關于構建高校檔案工作新模式的探討

【摘要】自改革開放至今，高校檔案工作有了很大的進步，并扮演起了促進我國高校發展的重要角色。高校檔案工作的主要內容是對日常工作中的所有文件，包括影像、數據以及資料等進行登記且保存起來，以此為之后的工作提供便利。但是高校檔案工作中仍然存在著一些問題，而這些問題都嚴重制約著我國高校的完善與發展。對此，本文從多個方面提出了構建高校檔案工作新模式的途徑。

【關鍵詞】高校 檔案 新模式

【中圖分類號】G64【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2014）12-0027-01

近些年來，我國各大高校都加大了對檔案工作的重視力度，要求各個院系、專業不斷完善自身的檔案管理模式。現階段，我國已經進入了知識經濟時期，在這一時期內，人們的工作方式、生活方式等都發生了一定的變化，而這就向檔案工作提出了新的要求。而為了達到這一新時期下的不同要求，高校檔案工作就需要以知識經濟自身的特點為基本點，尋求一種全新的高校檔案工作新模式。

1.堅持現代化管理理念，構建可持續性發展的高校檔案工作模式

1.1將檔案工作納入高校發展的整體計劃

檔案工作在高校日常工作中扮演著十分關鍵的角色，同時也是所有工作中的重中之重。要想做好高校檔案工作，首先要做的就是策劃檔案工作發展計劃，之后再根據計劃逐一完成各個小任務，從而為達到總體目標奠定基礎。策劃檔案工作發展計劃還可以保證檔案工作滿足檔案規范的要求[1]。所以，檔案工作必須要保持與高校發展的相同的發展速度，同時還要不斷改進，使之始終與高校的整體發展規劃融為一體。在計劃施行過程中，高校領導作為整個計劃的“領導者”，各個部門負責人積極配合，高校全體主動參與，以此來實現檔案資源的科學分配與利用，進而保證高校的長期、穩定發展。

1.2實施高校檔案目標管理

近些年來，過捏有越來越多的高校開始對檔案工作實施“目標管理”，這一管理模式實際上是把檔案工作的管理體制劃分到所有職能部門與院系的管理內容中。在實施這一管理模式時，第一步就是構建以檔案館為中心的檔案工作領導機制。其次，不斷壯大檔案館和所有部門與院系間的檔案工作隊伍，最終發展成為專業化較強的檔案管理人員團隊伍[2]。再者，還要堅持對檔案管理制度的建設工作，對檔案工作中的部分環節，例如歸檔等進行規范化管理，從而為檔案館的順利開展奠定基礎。最后，還要不斷鼓勵各個部門參與檔案管理工作的積極性，包括基建項目的竣工驗收等，從而充分發動起群眾的力量來完成檔案工作，提升這一工作的整體質量。

1.3借助現代化手段，推進檔案信息化建設

目前信息技術飛速發展，高校對各類檔案信息的需求越來越高，而且對利用網絡實現檔案資源共享的呼聲也越來越高，傳統的檔案管理模式已經無法滿足高校的需要，這就向檔案工作的信息化提出了要求。而要想實現檔案工作的信息化發展就必須要把檔案信息化的建設劃分到高校未來的發展目標中，之后再開始逐步達到這一目標[3]。現階段可以應用到信息技術的工作內容主要包括建立歸檔文件目錄的數據庫，電子檔案的歸檔等。除此之外，還可以構建教職工與學生的信息服務平臺，為教職工的科研工作提供便利，并為學生的學習提供輔助功能。在各種科學技術水平日漸提升的新時期，只有充分認識到了檔案信息化的重要性，并做好檔案信息化建設才能有效的加快高校管理水平的提升速度。

2.以創新思路將高校檔案工作與校園文化建設相互結合

2.1樹立檔案部門的窗口形象

檔案部門并不只是高校內一個特別普通的部門，它還是一所高校的對外宣傳門面，它也在一定程度上代表了高校的自身形象。檔案管理人員不僅要盡最大可能的保障檔案工作的規范性與系統性管理，還要充分認識到校園文化的重要意義，并積極參與到這一環節的創中來[4]。在日常工作中，高校要適時、適當的參與到校內一些重大活動、會議的材料歸檔指導中來，探尋其中的不足，并提出針對性的改善意見。除此之外，還可以組織一些評優獎勵活動來激發檔案管理人員的工作積極性，以此來塑造良好的窗口形象，促進高校校園文化建設的發展。

2.2加強檔案的編研工作

檔案編研能夠把館藏中未得到集中、缺乏系統化的檔案進行分類與處理，使其能夠實現合理性與系統化。不僅如此，它還能夠為廣大教師與學生的資料查詢、資料參考等提供便利。例如把已經存在的年代久遠的資料進行整理、深度挖掘，并使之成為教師、學生以及領導人員的資料依據，從而突出其自身價值，并加深其影響。因此，任何一所高校都必須要有具有自身特色的文化背景。有很多途徑都能夠有效的激發教師與學生的對本校的情感，例如編寫本校的《校史》等，使師生都能夠更多的了解本校的發展歷史，并以校為榮[5]。學生在閱讀過程中，還必須要擔負起傳承上輩的奉獻精神。

3.建設高校檔案工作網絡平臺，實現資源共享

新時期下，檔案工作都是將網絡平臺作為重要媒介來發送、接收各種檔案資料的。因此，檔案管理人員就必須要掌握相關的網絡信息加工與處理素質。不僅如此，還要有效整合各種形式的電子信息資源，時期能夠實現層次性，從而創造出一種全新的管理模式。然而凡是有利必有弊，網絡平臺往往會面臨著多種威脅，例如被監聽、系統出現漏洞或被人惡意攻擊，最終導致信息資料流失等。對此，檔案管理人員在構建網絡平臺過程中必須要制定并實施切實有效的安全對策。現階段最常用的網絡平臺安全防護措施包括：在電腦上安裝防黑軟件，對IE實施安全設置以及關閉黑客攻擊的入口等。除此之外，還可以通過隱藏計算機的IP地址來達到這一目的。總而言之，必須要從多個方面來同時保障高校檔案工作網絡平臺，以此來為高校師生、領導人員提供一個檔案網絡平臺，使其享受到更高質的服務，并從真正意義上實現檔案資網絡源共享。

4.總結

綜上所述，高校檔案管理人員必須要始終跟隨時代的發展的潮流，正確掌握新時期檔案工作的發展趨勢。在未來的發展時間里，轉換一個全新的思維方式與工作方式來構建檔案工作新模式。

參考文獻：

[1]喬茂有.關于構建高校檔案工作新模式的探討[J].檔案學研究.2009（02）：31-32

[2]朱珊珊.高校構建信息化檔案工作的探討[J].2008（14）：85-86

[3]閻金釬，田舊昆.高校檔案工作[J].高等教育出版社.2013（12）：66-68

[4]劉亞琴.關于構建高校檔案工作新模式的探討[J].檔案學研究.2013（03）：79

[5]李瑞.構建高校檔案工作新模式之我見[J].方法.2014（01）：38-39

作者簡介：

葉萍（1978-），女，漢族，江蘇南京人，本科，檔案館員，主要研究方向：高校檔案。