校園一卡通的高校財(cái)務(wù)管理功能淺析

宋海紅 張艷麗

[摘 要] 本文闡述校園“一卡通”的無(wú)現(xiàn)金支付手段對(duì)強(qiáng)化高校內(nèi)部控制、預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提升財(cái)務(wù)管理水平和實(shí)現(xiàn)信息資源共享等方面的作用，分析在一卡通實(shí)施中存在的網(wǎng)絡(luò)安全、信息采集、人員素質(zhì)等問題，以期促進(jìn)一卡通更加安全、規(guī)范、有效運(yùn)行。

[關(guān)鍵詞] 一卡通；高校；內(nèi)部控制；財(cái)務(wù)管理；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 01. 017

[中圖分類號(hào)] F232；G475 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）01- 0025- 02

校園“一卡通”的應(yīng)用涉及校內(nèi)日常活動(dòng)的方方面面，本文僅就高校一卡通的顯性功能——財(cái)務(wù)管理功能加以淺析。

1 校園一卡通的高校財(cái)務(wù)管理功能

1.1 實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部財(cái)務(wù)信息和管理信息資源共享，提升了高校財(cái)務(wù)管理水平

實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化管理以前，高校內(nèi)部許多信息是某一部門單方使用的，如財(cái)務(wù)處的學(xué)生收費(fèi)系統(tǒng)、人事處的職工工資信息系統(tǒng)、教務(wù)處的學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)、圖書館的圖書借閱管理系統(tǒng)、校醫(yī)院的醫(yī)療收費(fèi)系統(tǒng)等。其中有大量信息是校內(nèi)幾個(gè)或許多單位需要共同使用的，但由于各部門系統(tǒng)之間的相互分離導(dǎo)致校內(nèi)各單位均需投入大量的人力整理相關(guān)數(shù)據(jù)使其轉(zhuǎn)化為本部門所需數(shù)據(jù)，其中財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)涉及的面最為廣泛。校園“一卡通”在高校的推廣和使用使得高校內(nèi)部管理系統(tǒng)相互連接、統(tǒng)一管理從而搭建了一個(gè)基本的信息平臺(tái)，使許多信息資源實(shí)現(xiàn)了共享，保證了會(huì)計(jì)原始數(shù)據(jù)采集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。校園“一卡通”在避免相關(guān)部門重復(fù)勞動(dòng)、規(guī)范信息資源、提高財(cái)務(wù)管理水平、提高高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化與信息化管理的質(zhì)量等方面發(fā)揮了重要的積極的作用。

1.2 一卡通的無(wú)現(xiàn)金收付方式在加強(qiáng)高校內(nèi)部貨幣資金控制、預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)方面作用凸顯

由于種種原因，大多數(shù)高校在人工收費(fèi)過程中都存在著浪費(fèi)人力財(cái)力、現(xiàn)金管理安全、違反規(guī)定坐收坐支及“小金庫(kù)”等問題。校園一卡通充分利用“銀校合作”的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)的共享功能實(shí)現(xiàn)校內(nèi)收費(fèi)的無(wú)現(xiàn)金管理，這對(duì)加強(qiáng)高校貨幣資金內(nèi)部控制、預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)意義重大。

（1）校財(cái)務(wù)監(jiān)管、規(guī)范了校內(nèi)收費(fèi)。校內(nèi)各部門的收費(fèi)首先由校園卡管理中心為其開立賬戶、授權(quán)收費(fèi)終端，單獨(dú)收費(fèi)；收費(fèi)單位按時(shí)向校財(cái)務(wù)部門提供收費(fèi)信息，辦理結(jié)算和財(cái)務(wù)入賬手續(xù)并且由校園卡中心定期向財(cái)務(wù)部門提供各單位收費(fèi)報(bào)表以便于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行監(jiān)督和核實(shí)。“一卡通”的授權(quán)管理既規(guī)范了高校內(nèi)部收費(fèi)秩序，也實(shí)現(xiàn)了高校大財(cái)務(wù)管理理念，為高校將各類收支納入預(yù)算奠定了基礎(chǔ)。

（2）實(shí)現(xiàn)了不相容職務(wù)分離控制。高校利用校園卡收費(fèi)結(jié)算，可以有效地實(shí)現(xiàn)收款、開票、編制憑證、財(cái)務(wù)監(jiān)督的有效分離。學(xué)校財(cái)務(wù)部門代表學(xué)校行使收費(fèi)授權(quán)，校園卡管理中心技術(shù)人員安裝設(shè)備，授權(quán)收費(fèi)代碼，收費(fèi)單位利用校園卡終端刷卡收費(fèi)和開具收據(jù)，學(xué)校財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)核算人員憑收費(fèi)單位提供的收費(fèi)流水和收據(jù)辦理入賬手續(xù)，而校園卡管理中心由學(xué)校財(cái)務(wù)部門委派的會(huì)計(jì)向財(cái)務(wù)部門定期報(bào)送報(bào)表。各部門各司其職、不相容職務(wù)分離控制，一定程度上強(qiáng)化了高校貨幣資金內(nèi)部控制功能，有利于防止高校資金流失、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）有效地實(shí)施“收、支”兩條線管理。在高校“大預(yù)算”的環(huán)境下，高校利用校園卡進(jìn)行校內(nèi)收費(fèi)結(jié)算對(duì)實(shí)行“收支兩條線”管理不失為一種便捷有效的方法和手段。各收費(fèi)部門收取的費(fèi)用定期全部納入學(xué)校財(cái)務(wù)集中管理，財(cái)務(wù)部門在分部門核算的同時(shí)按照學(xué)校的收入分配政策對(duì)各單位安排預(yù)算，既避免了坐收坐支，又有效避免了風(fēng)險(xiǎn)、加強(qiáng)了學(xué)校對(duì)資金的集中管理。收、支兩條線管理杜絕了“小金庫(kù)”的發(fā)生，校園一卡通的使用在進(jìn)一步規(guī)范校內(nèi)經(jīng)濟(jì)秩序、制止校內(nèi)亂收費(fèi)行為方面發(fā)揮了重要作用。

1.3 改進(jìn)學(xué)生收費(fèi)管理手段，改善財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量，提高財(cái)務(wù)管理效率

學(xué)生收費(fèi)管理是高校財(cái)務(wù)管理工作中極其重要的一個(gè)組成部分。在傳統(tǒng)的交費(fèi)模式下，從收費(fèi)數(shù)據(jù)的初始化到學(xué)費(fèi)的收取會(huì)計(jì)人員會(huì)耗費(fèi)很大的精力，同時(shí)由于信息反饋不及時(shí)使部門之間配合起來(lái)也有諸多的不便，給催繳學(xué)費(fèi)也帶來(lái)了難度。校園一卡通使每個(gè)校園卡的用戶都擁有了自己的個(gè)人銀行賬戶，一卡通平臺(tái)借助強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使學(xué)生繳費(fèi)的方式實(shí)現(xiàn)了靈活多樣，財(cái)務(wù)部門利用網(wǎng)上銀行發(fā)送的收費(fèi)信息和指令實(shí)現(xiàn)了學(xué)費(fèi)的實(shí)時(shí)代扣代繳，并且能及時(shí)地將學(xué)生的繳費(fèi)欠費(fèi)信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)予以反饋，對(duì)學(xué)生繳費(fèi)進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，極大地提高了工作效率。而且校園一卡通的身份認(rèn)證功能和在校園卡中保存的相關(guān)財(cái)務(wù)信息，可以為用戶提供一種可靠的身份權(quán)限范圍的認(rèn)證從而大大提高了財(cái)務(wù)信息查詢系統(tǒng)的安全性，改善了財(cái)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量、提高了財(cái)務(wù)管理效率。同時(shí)校園一卡通在高校的應(yīng)用，使學(xué)生收費(fèi)工作和學(xué)籍管理、課程選修、圖書借閱等相互連接，欠繳學(xué)費(fèi)的學(xué)生無(wú)法實(shí)現(xiàn)報(bào)到注冊(cè)、課程選修等，避免了部分學(xué)生的惡意欠費(fèi)行為，從根本上保證了學(xué)校收入的及時(shí)到位。

1.4 合理實(shí)現(xiàn)資金沉淀、有效集中財(cái)力緩解學(xué)校經(jīng)費(fèi)緊張的局面

校園一卡通的結(jié)算功能，使校內(nèi)各類收入都相對(duì)集中在一卡通管理賬戶，學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金、勤工助學(xué)基金、困難補(bǔ)助等項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)放也可以通過一卡通來(lái)實(shí)現(xiàn)，避免了這部分資金的外流，合理實(shí)現(xiàn)了資金的體內(nèi)循環(huán)。一卡通的日常圈存功能在實(shí)現(xiàn)高校校內(nèi)資金沉淀、增強(qiáng)高校財(cái)務(wù)資金的流動(dòng)性、提高高校的宏觀調(diào)控能力和經(jīng)費(fèi)的使用效益、緩解高校經(jīng)費(fèi)緊張局面等方面發(fā)揮了積極的作用。

1.5 開源節(jié)流、合理地增收節(jié)支。

校園一卡通在電控和水控等方面的應(yīng)用將會(huì)對(duì)高校水電費(fèi)的支出起到有效的管控作用。由于高等學(xué)校的規(guī)模一般較大，而水電費(fèi)等基本支出的沉重負(fù)擔(dān)也困擾著許多高校，如何更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)水電費(fèi)支出的控制與管理，各高校雖然紛紛出奇思妙招卻都收效甚微。實(shí)踐證明，高校實(shí)施一卡通工程，學(xué)生校內(nèi)用電用水實(shí)行刷卡消費(fèi)，電控和水控的效果是明顯的。節(jié)水控電合理地實(shí)現(xiàn)了高校開源節(jié)流、增收節(jié)支。

2 一卡通實(shí)施中存在的問題及改進(jìn)措施

校園一卡通以其良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益在高校迎來(lái)了廣闊的發(fā)展前景。但在校園一卡通的建設(shè)過程中，由于設(shè)計(jì)、財(cái)力、系統(tǒng)管理等因素的影響，大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應(yīng)用和廣泛的網(wǎng)絡(luò)接點(diǎn)，對(duì)校園一卡通系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，實(shí)施中也暴露出了一些問題，需要引起高校和相關(guān)管理人員的重視，以期更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，趨利避害，進(jìn)一步發(fā)揮校園一卡通在高校財(cái)務(wù)管理中的作用。

2.1 功能設(shè)計(jì)力要具有前瞻性、網(wǎng)絡(luò)安全穩(wěn)定問題要重視

校園一卡通系統(tǒng)規(guī)模較大，網(wǎng)絡(luò)接點(diǎn)多，校內(nèi)圈存終端多，因此對(duì)一卡通系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性要求很高。如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通信線路的配置，軟件、硬件故障的排查能力，特別是計(jì)算機(jī)病毒的防治、黑客攻擊等網(wǎng)絡(luò)安全問題，人為的蓄意破壞、校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)承受大容量數(shù)據(jù)的傳輸能否得到切實(shí)保障等都應(yīng)當(dāng)給予充分的考慮和重視。高校一卡通管理部門要切實(shí)加強(qiáng)與財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)銀行、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商的溝通和合作，充分考慮一卡通當(dāng)前的顯性功能和日后的隱性功能，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)上重視一卡通細(xì)化功能的分析與研發(fā)，系統(tǒng)要具有前瞻性以利于未來(lái)系統(tǒng)的調(diào)整和升級(jí)，并且要加大技術(shù)人員力量和資金的投入、重視日常維護(hù)，使一卡通系統(tǒng)能安全正常運(yùn)行，切實(shí)發(fā)揮其應(yīng)有功能。

2.2 信息采集要規(guī)范

校園一卡通除了具有財(cái)務(wù)管理這一顯性功能外，還具有一個(gè)重要的隱性功能——身份識(shí)別功能，因此必須保證每個(gè)一卡通信息的唯一性。同時(shí)由于一卡通由校內(nèi)多部門共同使用而且大部分流通期限較長(zhǎng)，所以對(duì)卡的初始信息的規(guī)范性、準(zhǔn)確性要求十分嚴(yán)格，一定要采用規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立信息源，以保證校園一卡通的正常使用、確保整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行暢通無(wú)阻。

2.3 內(nèi)部控制制度要嚴(yán)格

從2014年1月1日起由財(cái)政部制定頒布的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》（試行）即將在包括高校在內(nèi)的行政事業(yè)單位實(shí)行。高校校園一卡通的實(shí)施在給高校傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)核算和管理工作帶來(lái)了許多變革的同時(shí)，也對(duì)高校內(nèi)部控制制度提出了挑戰(zhàn)。一卡通無(wú)現(xiàn)金收付模式下的許多崗位是傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理工作中所不具備的，因此高校傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度也應(yīng)作出相應(yīng)的補(bǔ)充和修訂，對(duì)校園卡數(shù)據(jù)系統(tǒng)的人員分工要充分貫徹執(zhí)行“不相容職務(wù)分離”的原則，明確各崗位職責(zé)，合理分配和設(shè)置權(quán)限，制定相應(yīng)的校園卡內(nèi)部控制管理制度、經(jīng)費(fèi)結(jié)算規(guī)定等，防止校園卡管理中心成為新的內(nèi)部控制管理盲區(qū)。

2.4 對(duì)圈存資金要加強(qiáng)管理和監(jiān)督

圈存資金是校園一卡通持有者通過指定的圈存方式，將現(xiàn)金或者存款存入或轉(zhuǎn)入校園一卡通的結(jié)算賬戶里內(nèi)，用于校內(nèi)消費(fèi)與結(jié)算的資金。校園一卡通系統(tǒng)采用的是先充值后消費(fèi)的形式，因此會(huì)形成一筆數(shù)目龐大、不容忽視的校園卡圈存資金——沉淀資金。沉淀資金在增強(qiáng)高校財(cái)務(wù)資金的流動(dòng)性、提高高校的宏觀調(diào)控能力、緩解高校經(jīng)費(fèi)緊張局面等方面發(fā)揮了積極作用，但是這部分沉淀資金主要來(lái)源于學(xué)生和教職工，因此，要采取必要措施加強(qiáng)對(duì)這筆資金的管理，保證專款專用、切實(shí)發(fā)揮資金的使用效益。

2.5 充分有效地利用回收卡，節(jié)約和降低一卡通的運(yùn)行成本

卡作為校園一卡通各種信息的載體，其本身的成本和附加于卡片上的各種信息所耗費(fèi)的人工成本是一筆不容忽視的支出，高校盡管規(guī)模大小不同、每年招生人數(shù)也有差別，但是最普通的高校每年也會(huì)有5 000～6 000名新生入校，加上業(yè)余函授生、在職進(jìn)修人員、各種短期培訓(xùn)人員以及日常毀損、丟失的卡片少說也得有10 000多張的卡片耗用量。規(guī)模大一些的高校更是遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過這個(gè)用量，如果按照每張卡片成本15元計(jì)，也是一筆不小的費(fèi)用。有的高校對(duì)離校學(xué)生完好無(wú)損的卡片采取回收的辦法，將回收卡進(jìn)行技術(shù)處理后重復(fù)利用，這在一定程度上節(jié)約了一卡通的運(yùn)行成本，高校可根據(jù)自身情況合理借鑒。

2.6 會(huì)計(jì)人員要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)

校園一卡通為高校財(cái)務(wù)工作引入了新的元素，使高校財(cái)務(wù)管理發(fā)生了新的變化。一卡通在使高校財(cái)務(wù)管理手段得以擴(kuò)展和延伸的同時(shí)，也對(duì)財(cái)務(wù)人員也提出了新的要求。財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)改變過去的思維習(xí)慣、與時(shí)俱進(jìn)，積極學(xué)習(xí)新的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、金融知識(shí)、財(cái)務(wù)管理知識(shí)以適應(yīng)不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)的管理要求。

高校校園一卡通是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代高校管理信息化的產(chǎn)物，其功能將隨市場(chǎng)需求進(jìn)一步向縱深拓展。正確認(rèn)識(shí)和分析一卡通對(duì)高校財(cái)務(wù)管理的影響，采取積極措施來(lái)完善一卡通在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，不僅有助于實(shí)現(xiàn)一卡通與高校財(cái)務(wù)管理的順利對(duì)接，而且將為一卡通功能的進(jìn)一步拓展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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