置生產要素、業務單元與環境條件，實現一種類似報酬遞增的協同效應，從而使公司得以更充分地利用現有優勢，并開拓新的發展空間。

（二）高校協同管理的必要性

1.組織機構龐大，學校管理復雜

此處以H高校的為例。圖1只是H高校組織結構的冰山一角。學校是一個龐大的組織，要想高效運轉，協同必不可少。協同是多方面、多層次、交叉式的，“遠看橫嶺側成峰，近看高低各不同”，從不同的角度看，協同也有不同的面貌，它包括部門協同、流程協同、地域協同……再小的系統要發展，也需要良好的協同作用，更何況是高校呢？

2.部門本位主義，資源分配失衡

按職能劃分部門的組織，無論它是機關、企業還是學校，都有一個共同的弊端：本位主義。以科研經費為例，一所理工科學校的文科院系無疑是吃虧的。如何理解？交同樣的學費，理工科類院系的實驗室、實驗設備都耗資巨大而又使用不充分；而文科類院系通常來說只有少數實驗室，設備更是多年未更新，“僧多粥少”，分配起來“苦不堪言”。

一方面，理工科類院系設備閑置比較嚴重；另一方面，文科類院系資源明顯不足。按照利益法則，各學院都會看到自己的利益。這樣一來，資源分配嚴重失衡，對一所高校而言是百害而無一利的。此時，高校這個大系統就起不到“1+1>2”的效果了。因此，協同管理迫在眉睫。

二、高校流程管理

（一）流程管理的定義

美國著名管理學家邁克爾哈默[2]曾提出：“對于21世紀的企業來說，流程將非常關鍵。優秀的流程將使成功的企業與其他競爭者區分開來。”時至今日，流程管理已席卷各種組織。現代管理學理論認為，流程管理是現代企業管理的一種形式，它是以規范化的卓越業務流程為中心，以持續提高組織業務績效為目的的系統化方法。

（二）高校流程管理的必要性

隨著教育體制改革的不斷深入，高校擴招熱潮興起，各式各樣的高校也紛紛崛起。高校組織機構日益龐大，高校工作愈發千頭萬緒。以往“在一個院子中干活”時的那種靈活機動、面對面的管理模式已不能適應現代高等學校的管理需要。傳統高校管理模式的弊端主要體現在以下三方面。

1.缺乏標準

一所只有幾十個教職工的高校，所有人都在“同一屋檐下”干活，彼此非常熟悉，工作僅靠直接溝通就可解決，無需更多書面的、成文的流程。而當高校發展到幾千教職工，擁有地理位置上分散的校區時，如果學校管理運作仍沒有一套標準流程加以規范，如果職工工作仍隨心所欲、以個人經驗為標準，那么，出錯是在所難免的。

2.效率低下

高校流程大多局限于各組織機構內部，機構間交流甚少。比如，H學校的R部和S部常常各行其是，傳統流程功能低下，大多只是規定日常的辦公事務，缺乏合作方式的統一規范，沒有發揮前瞻和整合作用。以H大學為例，假如某天R部和S部要共同舉辦一個學生活動，“新手上路”肯定會漏洞百出，必然導致效率低下。

3.權責不清

現有的流程中，相關部門的權利與責任界定模糊，導致工作流程中有些流程重復操作，有些卻無人問津。資源浪費與不足現象并存。因此，為創造出更多的教育效益，優化學校流程管理勢在必行。

三、協同理念下的高校全流程管理

高校的每一個組織機構或每一項工作流程都是一個相對獨立的子系統，所有子系統在高校這個大系統中運轉，摩擦在所難免，但如果協同工作做得好，就可以化危機為轉機，化摩擦為動力。下面，就一起著眼于流程管理的步驟，具體分析如何在協同理念下做好高校全流程的管理工作。

（一）確立流程主題

高校管理工作主要包括頻發的、常規的例行事件和偶發的、新穎的例外事件，而流程管理的對象就是例行事件。亦如法律制定時要全面考慮各種情況及對應措施一樣，流程管理也要總結以往經驗，預測未來事項，以制定出統一的標準化的流程。俗語所說“例行事件靠流程，例外事件靠思維”，正是體現了流程管理的必要性與重要性。

高校流程主題多種多樣。其中，例行事件是發生頻率最高的事件，它包括考試管理流程、教師考核流程、評優流程、運動會流程、調課審批流程，夏令營申請流程……以上關系可直觀地用圖2表示。

下面，本文以一年一度的夏令營申請流程為例，進行流程管理的案例分析。

（二）確定流程框架

學校不同，夏令營的申請流程也不盡相同。高校A的要求A={1，2，3，a，b}，高校B的要求B={1，2，c}，高校C的要求C={1，3，d，e}。夏令營申請流程管理D則是這里所有的流程的并集，即D={1，2，3，a，b，c，d，e}。具體流程（見下頁圖3）。

在上述流程的制作過程中，高校領導應充分發揚民主精神，與教職工及學生代表“民主協商”，這樣做一來讓大家心知肚明，二來大家熟悉流程后辦事效率也會更高。

（三）落實部門責任

活動流程明確后，下一步就要將權利與責任具體落實到每一個部門、每一位教職工頭上。責任落實情況可用如下的矩陣結構圖圖4表示。

此處“流程1”是夏令營申請流程，機構1、2分別代表教務部和各學院，我們便可根據矩陣圖，將責任定位到教務部和各學院每位人員的身上，當然，這里的責任人也包括學生本人。責任落實后，流程實施過程中一旦出了問題，便可立刻追責，快速解決問題，避免內部扯皮和推諉現象。

（四）強化工作流程

俗話說熟能生巧。要使流程真正發揮功效，每位師生應將其牢記于心。將流程制作成冊，相關責任人人手一份，可隨手查閱；隨后將流程做成規章式樣，掛于辦公室墻上，醒目而耀眼；當然，教職工會議上大家也可根據實際情況的變化，提出變更業務流程的建議，不斷優化流程。

四、結語

高校流程管理，做好協同是關鍵。同時也不可忽視外部環境的作用，應與其他高校建立良好合作關系，互通有無，必將對流程的實施起到強力助推作用。與此同時，高校內應加強各流程間的協同關系，各子系統唯有協調合作，減少內耗，充分發揮各自的功能效應，才能真正使高校管理從無序變為有序，實現“1+1>2”的高校全流程協同管理的效果。