發(fā)揮中職計(jì)算機(jī)專業(yè)教師的作用

【摘要】只要通過一定的技術(shù)手段把畢業(yè)生相關(guān)信息組織起來，就可以實(shí)現(xiàn)就業(yè)推薦表的自動(dòng)套打，從而解決了中職班主任填寫畢業(yè)生推薦表的難題。文章介紹了應(yīng)用WORD2003的郵件合并功能與應(yīng)用EXCEL2003的函數(shù)功能兩種方案實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生就業(yè)推薦表自動(dòng)套打的過程。

【關(guān)鍵詞】就業(yè)推薦表 套打 word郵件合并 EXCEL函數(shù)

【中圖分類號(hào)】G71【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2014）12-0216-03

一年一度的中職學(xué)校畢業(yè)班實(shí)習(xí)生要返校了，為每個(gè)學(xué)生填寫就業(yè)推薦表的工作又開始了。在我校，這項(xiàng)工作主要由班主任完成。筆者發(fā)現(xiàn)，大部分班主任還是使用最原始的手工填寫辦法。一個(gè)班主任大約要填寫40-60多個(gè)人次的20-30多門成績(jī)，以及推薦意見及其它信息……這項(xiàng)工作非常繁瑣，一旦填錯(cuò)一個(gè)信息，整張推薦表就報(bào)廢了。在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，作為一名計(jì)算機(jī)教師，能否根據(jù)我們所掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)，指導(dǎo)協(xié)助班主任快速高效地完成此類工作呢？我通過實(shí)踐和探索，找到了兩種可行性方案實(shí)現(xiàn)學(xué)生就業(yè)推薦表的自動(dòng)套打，實(shí)現(xiàn)快速填寫推薦表的效果。以下兩種方案供教師們參考。

1.方案1：應(yīng)用WORD2003的郵件合并功能實(shí)現(xiàn)就業(yè)推薦表的自動(dòng)套打。

WORD的郵件合并功能可以智能地將EXCEL工作表中的源數(shù)據(jù)智能地合并到相應(yīng)格式的WORD文檔中，實(shí)現(xiàn)批量地填寫信封、賀卡、成績(jī)表等，為人們節(jié)省大量的手工復(fù)制粘貼的時(shí)間。

以我校某個(gè)班級(jí)為模型，假設(shè)該班級(jí)總共50人，學(xué)習(xí)的科目合計(jì)30門。設(shè)學(xué)生“姓名”為：學(xué)生1、學(xué)生2、學(xué)生3……，設(shè)“科目”為：科目1、科目2、科目3……

1.1文件及數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

1.1.1設(shè)計(jì)WORD文檔類型的推薦表樣式。

1.3打印推薦表

打印前先將表中原有的文字和框線設(shè)成白色，以防被重復(fù)打印。將打印機(jī)連接好，點(diǎn)擊窗口右側(cè)的“郵件合并”任務(wù)欄的“打印”命令，可以一次打印所有學(xué)生的信息，也可以挑選個(gè)別學(xué)生信息再打印。

用同樣的方法，可以實(shí)現(xiàn)“推薦表背面”的自動(dòng)套打。

2.方案2：應(yīng)用EXCEL 2003的函數(shù)功能制作學(xué)生就業(yè)推薦表的模板，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)套打。

還是前面的班級(jí)模型為例，操作方法如下。

2.1文件及數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

新建一個(gè)EXCEL工作簿文件，命名為“就業(yè)推薦表.xls”，里面包含四個(gè)工作表，分別命名為“學(xué)生信息表”、“學(xué)生成績(jī)表”、 “推薦表正面”、“推薦表背面”。

設(shè)計(jì)“學(xué)生信息表”和“學(xué)生成績(jī)表”的表結(jié)構(gòu)并輸入內(nèi)容，與前文相同，見圖3、圖4。

按照推薦表的正面樣式和反面樣式在分別在工作表“推薦表正面”和“推薦表背面”分別設(shè)計(jì)好樣式并保存。為防止套打時(shí)位置偏移，設(shè)計(jì)時(shí)也是要嚴(yán)格按照印發(fā)的推薦表的尺寸調(diào)整。

2.2函數(shù)應(yīng)用

以 “推薦表背面”信息為例，操作如下。

打開“推薦表背面”工作表，在B3單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$C$1：$AF$1，1）”，在D3單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$C$1：$AF$1，2）”，在F3單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$C$1：$AF$1，3）”，在B4單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$C$1：$AF$1，4）”，在D4單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$C$1：$AF$1，5） ”，在F4單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$C$1：$AF$1，6）”……

函數(shù)解析：“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$C$1：$AF$1，1）”的意思是：引用 “學(xué)生成績(jī)表”的C1：AF1區(qū)域內(nèi)的第1個(gè)列的值，即“科目1”。同樣，“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$C$1：$AF$1，2）”是指引用 “學(xué)生成績(jī)表”中的C1：AF1區(qū)域內(nèi)的第2個(gè)列的值，即“科目2”……

依此類推，B3、D3、F3、B4、D4、F4、B5、D5、F5……的返回值分別為“科目1”、 “科目2”、 “科目3”、 “科目4”、 “科目5”、 “科目6”、 “科目7”、 “科目8”、 “科目9”……。

接下來，在C3單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”，在E3單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，4）”，在G3單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，5）”，在C4單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，6）”，在E4單元格輸入函數(shù)“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，7）”，在G4單元格輸入函數(shù)“INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，8）” ……依此類推。（輸完前3個(gè)函數(shù)后可用自動(dòng)填充的方式向下填充。）

函數(shù)解析：“=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”是一個(gè)嵌套函數(shù)，其中：MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）的意思是：在“學(xué)生成績(jī)表”中的A2：A50的區(qū)域（即學(xué)生編號(hào)的區(qū)域）查找與當(dāng)前表的B1單元格值相同的單元格，并返回該單元格在此引用區(qū)域中所在的位置值。也就是說，如果在B1單元格輸入編號(hào)數(shù)字3，則match函數(shù)會(huì)在“學(xué)生成績(jī)表”工作表中找到對(duì)應(yīng)編號(hào)為3所在的單元格，并返回該單元格在引用區(qū)域“A2：A50”的排行位置，即數(shù)字3。

此時(shí)，C3單元格設(shè)置的嵌套函數(shù)的返回值可以如下理解：

=INDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，3）

=NDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，3+1，3）

=NDEX（學(xué)生成績(jī)表！$A$1：$AF$50，4，3）

意即index函數(shù)在“學(xué)生成績(jī)表”工作表中的數(shù)據(jù)區(qū)域A1：AF50中查找到第4行與第3列交叉單元格的值，即編號(hào)為3的學(xué)生的科目1的成績(jī)“76”。依此類推，此時(shí)，E3、G3、C4、E4、G4、C5、E5、G5……的返回值分別是編號(hào)3的學(xué)生的其余各科成績(jī)63、88、69、60、61、96、77、87……

只要在B1單元格輸入不同的編號(hào)數(shù)字，在表中就會(huì)顯示對(duì)應(yīng)編號(hào)的學(xué)生的成績(jī)。最終起到套打的效果。

應(yīng)用同樣的辦法，在“推薦表正面”工作表中應(yīng)用索引函數(shù)index與匹配函數(shù)match的嵌套，分別在要填“姓名”的區(qū)域輸入函數(shù)“=INDEX（正面數(shù)據(jù)源！$A$1：$P$20，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，2）”，在要填“性別”的區(qū)域輸入函數(shù)“=INDEX（正面數(shù)據(jù)源！$A$1：$P$20，MATCH（$B$1，學(xué)生成績(jī)表！$A$2：$A$50，0）+1，3）”，……即可完成“推薦表正面”所有對(duì)應(yīng)信息的匹配。

最后，把“就業(yè)推薦表.xls”中的“推薦表正面”和“推薦表背面”中不需要打印的框線和文字設(shè)置成白色后，將文件另存為模板文件“就業(yè)推薦表.xlt”即可推廣給老師們使用，此模板不受任何專業(yè)、學(xué)科的限制，使用簡(jiǎn)單。

使用時(shí)，只要啟動(dòng)EXCEL2003，選擇文件“新建”—“根據(jù)現(xiàn)有工作簿”……找到文件“就業(yè)推薦表.xlt”，將本班相應(yīng)的學(xué)生信息和成績(jī)復(fù)制到對(duì)應(yīng)的“學(xué)生信息表”和“學(xué)生成績(jī)表”保存，再切換到“推薦表正面”和“推薦表背面”，在編號(hào)區(qū)域輸入不同的編號(hào)，在表格中就會(huì)顯示對(duì)應(yīng)編號(hào)的學(xué)生信息，點(diǎn)擊打印即可。

3.三種方式填寫就業(yè)推薦表的比較

4.小結(jié)

在信息技術(shù)高度發(fā)展的今天，作為中職學(xué)校的一名計(jì)算機(jī)專業(yè)教師，掌握著比普通教師更為專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)。如果計(jì)算機(jī)專業(yè)教師能積極將這些專業(yè)技術(shù)知識(shí)應(yīng)用于實(shí)踐，指導(dǎo)和協(xié)助普通教師應(yīng)用現(xiàn)代化手段高效完成一些教學(xué)及管理的工作，這將對(duì)在全校推廣現(xiàn)代教育技術(shù)的應(yīng)用發(fā)揮出很有意義的作用。