新時期醫院人事檔案管理工作芻議

[摘要]人事檔案管理是一項重要的工作。這是因為無論什么工作，人的因素都是第一位的。要做好人的工作，人事檔案管理必不可少。人事檔案是單位所屬人員的籍貫、家庭出身、年齡、政治面貌、社會關系、個人履歷及所做的突出事情等等的材料集；是一個人成長和工作過程的客觀記錄；是一個人的諸如成長歷程、學歷情況、工資變動、職位晉升等情況的客觀反映和考查依據[1]。醫院領導通過人事檔案，可以對院屬每一個人員進行較全面、詳細的了解，對人員合理使用與安排、職稱評定、福利待遇的確定等等，都具有重要的參考價值。因此，加強醫院人事檔案的管理，對醫院的整個工作都有非常重要的意義。

[關鍵詞]醫院；人事檔案管理；芻議

1、從目前醫院人事檔案管理現狀來看，有不少地方不盡人意

1.1管理制度不能與時俱進。改革開放以來，我國醫療衛生事業發展迅速，因此要求醫院在選拔和使用醫療衛生事業人才方面要知識化、科學化。然而，醫院人事檔案管理與醫院的快速發展相比，卻相對遲鈍和落后，管理制度沒有隨著形勢的發展進行相應完善，有些需要更新的制度卻沒有更新，所以在很大程度上羈絆了醫院人才的合理流動和科學化配置。

1.2管理機制落后。機制落后造成了人事檔案材料的轉遞不暢，用人單位不能對需要的人才及時進行考核、審驗，因此妨礙了人才引進和必要的流動，給工作造成了損失。

1.3材料收集、歸類難度大。尤其是有些基層單位對檔案管理的重要性認識不夠，缺乏重視，所以對檔案材料處理馬虎，應該歸檔的材料不能及時送交檔案管理部門存檔，而有的不該歸檔的材料卻送給檔案管理部門歸了檔。例如：對職工表彰和處分的材料本應該及時歸檔的，但卻沒有及時歸檔，以致散失；有的材料處理得不規范，該蓋公意的未蓋公章，導致一些檔案材料的可信性令人懷疑，失去了檔案材料的權威性；還有的內容不完整，不能跟上干部、職工個人經歷的變化，以致不該缺失的內容缺失了，當使用檔案時發現了問題，還要派人員進行詳細調查。這些都給工作帶來了不應有的麻煩，影響了工作效率，而且有時直接給工作造成了損失。

1.4立卷有不規范的現象。例如：檔案材料填寫前后不一致，常見的便是年齡的填寫，有的“兩齡一歷”，有的“三齡一歷”，甚至有的多齡一歷，記載混亂；個別人員年齡越填越小、參加工作時間越填越早、文化程度實際沒有變化卻越填越高，讓人啼笑皆非。再如檔案用紙規格不一，沒有統一用現在規定的A4標準紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過了裝訂線，給立卷帶來了麻煩。

1.5人員配備輕率，設施缺乏，經費沒有保障。這主要是由于一些基層單位檔案意識淡薄，沒有認識到人事檔案工作是組織人事工作中的一項基礎性工作，是干部和人員工作的一個重要組成部分，是做好干部和人員工作的基礎和前提。因此，對檔案管理人員配備輕率，往往把其他工作干不了的人放在檔案管理上，至于他們能不能做好這項工作，就不加考慮了。人的因素第一位，胡亂拿一個人放在檔案管理上，怎么能搞好檔案管理呢？這也說明有些單位領導根本沒認識到檔案的重要性。由此，對庫房建設也不重視，至于所需經費，也就能省就省了。人員沒能力，不知應該積極、主動地做好檔案材料的收集、上報等相關工作，檔案管理怎么能做得好呢？庫房破舊，以致造成有些檔案材料霉爛，加上管理不善造成遺失；沒有經費或經費不夠，使檔案管理應該做的事情不能做。如此，使檔案無法起到應有的作用。

2、解決以上問題的途徑

2.1健全檔案管理制度。檔案管理例會要定期開，由人事科帶頭，定期召開檔案管理人員座談會，互相交流檔案管理情況與經驗，發現問題及時糾正。

2.2對檔案管理人員進行培訓，提高業務水平，建立一支政治、業務素質較高的人事檔案隊伍。

2.3管理手段升級。現在是信息時代，要利用先進工具管理檔案。用計算機管理，可以使人事檔案管理現代化，讓人事檔案管理數據庫維護及時，檔案信息數據完整、真實、準確[2]。由爾，檔案員的知識結構要不斷更新，信息處理能力要不斷提高，知識面要不斷拓寬，使之適應信息化時代檔案服務的新要求。

2.4增強法制建設力度。檔案管理要切實執行《檔案法》。要通過學習相關的法律知識，強化醫院的領導干部以及檔案管理人員的法制觀念，進而提高依法行政以及依法治檔的觀念。有道是“形勢好不好，關鍵在領導”，因此領導干部要積極主動地帶頭學習有關法律知識，給檔案管理人員作好表率，然后在對檔案管理人員進行有關法律知識教育的同時，把醫院檔案管理法規向群眾宣傳，號召大家都重視檔案管理工作。為促進這一工作的開展，可建立相應的獎懲制度，并使之與檔案管理人員的考評制度結合起來。對在檔案管理過程中出現的違反《檔案法》的行為要及時處理，絕不姑息。對好典型要樹榜樣，“榜樣的力量是無窮的”，榜樣就是一個標桿，讓大家學有樣子，以利于提高工作水平。

2.5解決管理人員老齡化和庸人化問題。目前有些醫院人事檔案管理工作人員老齡化嚴重，對實行信息化管理不適應。因此，該調換的要調換，讓老齡人員去做適合他們的工作，調具有信息化知識的青年人過來。有些單位讓什么工作都干不了的人員管理檔案，造成了檔案管理人員庸人化，這更該調換。對醫院什么工作也干不了的庸人要想辦法處理，讓熱愛檔案工作、有工作熱情且有一定能力的人來管理檔案。檔案管理人員不但要對檔案學的基礎知識有較多的了解，而且要具備一定的計算機、人事管理學、醫學以及英語等多方面的知識。更重要的是他們要具備高尚的思想，有全心全意為人民服務的意識，只有這樣才能主動提高自己的工作能力與水平。

醫院的人事檔案管理工作在醫院的正常運轉以及良好發展中起到的作用是無法取代的。因此，醫院領導要對這項工作給以重視。解決當前醫院檔案管理工作中存在的問題迫不及待。只有把存在問題解決好了，各項措施上去了，檔案管理工作才能達到理想的程度。檔案管理工作做好了，它應該起到的作用起到了，帶來的將是醫院整體工作受益。只有各項工作相得益彰，才能使醫院發展的步伐加快。時代在快步前進，不斷革新醫院的檔案管理工作時不可待！

參考文獻

[1]鄧紹興，陳智為.檔案管理學[M].第二版.北京：中國人民大學出版社，2001，1.

[2]黃利華.淺論如何加強醫院人事檔案管理促進人才選拔[J].企業家天志，理論版，2008，8.